Звітність у системі контролю

Звітність у системі контролю поділяється на два великі блоки:

1. Звітність, яка подається керівництву про хід виконання проекту.

2. Звітність контролера (внутрішнього аудитора), яка складається після проведення внутрішнього контролю (аудитора) по завершенню проекту.

Звітність щодо ефективності виконання проекту - збір, аналіз та розповсюдження інформації, що стосується ефективності виконання проекту. Сюди входить звітність поточного стану проекту, звітність по ходу виконання проекту, а також прогнози.

Одна із типових форм звітності про хід виконання проекту наведена в табл. 6.3.

Таблиця 6.3. Звіт про хід виконання проекту

№	Назва операції	Відхилення за часом	Відхилення за витратами	Відповідальний
1.	Підготовка бізнес-плану	2 днів	50 грн	Іванов О.Ю.
2.	Розробка проектної документації	5 днів	350 грн	Петров І.М.
3.	Геологічна підготовка	3 дні	0 грн	Сідоров О.М.
4.	Залиття фундаменту	25 днів	1500 грн	Гливенко О.А.
5.	Загально будівельні роботи	35 днів	450 грн	Ніконов М.С.

Для керівництва бажано подавати звітність, яка відповідає наступним правилам:

1. У звітності вказувати тільки стратегічні завдання, що б не витрачати час керівництва на вирішення дрібних завдань.

2. У звітності вказувати тільки нереалізовані завдання.

3. Завдання, час реалізації яких настане лише через кілька місяців у звітність включати не варто.

4. У звітність включати завдання, які мають відхилення за термінами і витратами, перевищуючи встановлені резерви для керівника проекту.

Звітність щодо ефективності виконання проектами розробляється за рахунок аналізу параметрів:

1. Час.

2. Витрати.

3. Обсяг.

Аналіз проводиться за рахунок порівняння базового, поточного та фактичного планів проекту. Аналіз необхідно проводити за роботами і ресурсами проекту. Відсутність базового плану проекту або несвоєчасне внесення факту реалізації робіт проекту робить дану звітність неправдоподібною.

Звітність контролера (внутрішнього аудитора), яка складається після проведення внутрішнього контролю (аудитора) по завершенню проекту як правило має назву Звіт про внутрішній аудит (контроль) проекту. Формування звіту внутрішнього аудитора передбачає підготовку та схвалення і розсилання Звіту про аудит проекту. Відповідальним за підготовку «Звіту про аудит» і за його зміст є керівник групи з аудиту. Звіт контролера (аудитора) повинен містити повний, точний, стислий і чіткий опис проведеного аудиту, виявлених недоліків та рекомендацій щодо їх усунення. У табл. 6.4 ми систематизували пункти, що повинні відображатися у Звіті внутрішнього аудиту проекту.

Таблиця 3.6. Складові «Звіту внутрішнього аудиту проекту»

Обов’язкові пункти «Звіту аудиту»	Можливі пункти «Звіту аудиту»
Цілі аудиту	План аудиту
Сфера аудиту, зокрема ідентифікація організаційних і функціональних підрозділів або операцій проекту, аудит яких здійснено, а також термін проведення аудиту	Підсумок аудиту проекту, у тому числі невизначеність і (або) будь-які перешкоди, що мали місце, які могли б послабити достовірність висновків аудиту
Ідентифікація керівника групи з аудиту та її членів	Перелік представників об’єкта аудиту
Дата і місце проведення аудиту	Підтвердження того, що цілі аудиту були реалізовані в межах сфери аудиту відповідно до плану аудиту
Критерії аудиту	Будь-які елементи, які не були охоплені, хоча й вони передбачені сферою аудиту
Дані аудиту	Будь-які неузгоджені розбіжності між групою з аудиту і об’єктом аудиту
Висновки аудиту	Рекомендації щодо поліпшення проекту
Погоджені плани щодо подальших дій
Підтвердження конфіденційності змісту
Перелік адресатів для розсилання Звіту про аудит

У загальному вигляді у «Звіт з аудиту проекту» повинен бути включений власне звіт (довідка про проведення перевірки); пояснення у випадку виконання перевірки не в повному обсязі і в разі негативних;

Протоколи виявлених невідповідностей; плани коригувальних дій; плани поліпшуваних дій; а також заповнені та підписані опитувальні листи і переліки контрольних питань, протоколи попередньої і заключної наради.

Звіт з аудиту готується протягом погодженого терміну (як правило не більше одного тижня) одразу після завершення аудиту на місцях. Звіт аудиту підлягає датуванню, аналізуванню та схваленню згідно з методиками програми аудиту. У разі наявності зауважень з боку керівника відділу аудиту «Звіт з аудиту» доопрацьовується керівником групи з аудиту. Схвалений Звіт з аудиту розсилається одержувачам, зазначеним замовником аудиту.

Останнім етапом аудиту є етап завершення та реалізації результатів аудиту. Він розпочинається тоді, коли виконано всі роботи за планом аудиту і розіслано схвалений «Звіт про аудит». На цьому етапі вирішується необхідність збереження чи знищення за згодою сторін-учасниць документів стосовно аудиту. Після завершення перевірки може виникнути необхідність у розробленні та реалізації корегувальних і попереджувальних дій, перевірка виконання яких є одним із об’єктів наступної аудиторської перевірки. На завершальному етапі результати аудиторської перевірки фіксуються у журналі внутрішніх аудиторських перевірок, а результати реалізації коригувальних дій – у журналі реалізації коригувальних заходів за результатами аудиту проекту. Зазначені журнали зберігаються у відділі внутрішнього аудиту. Журнал внутрішніх аудиторських перевірок заповнюється одразу після завершення аудиту і формування «Звіту з аудиту», з одночасним частковим заповненням Журналу реалізації коригувальних дій. Після реалізації коригувальних дій за результатами аудиту менеджер проекту, або інша відповідальна особа, інформує керівника групи з аудиту. Він особисто чи інший аудитор за його дорученням перевіряє повноту і ефективність реалізації коригувальних дій і робить відповідні відмітки у акті щодо виявлених невідповідностей і в журналі реалізації коригувальних заходів.

Література: [1], [2], [5], [6], [9], [11].

Дата добавления: 2014-01-04