Особливості використання дієслівних форм у ділових паперах

1. Треба використовувати тільки книжні дієслова та їхні форми: активізувати, дезінформувати, символізувати.

2. Уникати умовного способу: підприємства виконають – а не – підприємства змогли б виконати.

3. Уживаючи ті чи інші форми наказового способу, слід ураховувати конкретну ситуацію, умови спілкування та норми мовного етикету.

4. В актах, наказах, розпорядженнях, службових листах, інструкціях, дорученнях та под. уживають неозначену форму дієслова (інфінітив). Слід пам’ятати, що нормативною є форма на –ти, а не –ть: виступати, говорити, запроваджувати.

5. У документах більшість дієслів має форму 3-ї особи однини, але неприпустиме використання коротких форм: допомагає, оббігає.

6. Надавати перевагу активним конструкціям над пасивними або ж використовувати безособову конструкцію з дієслівними формами на –но, -то: головну увагу він приділив, завдання було виконано.

7. Не вживати розмовних (калькованих) та дієслівних форм теперішнього часу: носе – носить, просе – просить.

8. Уживати теперішній час на позначення майбутнього, якщо акцентується обов’язковість чогось: Мітинґ розпочинається завтра об 11.00.

9. Уникати вживання форм давноминулого часу: я виконав був – я виконав; проект були узгодили – проект узгодили.

10. Не порушувати норми вживання форм залежного слова: свідчити факти – свідчити про факти, відзначати про успіхи – відзначати успіхи.

11. Надавати перевагу складеним формам дієслів недоконаного виду в майбутньому часі: завтра будемо відпочивати; будемо перераховувати.

12. Широко використовувати дієприкметники та дієприслівники, але уникати ненормативних форм або заміняти їх іменниками, іменниками із прийменниками (описова конструкція), дієсловами: обізнаний працівник, колишні учасники, граючий – який грає.

13. Окремі форми активних дієприкметників теперішнього часу з суфіксами –уч (-юч), -ач (-яч) почали використовувати, але у функції означення, а не головного компонента дієприкметникового звороту: зростаючий щороку добробут, керуючий новим відділом академік.

14. Форми 2-ї особи однини, 1-ї та 2-ї особи множини дозволяють уникати форми давайте в наказовому способі. Обійтися без неї можна й за допомогою додаткових слів: проголосуймо, побажаймо.

15. Існує дві рівнозначні форми написання дієслів із числівниками: Шість бригад не виконало (не виконали) план. Але за непрямого порядку слів лише – Не виконало план шість бригад.

16. Із кількісними словами ряд, низка, більшість, меншість, багато, мало, кількість дієслова вживаються в однині: ряд підприємств надіслав, більшість працівників з’явилося. Це стосується також дієслів, що вживаються із числівниками сто, тисяча, мільйон: сто гривень було витрачено, тисяча тонн була завезена

17. За наявності слів разом, спільно дієслово (присудок) ставиться в однині: Адміністрація заводу спільно із профкомом розглянула… але ставиться у множині, коли однорідні підмети вжиті через кому або через сполучники і, й, та (у значенні і): Адміністрація заводу та профком розглянули…

18. дієслово вибачаюсь (-ся) має у своєму складі колишній займенник ся, що був формою від себе – я, порівняймо: збираюся (я збираю себе), умиваюся (я вмиваю себе).

Найпоширенішою частиною мови в ділових паперах є дієслово теперішнього часу І і ІІ особи множини: запевняємо, вимагаємо… Недоконаний вид виражається складеними формами: будуть розпочинатися… Доконаний вид частіше вживається з префіксами: негайно розглянути.

Наказовий спосіб у ділових паперах передається здебільшого за допомогою інфінітивної форми для категоричніших висловлювань: палити заборонено. Менш категоричні вислови виражаються за допомогою безособових форм дієслова: не рекомендується виходити… забороняється голосно розмовляти…

3. Синтаксичні норми сучасної літературної мови у професійному спілкуванні

Загальна грамотність документа, що виражається в чіт­кості й логічності викладу, дотриманні правописних норм, а також дотриманні правил, обов'язкових для ділових паперів, досягається, зокрема, за рахунок синтаксису. Здебільшого це прямий порядок слів з узгодженими й неузгодженими озна­ченнями. Вставні слова, які пояснюють окремі поняття чи систематизують виклад, переважно стоять на початку речен­ня. Щодо структури речень ділових документів, то майже всі присудки вживаються в теперішньому часі. Наприклад: рек­ламне агентство міжнародної телерадіокомпанії «Тоніс» пропо­нує свої послуги.

Поширеними є пасивні структури типу: закони прийма­ються; наказ виконується; вимоги ставляться.

Синтаксис ділової документації визначається ще й вживанням інфінітивних конструкцій. Наприклад: створити комісію з національних питань; відкликати працівників сільського господарства.

Важливою ознакою ділових паперів є і часте використання дієприкметникових і дієприслівникових зворотів, що надають діловим документам стислості. Крім того, в діловому листу­ванні переважає непряма мова, а пряма вживається лише в тих випадках, коли є необхідність дослівно передати зміст деяких законодавчих актів.

Стислість викладу інформації визначає і специфіку синтаксису. Найчастіше надається перевага простим речен­ням. Якщо ж використовуються складні, то вони невеликі: одне-два підрядних речення чи дієприкметниковий або дієприслівниковий звороти.

Типова ознака ділового стилю — використання віддіє­слівних іменників. Вони створюють загальне уявлення про Дію.

Наприклад: провести огляд машин до 15 вересня 2017року; подати звіт до 20 серпня 2017року.

Віддієслівні іменники забезпечують однозначність, уза­гальненість змісту і надають документам певної офіційності. У ділових документах вживають розщеплені присудки, це мотивується тим, що вони конкретніші за дієслівні від­повідники.

Наприклад: Пропонуємо проводити змагання за містом; Рекомендуємо надавати перевагу одягу з нату­ральної сировини.

До складу розщепленого присудка може входити іменник-термін або кілька означень.

У мові ділових документів є такі словосполучення діє­слівного типу, які багато разів використовуються у кон­кретній виробничій чи адміністративно-виробничій ситуаціях, зокрема: взяти за основу; взяти до уваги; взяти на себе обов'язок; зобов'язання тощо.

4. Загальні вимоги до складання документів. Текст документа. Основні реквізити. Види документів

Для ділових людей важливе значення має писемне мовлення. У багатьох випадках лише через ділову документацію (листування) встановлюються певні ділові контакти. Писемне ділове мовлення - це система документації, за допомогою якої представники установ, організацій, підприємств можуть встановлювати певні зв’язки, контакти, спілкуватися.

Одиницею писемного мовлення є письмовий діловий текст. Особливості писемного мовлення можна виділити такі:

- по-перше, воно фіксується за допомогою певних знаків (літер, графіків, схем, малюнків, формул тощо);

- по-друге, писемне мовлення завжди спирається на усне мовлення, тобто є вторинним. Воно фіксує кимось висловлену думку і сприймається органами зору;

- по-третє, форма писемного мовлення здебільшого монологічна;

- по-четверте, для писемного мовлення, зокрема ділового, характерна більша регламентація мовних засобів, точніший добір відповідної лексики;

- по-п’яте, у писемному діловому тексті переважає традиційна форма викладу, загальноприйняті структурні елементи;

- по-шосте, писемне мовлення обслуговує кількісно невизначену аудиторію;

- по-сьоме, писемна форма спілкування дає можливість підготувати необмежену кількість копій, що збільшує можливість впливу певного документа.

Основною одиницею Офіційно-ділового стилю є ДОКУМЕНТ. Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя.

Документ (від лат. Documentum – доказ, свідоцтво, взірець, посвідчення, доказ) Енциклопедичний словник трактує документ як:

1) письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки;

2) офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо);

3) достовірне історичне письмове джерело;

4) матеріальний об’єкт, в якому міститься та чи інша інформація (наприклад, перфораційна картка).

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів.

Документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський апарат.

Документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища дійсності, розумової діяльності людини. Також це будь-яке офіційне свідчення, доказ достовірності дії, предмета, поняття.

Сучасний діловий документ має велике правове і господарське значення. Він є елементом стилю управління, усієї роботи певної організації, установи, підприємства, фірми тощо.

Широке поняття "культура праці" означає не лише механізацію, автоматизацію виробничих процесів, культуру управління колективом, також і культуру спілкування, високу культуру діловодства (діяльності, пов’язаної з укладанням, проходженням по усіх підрозділах установи документа аж до здачі його в архів), включаючи культуру мови документів.

Культура діловодства і культура мови документів реалізується у таких вимогах:

1) Документ видає повноважний орган або особа відповідно до її компетенції;

2) Документ не може суперечити діючому законодавству, директивним вказівкам керівних органів;

3) Документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва;

4) Документ необхідно укладати за встановленою формою;

5) Документ має бути бездоганно відредагований і оформлений.

Документи класифікуються

- за змістом інформації: документи з адміністративних питань, комерційних, бухгалтерського обліку, підготовки та розстановки кадрів, зовнішньоторгівельної діяльності та ін.;

- за призначенням: організаційні, розпорядчі, інформаційні, колегіальних органів;

- за формою: стандартні, індивідуальні (нестандартні);

- за надходженням: офіційн і, тобто ті, що створюються організацією чи службовою особою й оформляються в установленому порядку (накази, статути, інструкції); особисті, які засвідчують особу або її права, обов’язки, службовий або соціальний стан, а також містять інші відомості біографічного характеру (заява, автобіографія, характеристика);

- за стадіями створення: чорнові – рукописний або машинописний документ, що відображає роботу автора над текстом, оригінальні – ті, в яких відомості про автора, час та місце створення документа, які він містить у собі, відповідають дійсності (оригінал офіційного документа – перший і єдиний його примірник); копія – відтворює інформацію документа й усі його зовнішні ознаки або частину їх;

- за ступенем гласності: звичайні, секретні, для службового користування (ДСК);

- за строками зберігання: постійні, тимчасові.

- за способом фіксації (відбиття) інформації вони поділяються на письмові, графічні, фото-, фоно-, та кінодокументи. Письмові (або рукописно-друковані) включають у себе всі рукописні та машинописні документи, виготовлені на різноманітних розмножувальних апаратах і друкарським способом. До графічних належать креслення, графіки, карти, малюнки, схеми, плани, цінні своєю ілюстративністю. Фото-, кінодокументи дають можливість закарбувати ті об’єкти, явища, процеси, котрі зафіксувати іншими засобами важко або неможливо. Фотодокументи дають можливість робити точний звукозапис інформації і широко використовуються при протоколюванні зборів, нарад, засідань інші.

- За найменуванням розрізняють багато видів документів. Це – положення, накази, розпорядження, інструкції, звіти, акти, записки, листи, ордери, плани, баланси, ін. Однак класифікувати їх за вказаною ознакою недоцільно, тому що існує чимало документів одного й того ж найменування, але зовсім різного змісту;

- За способом виготовлення документи бувають типові, трафаретні та індивідуальні. Типові складаються заздалегідь і служать текстом-зразком для індивідуальних (типові правила, інструкції для однорідних підприємств та ін.). У трафаретних – частина тексту віддрукована на бланку, а частина вписується при його заповненні. Ця форма набуває все більшого поширення, бо дає можливість укладачам економити час і полегшує машину обробку. Індивідуальні документи створюються щоразу заново і важко піддаються трафаретизації, тому що складаються довільно (доповідні та пояснювальні записки, автобіографії та ін.);

- За ступенем складності можна виділити прості (що містять одне питання, їх легко обробляти, контролювати, виконувати, зберігати) й складні (два чи кілька питань).

- За місцем складання розрізняють внутрішні (створювані на тому чи іншому підприємстві, де вони й функціонують) і зовнішні (ті, що надійшли ззовні або направлені іншим підприємствам, установам чи громадянам.

- За терміном виконання: термінові (вимагають виконання у строки, встановлені законом, правовим актом, керівником) і нетермінові.

- За юридичною силою розрізняють справжні на підроблені документи. Справжніми (дійсні на даний момент) вважаються документи, видані в установленому законом з додержанням усіх правил. Підробними (внаслідок матеріальної чи індустріальної підробки) – реквізити або зміст яких не відповідають істинним.

Усі документи, що входять до системи організаційно-розпорядчих документів. ОРД умовно можна поділити на п’ять груп:

· Організаційні (положення, статути, інструкції, правила).

· Розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, накази у загальних питаннях, вказівки).

· Довідково-інформаційні (довідки, протоколи, огляди, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, відгуки, доповіді,звіти, плани робіт, договори, телеграми, телефонограми та ін.).

· З кадрових питань (заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики та ін.).

· Особисті офіційні документи (пропозиції, заяви і скарги громадян, автобіографії, розписки, особисті доручення та ін.)

Дата добавления: 2014-01-04