Контролювання виконання календарних планів та бюджетів підрозділів. Вимірювання та аналіз показників виконання проекту

Методи контролю фактичного виконання календарних планів поділяються на такі три групи:

1. Метод простого контролю, який також називають методом «0-100», оскільки він відстежує лише моменти здійснення детальних робіт (існують тільки дві ступеня завершеності роботи: 0% та 100%). Іншими словами, вважається, що робота виконана тоді, коли досягнуто її кінцевий результат, а витрати по бюджету враховуються 100% при завершенні роботи;

2. Метод 50 на 50 означає те, що 50% бюджетної вартості списується на початку операції, а решта 50% на дату її завершення.

3. Метод детального контролю, який передбачає оцінку проміжних станів виконання роботи (наприклад, завершеність детальної роботи на 50% означає, що, за оцінками виконавців і керівництва, мети роботи досягнуто наполовину). Витрати на виконані операції враховуються пропорційно виконаному обсягу. Даний метод більш складний, оскільки вимагає від менеджера оцінки незавершених робіт у відсотках. Для цього організації, що реалізують проекти, розробляють свої внутрішньо корпоративні шкали для оцінки ступеня виконання робіт. Як правило, ця інформація є закритою, так як містить дані про застосовувані в організації технологій, специфічних для кожного конкретного.

Зазначимо, що точне уявлення про стан робіт проекту метод детального контролю дає тільки в тому випадку, якщо оцінка їх завершеності робиться коректно. У більшості ж випадків застосування методу «0-100» в поєднанні з достатнім ступенем деталізації завдань дає прийнятні результати.

Контроль вартості включає:

моніторинг вартісних показників реалізації проекту з метою виявлення відхилень від бюджету;

управління змінами в бюджеті з метою забезпечення його виконання;

запобігання раніше запланованих помилкових рішень;

інформування всіх зацікавлених осіб про хід виконання проекту з точки зору дотримання бюджету.

Контроль вартості проекту має дві складові:

1) облікову, тобто оцінку фактичної вартості виконаних робіт і витрачених ресурсів;

2) прогнозну, тобто оцінку майбутньої вартості проекту.

При контролі вартості проекту враховуються наступні базові показники:

1. Витрати, необхідно для завершення (НДЗ): оцінюються витрати, які будуть понесені для завершення роботи або проекту. Оцінка витрат, які необхідні для завершення є найкращою поточною оцінкою того, скільки коштів треба додатково вкласти на даний момент, щоб завершити роботу;

2. Розрахункова вартість (PВ) - найкраща оцінка загальної вартості, яку матиме робота або проект при завершенні. Розрахункова вартість обчислюється як сума фактичних витрат на поточну дату і витрат, необхідних для завершення.

Існує два основних методи контролю вартості: традицій і метод освоєного об'єму.

Традиційний метод контролю використовує перераховані нижче поняття:

1. Планові (бюджетні) витрати (BCWS - Budgeted Cost of Work Scheduled) - це бюджетна вартість робіт, запланованих згідно з розкладом, або кількість ресурсів, які передбачається використовувати до поточної дати (6.1). Тобто BCWS це сукупна вартість планових витрат, які заплановано виконати до поточної дати. Поточна дата – це дата, на яку є фактична інформація.

(6.1)

де BCWS – планові бюджетні витрати;

BC – загальні заплановані витрати по проекту;

%Р – відсоток виконання робіт за проектом.

Фактичні витрати (ACWP - Actual Cost of Work Performed) - це вартість фактично виконаних робіт на поточну дату або кількість ресурсів, фактично витрачених на виконання робіт до поточної дати. Фактичні витрати не залежать від планових показників по витратах або споживання ресурсів.

Основний недолік традиційного методу полягає в тому, що він не враховує, які роботи були фактично виконані за рахунок витрачених грошових коштів. Іншими словами, він не скорегований на час (або графік виконання робіт).

Розбіжність за витратами при традиційному методі розраховується як різниця між фактичними і плановими витратами.

Метод освоєного обсягу заснований на визначенні відношення фактичних витрат до обсягу робіт, які повинні бути виконані до певної дати. При цьому враховується інформація по вартості, плановим і фактичним графіках робіт і дається узагальнена оцінка стану робіт на поточний момент. Виявлені тенденції використовуються для прогнозу майбутньої вартості робіт при завершенні проекту і для визначення факторів, які впливають на графік виконання робіт.

При аналізі освоєного обсягу використовуються три показника для визначення розбіжностей у графіку і вартості проведених робіт:

1) Планові (бюджетні) витрати по виконаному обсягу - BCWS;

2) Фактичні витрати - ACWP;

3) Освоєний обсяг - планова вартість фактично виконаних робіт або кількість ресурсів, запланованих на фактично виконаний обсяг робіт до поточної дати. Освоєний обсяг не залежить від фактично вироблених витрат і розраховується за формулою (6.2).

(6.2)

де BCWP – освоєний обсяг робіт;

BC – загальні заплановані витрати по проекту;

%R – відсоток використання ресурсів за проектом.

BCWP – це бюджетна (планова) вартість фактично виконаних робіт.

Так як метод освоєного обсягу враховує фактор часу, то він дозволяє визначити як реальне відхилення за витратами, так і відставання графіку виконання робіт.

Відхилення за витратами у вартісних одиницях визначається за формулою (6.3):

(6.3)

де СV – відхилення за витратами у вартісних одиницях;

BCWP – освоєний обсяг робіт;

ACWP - фактичні витрати.

у відсотках розраховується за формулою (6.4)

(6.4)

де СV(%) – відхилення за витратами у відсотках

СV – відхилення за витратами у вартісних одиницях;

BCWP – освоєний обсяг робіт.

Відхилення за розкладом (відхилення за строками SV) у вартісних одиницях визначаються як різниця освоєного обсягу робіт (BSWP) та планових витрат на виконаний обсяг робіт (BCWS).

Відхилення по розкладу у відсотках визначається за формулою (6.5)

(6.5)

де SVP(%) - відхилення по розкладу у відсотках;

SV − відхилення за строками у вартісному вираженні;

BCWS − планові (бюджетні) витрати по виконаному обсягу робіт.

Дата добавления: 2014-01-04