Вопрос №20 Общие требования к составлению и оформлению документов

От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

В целях повышения оперативности и качества составления документов работники могут разрабатывать свои трафаретные тексты или использовать типовые шаблоны. Шаблон представляет собой электронный образ проекта документа. При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документа. Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые ориентируют составителя документа, куда и в какой последовательности надо вводить переменную информацию данного документа. Значительно улучшает восприятие информации, прежде представленной в числовом выражении, ее графическое оформление в виде графиков и диаграмм, которые обычно используются при подготовке отчетов, докладов. Диаграммы, таблицы, рисунки могут автоматически нумероваться.

Применение в одном документе большого количества шрифтов не рекомендуется, так как затрудняет восприятие содержания. Не следует использовать более двух-трех шрифтов одновременно. Для выделения важных моментов в тексте можно использовать цветовое оформление. Однако при распечатке на черно-белом принтере некоторые цвета дают слишком темный фон и делают выделенный текст трудночитаемым.

Программа WS Word осуществляет проверку орфографии.

Текст документов на бланках формата А4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 – через один межстрочный интервал.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Специфическими признаками официально-делового стиля текста являются:

1) Стандартизация отражает соответствующую типовую официально-деловую ситуацию, характерную для самых разных учреждений, организаций, предприятий, фирм.

2) Нейтральный тон изложения – язык официальных документов не должен содержать слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окрашенностью.

3) Точность изложения необходима для того, чтобы добиться однозначности понимания документов.

4) Требование лаконичности, краткости текста официального документа непосредственно связано с уменьшением физических размеров текста и сокращением времени на обработку документированной информации.

5) Логичность и аргументированность официально-деловых документов подчинены оптимальному решению управленческих задач и тесно связаны с использованием в деловой речи большого числа сложных синтаксических конструкций.

Унификация текстов позволяет:

1. Решать задачи упорядочения состава документов организации.

2. Уменьшать затраты на создание документов.

3. Экономить время и усилия, необходимые для чтения, знакомства с документом. Создатель документа может сразу же выделить ключевую информацию.

4. Унифицированные шаблоны текста документов легко использовать в компьютерных автоматизированных системах делопроизводства.

Типы унифицированных текстов:

- трафарет – форма, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией;

- анкета – форма, в которой дается характеристика одного объекта по определенным признакам;

- таблица – форма, содержащая информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков;

- связный типовой текст (типовой образец) – текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов;

- соединение форм представления унифицированных текстов – сочетание связанного текста с анкетой или с таблицей.

4 вида правки при редактировании документов:

1) Правка-вычитка – это сличение перепечатанного или набранного на компьютере текста с отредактированным, выверенным вариантом.

2) Правка-сокращение – это сокращение текста без ущерба для его содержания.

3) Правка-обработка – это отбор и анализ фактического материала, определение обоснованности сделанных выводов, улучшение композиции рукописи, языковая, стилистическая правка текста.

4) Правка-переделка – используется в тех случаях, когда авторы текстов, не будучи профессиональными филологами, писателями, журналистами, плохо владеют литературной речью и неумело выражают свои мысли.

Дата добавления: 2014-01-04