Эффективность контроля

Технология и правила контроля

Контроль в системе менеджмента

Лекция № 19

2. «Управленческая пятерня» - метод контроля

1. В практике управления существует так называемая технология контроля, которая состоит из пяти групп:

1-я группа представляет собой процесс выбора концепции кон­троля и включает систему, процесс или частные проверки; опре­деление предмета и цели контроля; определение контролирующе­го органа.

2-я группа представляет собой процесс определения норм кон­троля и содержит этические, правовые, производственные и дру­гие нормы.

3-я группа представляет собой процесс определения объема и области контроля, который может быть полным, сплошным, эпи­зодическим, выборочным, финансовым и т.п. Контролю может подлежать качество продукции, производительность труда и т.д. Контроль качества продукции называют инспекцией качества и относят к контролю в узком смысле.

4-я группа объединяет в себе методы или виды контроля, на­пример, предварительный (диагностический, терапевтический), текущий, заключительный и др.

5-я группа представляет процесс определения цели контроля, в который входят: целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля.

Немецкий специалист по менеджменту Г. Шредер выявил сле­дующие негативные проявления контроля:

тот факт, что сотрудник находится под наблюдением, вынуж­дает его наблюдать за собой, но при этом человек начинает заду­мываться над своими автоматически протекающими действиями и теряет уверенность в себе;

контроль является признаком разницы в статусе. Он идет враз­рез с человеческой потребностью в признании и высокой оценке (тот, кого контролируют, является в большинстве случаев подчи­ненным);

контроль особенно неприятен, когда наблюдаемый не знает точ­но, что именно контролируют;

так как контроль узаконен, никто не может от него защитить­ся; возникающее по этой причине раздражение «выливается» где-нибудь в другом месте;

контроль зачастую субъективно воспринимается как придирки, хотя руководитель об этом не думает;

контроль может восприниматься как недоверие, в этом случае он препятствует хорошим отношениям между руководителем и под­чиненными.

Г. Шредер также разработал правила, или рекомендации, ко­торых необходимо придерживаться при проведении контроля, для того чтобы уменьшить его возможные негативные проявления:

сотрудник должен видеть, что контроль направлен не на его личность, а на рабочий процесс;

сотрудник должен знать, что именно контролируется;

контролировать следует открыто;

осуществлять контроль надо за результатом, а не за действиями;

при организации контроля следует ограничиваться существен­ными моментами;

осуществляя контроль, необходимо придерживаться товарищес­кого тона при общении;

при доведении рабочих указаний особое внимание следует уде­лять изложению признаков контроля.

надо постоянно иметь в виду целевую установку контроля, не позволять ему превратиться в самостоятельную функцию;

контроль должен соответствовать характеру контролируемого

процесса;

необходимо обосновывать контроль, делать понятной его цель;

следует делегировать ответственность.

2. Метод контроля «Управленческая пятерня». В деятельности ме­неджера большое значение имеет совершенствование стиля и мето­да управления персоналом. Руководителю предприятия должны быть присущи управленческая ответственность, справедливость и объек­тивность в оценке каждого сотрудника. Наблюдения показывают, что многие руководители в своей жестикуляции используют пре­имущественно указательный палец, как бы констатирующий ви­новность подчиненных. В практическом менеджменте существует по­нятие «Управленческая пятерня», которое дает наглядное представ­ление об оптимальном выборе стиля работы с персоналом (рис. 10.1). Рассмотрим функции, которые выполняют пальцы в «Управ­ленческой пятерне».

Указательный палец обычно показывает на того, кого менеджер хочет обвинить в недобросовестности, недисциплинированности, недостаточной подготовленности, неаккуратности и т.д. Однако применять этот прием можно только в том случае, если менеджер положительно ответил сам себе на следующие вопросы, «ответ­ственность» за которые несут три пальца, указывающие назад:

«Кто выбрал этого человека для выполнения работы, которая выполнена неудовлетворительно?» (средний палец);

«Кто инструктировал работника, как это было сделано?» (безы­мянный палец);

«Был ли соответствующий контроль за его работой? Как мог получиться плохой результат в работе сотрудника при хорошем управлении?» (мизинец).

Если за все ответы получены положительные оценки, можно разогнуть «обвиняющий» указательный палец и обвинить работ­ника в провале задания.

Большой палец напоминает, что слишком строгое взыскание (из­лишний нажим) не позволит достичь успеха и отрицательно вли­яет на деятельность работника.

3. В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие основные требования или критерии.

Эффективность контроля. Сюда входят: выполнение обязательств, предотвращение недостатков, затраты на контроль. Основными целями должны быть: уменьшение расходов, связанных с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков; сокращение расходов на контроль; сокращение за­трат на персонал и технику контроля.

Эффективно поставленный контроль обязательно должен:

- иметь стратегическую направленность, т.е. быть целеустрем­ленным;

- ориентироваться на результаты;

- соответствовать характеру деятельности предприятия;

- быть своевременным, гибким, экономичным, полным, систе­матичным, упреждающим, объективным (справедливым), компе­тентным, деловым, доброжелательным.

Обязательным элементом любого эффективного контроля яв­ляется относительная и достаточная его простота. Экономичность и простота особенно важны в современных условиях, когда орга­низации стремятся строить свою работу на принципе доверия лю­дям, а это приводит к необходимости и возможности существен­ного сокращения контрольных функций, выполняемых непосред­ственно менеджерами. В этих условиях контроль становится менее жестким и более экономичным.

Контроль будет эффективным, если менеджер учтет ряд условий.

Во-первых, менеджеру важно самому сформировать правиль­ное отношение к контролю, понимая его сущность не с позиции «ловить, изобличать и критиковать», а с позиции конструктивной работы по устранению выявленных недостатков.

Во-вторых, необходимо постоянно думать о создании благо­приятных предпосылок для контроля при реализации других фун­кций управления (например, при доведении задания устанавли­вать срок его исполнения).

В-третьих, контроль эффективен, если существует продуманная система контрольной деятельности всех руководителей предприя­тия. К контролю привлекаются квалифицированные специалисты. Используется сочетание планового и внезапного контроля и т. п.

В-четвертых, менеджеру важно правильно выбрать объекты, «точки» приложения контроля и применить эффективные методы и приемы его осуществления.

В-пятых, контроль работы подчиненных должен сочетаться у менеджера с самоконтролем эффективности собственной дея­тельности.

Эффективность влияния на людей. При этом должны быть полу­чены ответы на следующие вопросы: Какие стимулы вызывает у работников применяемая технология контроля (положительные или отрицательные)? Вызывает ли применяемая технология контроля у работников стрессовые реакции? (Если да, то речь идет о демотивации труда, которая может нести глубокие негативные послед­ствия как для самого работника, так и для предприятия, на кото­ром он работает.)

Выполнение задач контроля. Данное требование состоит в том, что контроль должен определить совпадения или отклонения в си­стеме управления организацией и способствовать устранению от­клонений и выработке эффективных решений.

Определение границ контроля. Менеджер должен понимать, что контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограниче­ний. Длина проверяемых отрезков должна позволить выявить откло­нения на самой ранней стадии. Предприятие обязано соблюдать нормы контроля, определенные действующим законодательством.

Типичные ошибки при осуществлении функций контроля. Некор­ректно проводимый контроль достаточно часто сопровождается различными инцидентами с персоналом предприятия, что, есте­ственно, негативным образом сказывается на климате в коллекти­ве, личностных взаимоотношениях, а также может привести к па­дению производительности труда.

Проведение менеджером тотального контроля за действиями подчиненных влечет за собой раздражение и, как следствие этого, небрежность в работе.

Отрицательные последствия влечет за собой также гласный кон­троль. Никому не приятно, когда о его ошибках сообщают всем.

И, наконец, самое главное правило, которое должен соблю­дать любой менеджер: контроль не может быть следствием недове­рия к работнику, контроль — это функция менеджера.

Дата добавления: 2014-01-04