Вимоги до складання й оформлення текстів документів

Призначення і класифікація документів. Управління суспільством, галуззю народного господарства чи підприємством являє собою, з погляду технології, процес отримання, обробки й передачі інформації.

Переважна частина використаної інформації фіксується. Це обов'язковий елемент управлінської діяльності, оскільки в сучасних умовах отримувати, зберігати і передавати інформацію можна лише зафіксувавши її попередньо.

Матеріальними носіями фіксованої інформації є документи.

Документ (у перекладі з латинської — повчальний приклад) — це вид інформації про факти, події, явища об'єктивної й розумної діяльності людини.

Розрізнюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфо­стрічках, диску, перфокарті тощо.

В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформація в яких зафіксована будь-яким письмовим способом — рукописним, машинописним, друкарським. Такі документи, оформлені відповідно до певних правил, часто називають­ся управлінськими, а їх сукупність — управлінською документацією.

Інакше кажучи, управлінська документація являє собою систему документації, що забезпечує управлінські процеси в суспільстві, на підприємстві, в організації чи установі.

Документи класифікуються за змістом інформації, яку вони несуть, надходженням, стадіями створення, ступенями гласності, термінами зберігання, призначенням і деякими іншими ознаками.

Найважливішою класифікаційною ознакою документів є їх зміст, зокрема відношення зафіксованої в них інформації до предмета чи до напрямку їхньої діяльності. Відповідно до цього виділяють такі види Документів

За змістом інформації: документи з адміністративних питань, комерційних, питань планування оперативної діяльності, бухгалтерського обліку, підготовки й розстановки кадрів, фінансово-кредитних, зовнішньоторговельної діяльності та ін.

У результаті утворюються Функціональні системи документації, наприклад планова, кадрова, капітального будівництва.

За надходженням документи поділяються на офіційні й особисті.

Офіційний документ створюється організацією чи службовою особою й оформляється в установленому порядку. Серед офіційних документів можуть бути виділені особисті, що засвідчують особу або її права, обов'язки, службовий або соціальний стан, а також містять інші відомості біографічного характеру.

Документи особистого походження створюються особою поза сферою її службової діяльності або виконанням суспільних обов'язків.

За стадіями створення розрізняються чорнові, оригінали й копії документів.

Рукописний або машинописний документ, в якому відображено роботу автора над текстом, — чорновий. Документ є оригіналом, відомості про автора, час та місце його створення, які він містить у собі або які виявлено якимось іншим шляхом, відповідають дійсності. Оригінал офіційного документа — перший і єдиний його примірник. Копія відтворює інформацію документа й усі його зовнішні ознаки або частину їх. В юридичному відношенні оригінал і копія рівноцінні.

За ступенем гласності документи бувають звичайні та для службового користування (ДСК).

За термінами зберігання документи поділяються на дві групи — постійного і тимчасового зберігання.

Нарешті, виходячи з призначення, розрізняють індивідуальні й типові документи. Перші створюють у кожному окремому випадку для розв'язання конкретної управлінської ситуації. Другі відображають однорідні питання й складаються за однаковими зразками (типові листи, типові інструкції, типові положення і т. ін.).

Діяльність зі створення документів (документування) та організація роботи з ними означає створення умов, які забезпечують рух, пошук та зберігання документів у діловодстві і називається діловодством.

Стиль сучасного ділового письма. У службових документах реалізується офіційно-діловий стиль. Під стилем ділового письма розуміють сукупність прийомів використання мовних засобів при складанні управлінської документації.

При складанні тексту документів мають виконуватися вимоги, найголовнішими з яких є достовірність та об'єктивність, що досягається викиданням слів, які не несуть смислового навантаження.

Достовірним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійного тлумачення слів та виразів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.

Переконливий такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі.

Переконливо складений діловий лист може прискорити прийняття управлінського рішення, запобігти назріванню конфлікту.

При оформленні службового документа необхідно пам'ятати, що його автор не службова особа, а юридичне підприємство, установа або організація.

Це покладає велику відповідальність на його укладачів та виконавців. Форми вираження інтересів юридичних осіб мають відповідати нормам адміністративного права.

Усі складові тексту існують у взаємозв'язку та взаємозалежності — текст не може бути переконливим без достатньої повноти і т. д.

У стилістичному відношенні ділове мовлення відзначається суворою логічністю міркування, послідовністю та переконливістю.

Елементи тексту. Текст — головний елемент документа. Через це підготовка текстової частини — одна із найголовніших операцій у Документуванні й діловодстві.

Текст будь-якого документа складається з логічних елементів: вступу, доказу, закінчення.

Дата добавления: 2014-01-04