Побудова предметного покажчика

Предметний покажчик використовують при опрацюванні великого за обсягом документа для пошуку в ньому необхідного матеріалу. Під час пошуку необхідного поняття доцільніше замість змісту використовувати предметний покажчик. Оскільки предметний покажчик великий, то будувати його вручну і редагувати після змін у документі дуже важко.

Автоматична побудова предметного покажчика починається з позначення його елементів (слів, фраз або символів) у документі. Далі необхідно вибрати вид покажчика і скласти його. Редактор Word автоматично знайде всі позначені елементи, встановить їх за алфавітом, додасть відповідні номери сторінок, видалить елементи, що повторюються, і відобразить покажчик у документі.

Таким чином, процес побудови предметного покажчика складається з двох етапів:

• позначення елементів покажчика;

• вставки предметного покажчика.

Для позначення елементів покажчика в існуючому документі необхідно виконати такі дії:

1) виділити елемент тексту;

2) виконати команду меню " Вставка à Ссылкаà Оглавление и указатели ". Після чого на екрані з'явиться діалогове вікно " Оглавление и указатели ", в якому слід вибрати вкладку " Указатель ";

3) натиснути кнопку " Пометить ". На екрані з'явиться діалогове вікно " Определение элементов указателя ", в якому треба натиснути на кнопку " Пометить " для одного виділеного елемента або кнопку " Пометить все " для всіх елементів тексту, що співпадають з виділеним;

4) вікно " Определение элементов указателя " залишиться на екрані, тому в документі можна виділити наступний елемент тексту для покажчика і повторити дії 3) і 4) потрібну кількість разів.

Після позначення слова для покажчика редактор Word вставить у документ поле типу " ХЕ " (поле покажчика) з виділеним словом як аргументом, що має вигляд { ХЕ "Слово" }. Це поле має атрибут " скрытый ", тобто його не видно в документі у звичайному режимі, але він з'являється в режимі відображення недрукованих символів.

Для автоматичного позначення елементів покажчика можна використовувати так званий конкорданс. Перевага його використання полягає в тому, що достатньо перелічити елементи покажчика в деякому файлі (словнику) і редактор Word знайде всі елементи в документі за зразком.

Для використання словника треба виконати команду " Вставка à Ссылкаà Оглавление и указатели ". На екрані з'явиться діалогове вікно " Оглавление и указатели ", в якому треба вибрати вкладку " Указатель " і натиснути кнопку " Автопометка ". Потім у вікні відкриття файла треба вказати текстовий файл зі словником і натиснути кнопку " OK ".

Щоб вставити предметний покажчик в існуючий документ, необхідно виконати такі дії:

• вибрати місце для предметного покажчика і встановити в ньому текстовий курсор;

• виконати команду меню " Вставка à Оглавление и указатели " й у вікні " Оглавление и указатели " вибрати вкладку " Указатель ";

• вибрати зі списку форматів " Вид " відповідний спосіб оформлення покажчика, наприклад " Классический ", і змінити в разі потреби інші опції. Для оформлення покажчика нестандартним стилем можна використати кнопку " Изменить ";

• натиснути кнопку " ОК ".

Дуже зручно переміщуватися документом, використовуючи предметний покажчик. Для цього необхідно лише двічі клацнути кнопкою миші на відповідному номері сторінки в покажчику.

Дата добавления: 2014-01-04