Вопрос №15 Документная деятельность

Основные направления и виды документной деятельности. Направления: непосредственная работа с документами; административно-управленческая деятельность; научная деятельность; информационно-методическая деятельность. Виды: производство документов, обработка, хранение, поиск, использование документов.

Постепенное совершенствование технологий документопроизводства сопровождалось не только появлением и развитием соответствующих технических средств, но обусловило также выделение специализированных служб и учреждений. В рамках отдельных предприятий, организаций, учреждений появились машинописные бюро, участки оперативной полиграфии и т.п., а в масштабах общества – издательства, типографии, студии музыкальной записи, заводы грампластинок, фирмы по производству аудио-, видеокассет, компакт-дисков и т.д.

Фальшивомонетничество своими корнями уходит глубоко в историю и является одним из наиболее опасных антигосударственных деяний. В некоторые периоды изготовление фальшивых денег в ряде стран приобретало угрожающие размеры. Подобного рода документопроизводством нередко занимались враждующие государства. В частности, по распоряжению Наполеона в больших масштабах печатались австрийские, английские, российские бумажные деньги. В результате произведенного в России после Отечественной войны 1812 года обмена ассигнаций на денежные билеты нового образца оказалось, что из 832 млн. находившихся в обращении банкнот более 70 млн. были фальшивыми.

В процессе технической обработки документ наделяется идентификационными признаками (номер, индекс, шрифт и т.п.). Техническая (технологическая) обработка направлена на создание условий для дальнейшей эффективной работы с документом.

Аналитико-синтетическая обработка осуществляется с целью свертывания информации. Понятие «свертывание информации» получило распространение в нашей стране с начала 1960-х гг. в связи с увеличением объема научных работ. Цель свертывания заключается в преобразовании содержания исходного текста в более краткую форму при сохранении или некотором уменьшении его информативности. Свертывание осуществляется таким образом, чтобы в случае необходимости можно было произвести развертывание документированной информации. Это достигается путем сохранения так называемых «смысловых вех», «смысловых опорных пунктов». Примером подобного рода свертывания может служить составление индивидуального конспекта.

Принципы и критерии экспертизы ценности документов. Важнейшими являются принципы: историзма, системности, целостности. Критерии: критерии оценки происхождения, критерии содержания документов, критерии внешних особенностей.

Для проведения экспертизы ценности документов в нашей стране существует система экспертных органов. На предприятиях, в учреждениях, организациях, независимо от формы собственности, создаются постоянно действующие экспертные комиссии. В архивных органах, в государственных архивах действуют экспертно-проверочные комиссии. Общее руководство этой работой осуществляет центральная экспертно-проверочная комиссия Федерального архивного агентства Министерств культуры и массовых коммуникаций.

Документы, которые используются в оперативной деятельности организаций, находятся в течение двух лет в структурных подразделениях (в течение текущего года и еще один год после окончания текущего года) на так называемом оперативном хранении в службах ДОУ до сдачи их в ведомственный архив. Помимо оперативного, хранение документов может быть долговременным и постоянным («вечным»). Такое хранение осуществляют архивы, библиотеки, музеи, центры научно-технической информации, отдельные предприятия и организации. Однако обеспечить долговременное и постоянное хранение общество в состоянии лишь для весьма ограниченного количества документов.

Информационно-поисковые системы (ИПС) могут быть ручными (карточными) и автоматизированными (электронными). В ручных ИПС поиск осуществляется по краткому формализованному описанию документа на карточке, т.е. по регистрационному номеру либо индексу дела по номенклатуре, архивному либо библиотечному шифру и т.п. Систематизированное собрание карточек представляет собой картотеку. В текущем делопроизводстве, к примеру, создаются регистрационно-контрольные картотеки. Карточки в картотеке отделяются друг от друга разделителями с проставленными на них цифровыми, буквенными, буквенно-цифровыми шифрами. ИПС могут быть также телефонный справочник, адресная книга, каталог изделий и т.п.

В организационной структуре управление документацией в нашей стране прослеживается как отраслевой, так и территориальный принцип. Вместе с тем отсутствует орган, который бы в полном объеме осуществлял управление документацией. В результате функции по государственному регулированию даже в сфере документационного обеспечения управления в РФ рассредоточены и не скоординированы. Отсутствует также и закон, который бы регулировал весь комплекс вопросов по управлению документации в стране.

Дата добавления: 2014-01-04