Вопрос №12 Конфиденциальные документы предприятия

Состав конфиденциальной информации зависит от компетенции и функций предприятия, характера его деятельности, взаимосвязей с другими предприятиями и порядка разрешения вопросов.

Обязательность письменного удостоверения информации закрепляется перечнем издаваемых предприятием конфиденциальных документов. Целями разработки такого перечня должны являться не только определение состава издаваемых документов, но и установление конкретных лиц, имеющих право составлять и подписывать документы, а также предотвращение необоснованной рассылки документов и утечки информации.

Установление состава конфиденциальных документов направлено на предотвращение необоснованного их издания, определение количества экземпляров, адресатов. На стадии определения состава издаваемых документов решается вопрос о придании им необходимой юридической силы по установлению должностных лиц, которые должны визировать, подписывать и утверждать тот или иной документ.

Перечни должны делиться на коммерческие тайны и служебные. Перечни могут быть закреплены на документах, памяти человека, ЭВМ.

Состав сведений должен устанавливаться и изменяться индивидуально к каждому предприятию, где действуют экспертные комиссии.

Задачи комиссии:

1) разработка перечней сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну;

2) разработка перечней издаваемых предприятием конфиденциальных документов;

3) снижение или снятие степени конфиденциальности сведений и грифа конфиденциальности документов;

4) разработка положения о системе доступа к конфиденциальным документам;

5) экспертиза ценности конфиденциальных документов в целях установления сроков их хранения и отбора документов на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения;

6) проведение аналитической работы по предотвращению утечки и утраты конфиденциальной информации.

Мероприятия, выполняемые членами комиссии:

1 этап – работы на основе анализа задач, функций, компетенции, направлений деятельности предприятия, устанавливается весь состав информации, отображенной на любом носителе любым способом и в любом виде, а также с учетом перспектив развития предприятия, его взаимоотношений с партнерами по тематическим признакам.

2 этап – определяется, какая из установленной информации должна быть конфиденциальной и отнесена к коммерческой тайне.

3 этап – определение конкретных сроков конфиденциальности информации либо обстоятельств и событий, при наступлении которых конфиденциальность снимается. Продолжительность конфиденциальности информации должна соответствовать срокам действия условий, необходимых и достаточных для признания данной информации.

Перечень конфиденциальных сведений организации

Номер перечня, наименования сведений, степень конфиденциальности и срок конфиденциальности. Перечень подписывается председателем и членами комиссии, утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, раскрывает тематическое содержание включенных в него сведений (на различных носителях) как документированными, так и недокументированными. В приказе должны быть определены мероприятия по обеспечению функционирования перечня и контролю его выполнения. С приказом и перечнем необходимо ознакомить под расписку всех сотрудников, работающих с конфиденциальной информацией. Копии должны быть направлены конфидентам. Дополнения и изменения состава включенных в перечень сведений, а также изменения степени их конфиденциальности могут осуществляться с разрешения руководителя предприятия и вноситься в перечень за подписями руководителя подразделения по принадлежности сведений и руководителя службы безопасности.

Дата добавления: 2014-01-04