Этикетная деловая переписка

Реклама в деловой переписке.

Языковые и текстовые особенности деловых писем.

Общая характеристика языка и стиля современной деловой переписки.

Язык и стиль деловых писем

Лекция 8

Вопросы:

1. По особенностям композиции различают одноаспектные и многоаспектные письма. Содержание одноаспектного письма посвящено одному вопросу, проблеме, например: выражение гарантии – гарантийное письмо; приглашение принять участие в чем-либо – письмо-приглашение; извинение за нарушение договоренности – письмо-извинение и т.д. Многоаспектным (многоцелевым) считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты – просьбы, извинения, гарантии. Каждому из существующих аспектов содержания письма соответствуют традиционно сложившиеся языковые модели, содержащие ключевые слова: гарантируем, приглашаем, сожалеем и т. д.

По структурным признакам деловые письма делят на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Составление регламентированных писем осуществляется по определенному образцу. Это предполагает не только соответствие письма стандартным аспектам содержания (отражение регулярных экономико-правовых ситуаций), но и использование стандартных языковых и синтаксических конструкций. Жесткие требования предъявляются также к формату бумаги, составу реквизитов, оформлению всех элементов письма.

Нерегламентированное деловое письмо, как правило, отражает какую-либо исключительную, необычную производственную ситуацию либо свидетельствует об особом значении, которое придает письму составитель. В связи с этим текстовая структура нерегламентированного письма является менее жесткой, возможен больший выбор речевых и синтаксических средств, в том числе выразительных. Однако, как отмечают специалисты, было бы неверно предполагать, что язык нерегламентированных писем не содержит элементов стандартизации. В группу нерегламентированных деловых писем входят отдельные виды коммерческой корреспонденции, рекламные деловые письма, письма, составляемые при устройстве на работу, этикетная деловая переписка.

2.1 В последнее время значительно повысился интерес к такому типу официальных писем, как коммерческая корреспонденция. Именно этот тип документов играет заметную роль в установлении и поддержании деловых отношений между фирмами, предприятиями. Нередко успех деловых отношений зависит от умения вести коммерческую переписку. Следовательно, знание структурных, содержательных и языковых особенностей разных видов коммерческих писем весьма актуально.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческих сделок от имени юридических лиц и имеют правовую силу. От того, насколько грамотно и убедительно составлено коммерческое письмо, зависит, в конечном итоге, успех будущей сделки.

Коммерческую корреспонденцию составляют такие виды писем, как письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-ответ (на запрос, предложение), письмо-претензия (рекламация).

Тенденция большей языковой свободы, экспрессивности языка сообщения особенно характерна для языка и стиля рекламной корреспонденции, которая получила широкое распространение в последнее время. К документам информационно-рекламного характера относят: торговое предложение; сообщение о видах производимых товаров и услуг.

Рекламное деловое письмо - коммерческое письмо, предлага­ющее товары (услуги), стимулирующее интерес к товару и желание его приобрести.

Группы рекламных писем. Любой коммерческой организации приходится зани­маться рекламой своей продукции или услуг. В практике коммерческой переписки используются самые разнообраз­ные с точки зрения содержания рекламные письма. Услов­но их можно разделить на две группы:

— письма, предлагающие товары или услуги

— письма-презентации, содержащие сведения о фирме.

Кроме названных разновидностей, в рекламе широ­ко используются информационные письма, проспекты, бюллетени, задача которых — давать подробную, иногда детальную, информацию о товарах и услугах. Эти матери­алы не являются рекламными письмами, но вместе с ними

выполняют рекламную функцию. Рекламные материалы, как правило, предоставляются по запросу заинтересован­ной стороны, которая первичную информацию о фирме или товаре получила именно из рекламного письма или каким-либо иным способом.

Правила составления рекламных писем:

1. Рекламное письмо не должно быть длинным: письмо, занимающее более одной страницы текста, вряд ли кто-нибудь прочтет до конца.

2. Рекламное письмо должно быть лаконичным, ясным, понятным, информативным. В рекламном письме не нужно входить в детальное описание фирмы, предлагаемых товаров или услуг, следует указать только самые важные моменты, то, что отличает вашу компанию от других, ваши

товары - от товаров других производителей или постав­щиков.

3. В рекламном письме не следует преувеличивать заслуги фирмы, достижения и преимущества, любую информацию всегда можно проверить, и сделать это не так трудно.

4. Не рекомендуется навязывать предлагаемые товары или услуги.

Неоднократное повторение предложения, пусть и в разных вариантах, может оттолкнуть корреспондента. Рекламное письмо должно быть убедительным, но не­навязчивым.

5. Рекламное письмо должно быть оформлено на бланке со всеми необходимыми для письма реквизитами.

6. Рекламное письмо нельзя печатать мелким шрифтом с маленьким межстрочным интервалом (размер шрифта не меньше 13 или 14, интервал не меньше 1,5).

Логическая схема рекламных писем

1. Если письмо рекламирует товары или услуги, его логическая схема может быть следующей:

1. Обращение к адресату (чаще всего используются стандартные фразы: Уважаемые господа! или Уважаемые коллеги!).

2. Краткое представление компании, фирмы и харак­тера ее деятельности.

3. Представление продукта (товара) и перечисление его основных достоинств.

4. Перечисление дополнительных или сопутствующих условий.

5. Конкретное предложение о сотрудничестве (оптовая или розничная торговля, предложение услуг и т. п.).

6. Выражение готовности предоставить образцы товара, подробную информацию о товаре или услугах и ответить на все вопросы, которые могут возникнуть у потенциаль­ного потребителя.

7. Стандартная фраза с выражением надежды на со­трудничество.

8. Подпись (должность, фамилия, инициалы).

2. Если письмо представляет фирму, оно может состав­ляться по следующему плану:

1. Обращение к адресату.

2. Краткое представление компании, фирмы и харак­тера ее деятельности.

3. Описание основных направлений деятельности фирмы, ее достоинств и преимуществ в сравнении с другими фирма­ми, предлагающими аналогичные товары или услуги.

4. Конкретное предложение о сотрудничестве.

5. Выражение готовности предоставить любую инте­ресующую информацию о фирме и ответить на все во­просы.

6. Стандартная фраза с выражением надежды на со­трудничество.

Подпись в рекламном письме. На практике можно встретить рекламные письма, подписанные не только руководителями фирмы или отдела, но и рядовыми сотрудниками - менеджерами, старшими менеджерами, экспертами и др. Чтобы письмо вызывало больше доверия и оказывало более сильное воздействие на потенциального партнера, лучше, если письмо будет подписано лицом в должности не ниже ру­ководителя отдела, а письма, представляющие фирму, следует подписывать самим руководителю или одному из заместителей.

Оформление рекламных писем. При оформлении рекламных писем нужно придержи­ваться общих правил оформления деловой переписки, но для привлечения внимания к письму допустимо использо­вать более широкий арсенал способов внешнего оформле­ния текста. Можно применять, например, разные шрифты для наиболее важных фрагментов текста, отдельные места текста выделять полужирным шрифтом и др. При этом очень важно соблюдать меру, нельзя забыть о том, что чем больше внешних эффектов, тем меньше внимания к сущест­ву письма.

Требования к языку и стилю такого рода документов существенно отличаются от требований к составлению строго регламентированных деловых бумаг. Специфика рекламных писем заключается в том, что к ним предъявляются такие требования, как запоминаемость, способность вызвать коммерческий интерес. Это обусловливает необходимость творческого подхода к составлению текстов рекламных писем; позволяет использовать языковые средства выразительности с целью привлечь внимание к излагаемой информации; расширяет возможности выбора структурной модели текста. Так, например, в приведенном ниже послании, содержащем приглашение на распродажу по сниженным ценам, используется вопросно-ответный прием повествования, побудительные конструкции, а также прилагательные самый, благоприятный, привилегированный. Усиливающие воздействующий эффект письма.

Информационно-рекламные письма нередко строятся по модели: риторический вопрос – информационный текст, являющийся ответом на поставленный вопрос. Такая модель не только иллюстрирует процесс рассуждения, но и наталкивает на принятие решения.

Что отличает товары фирмы …?

1. Качество. Товары, производимые фирмой …, имеют гарантию качества в течение … и отвечают требованиям самых взыскательных покупателей.

2. Ассортимент. Фирма … предлагает самый широкий выбор …

3. Цены. Мы уверены, что реалистичность ценовой политики и скидки постоянным партнерам – ключ к взаимовыгодному сотрудничеству.

Информативность рекламного письма должна отличаться нацеленностью на интересы, жизненные, практические потребностей потенциального потребителя, заказчика, партнера.

При составлении рекламного делового письма необходимо выделять и определять как можно более четко все ключевые аспекты сообщения и тщательно проверять текст с точки зрения ясности, простоты и тона изложения.

В отдельную группу в последнее время выделяют этикетные письма. В мировой практике делового общения большое значение придается письмам, цель которых – поддержание социальных контактов. Как правило, содержание этикетных писем напрямую не связано с решением деловых вопросов, тем не менее, письма этого рода дают большие возможности для поддержания престижа организации, фирмы, для сохранения и развития деловых контактов. Тон и стиль этикетных писем может различаться степенью официальности/неофициальности, однако во всех случаях их главной чертой должна быть искренность. Внимание к этикетной переписке – одно из проявлений этики деловых отношений.

К этикетным письмам относят письма-поздравления, приглашения, благодарственные письма (ответ на приглашение, визиты, при получении подарков), извинения, письма-соболезнования.

Письма-поздравления дают наибольшую возможность для поддержания престижа организации, так как внимание и уважение, проявляемые к сотрудникам, партнерам, свидетельствуют о серьезности и долгосрочности отношений, являются нормой деловой этики. Кроме того, письма-поздравления повышают заинтересованность сотрудников в достижении успехов, поскольку вдвойне приятно, когда достигнутые успехи признаются друзьям и коллегами.

Письма-поздравления должны содержать следующие элементы:

- обращение;

- указание повода, по которому написано письмо;

- формулировка поздравления;

- вежливое заключение, содержащее выражение доброжелательного отношения к адресату.

Дата добавления: 2014-01-04