Процесс контроля

Сущность и содержание контроля.

ЛЕКЦИЯ

ТЕМА «КОНТРОЛЬ»

План лекции:

1. Сущность и содержание контроля.

2. Процесс контроля

3. Поведенческие аспекты контроля.

4. Характеристики эффективности контроля.

Это процесс обеспечения организации своих целей.

Процесс контроля состоит из:

· Установки стандартов;

· Измерения фактически достигнутых результатов;

· Проведение корректировки, если полученные результаты отличаются от существующих стандартов.

Контроль необходимый, если мы хотим, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-нибудь групп становится невозможным.

Ошибки и проблемы, которые возникли при анализе ситуации внутри организации, переплетаются, если их своевременно не остановить с ошибками в оценке будущих условий окружающей среды и обращение людей. Возникает иногда стрессовая ситуация, а иногда создается ситуация, при которой организация не гибнет, а существует, но постоянно переходит с одного кризиса в другой. (Пример, Мантюхина - Девера - Южсантехник - проверка).

Функция контроля - это такая характеристика управления, которое разрешает выяснить проблемы и скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в криза.

Функция контроля необходимая не только для устранения ошибок и кризиса, но и для поддержки успеха организации, если ее деятельность осуществляется нормально.

Контроль должен быть всеобъемлющим и не должен оставаться прерогативой исключительно менеджера, предназначенного контролером. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль, даже если ему специально этого никто не поручал.

Три основных вида контроля:

1) предварительный

2) текущий

3) заключительный

По форме осуществления они между собой похожие и имеют одна цель, но различаются временами осуществления.

Предварительный контроль осуществляется при планировании и создании организационных структур. Называется он предварительный, так как осуществляется к фактическому началу работ.

В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях относительно:

· человеческим ресурсам;

· материальным ресурсам;

· финансовым ресурсам.

В области человеческих ресурсов предварительный контроль достигается в организациях за счет тщательного анализа деловых и профессиональных знаний и привычек, которые необходимые для выполнения тех или других должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных людей.

В области материальных ресурсов контроль осуществляется путем изготовления стандартов, максимально допустимых уровней качества и проводка физических проверок соответствия материалов, которые поступают, этим требованиям.

Важнейшим средством предварительного контроля в области финансовых ресурсов есть бюджет, который разрешает также осуществить функцию планирования. Бюджет является функцией предыдущего контроля в том содержании, что он дает уверенность организации, в наличии необходимого количества средств на старте.

Текущий контроль. Как это собственное вытекает с его названия, которое течет контроль осуществляется непосредственно в ходе проводки работ.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проводки работы. Для того, чтобы осуществить текущий контроль, аппарата управления необходимая обратная связь.

Обратная связь - это данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи являются сообщения начальника подчиненным, о том, что их работа неудовлетворительная.

Заключительный контроль. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее он имеет две важные функции:

· одна из них заключается в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем;

· вторая функция заключается в том, чтобы оказывать содействие мотивации.

В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена.

В процедуре контроля есть три этапа:

- изготовление стандартов и критериев;

- сопоставление с ними реальных результатов;

- принятие необходимых корректирующих действий.

На каждом этапе реализуется комплекс разных мер:

1) Установление стандартов. Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько близко в сущности слитые функции контроля и планирование.

Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых подвергается измерению.

Цели, которые могут быть использованы как стандарты для контроля, отличают две очень важные особенности: они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по соотношению к которому можно оценить степень выполнения работы.

Рис.1. Первый этап процесса контроля.

Дата добавления: 2014-01-04