Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

Как правильно хранить документы?

ОРГАНИЗАЦИЯ библиотечного фонда обеспечивает само существование БФ.

Значение организации БФ состоит в том, что от нее зависят, используя выражение Н.К. Крупской, сохранность документов, удовлетворение запросов абонентов и даже политическое лицо библиотеки.

1. Организация как структурное состояние фонда.

Различные варианты организации фонда широко использовались еще в глубокой древности. Так, в германских и английских библиотеках 16 в. одобряемые церковью книги имели светлые переплеты и размещались справа от входа, а еретические сочинения были в темных переплетах, размещались слева и мирянам не выдавались.

Организация фонда преследует 2 противоречивые цели: 1 обеспечить сохранность фонда и 2 обеспечить готовность фонда к использованию читателями. Преодоление этого противоречия требует динамичности в организации БФ, постоянных изменений в нем под воздействием внешних и внутренних факторов, приводящих к частичной, а в отдельных случаях и полной реорганизации. Суть состоит в приведении структуры фонда в соответствие с меняющимися требованиями к нему. Чем крупнее библиотека – тем сложнее структура ее фонда. (см. Система фондов. -Н-к, 2002). Рациональная организация фондов крупной библиотеки (и особенно – депозитария) должна учитывать следующие аспекты: 1) структуризацию фонда с т.з. обеспечения единства связей между его подсистемами, 2) минимизацию трудозатрат на поиск литературы, затребованной читателями, так и на работы, связанные с ее размещением и хранением, 3) создания оптимально-благоприятных условий для проведения эффективного вторичного отбора. На настоящее время организационная структура действующих фондов Библиотеки состоит из 2-х крупных уровней: оперативные (практически, весь поток литературы, поступившей в Библиотеку, максимально приближенный к читателю, - подсобные фонды НЧЗ, хранящие литературу за последние 10 лет) и основные (депозитарные), строго профилированные, прошедшие вторичный отбор после периода активного использования в читальных залах.

2. Организация как совокупность процессов и операций, обеспечивающих функционирование фонда (прием, учет, техническая обработка, размещение и хранение документов).

см. Инструктивно-технологическую документацию: Хранение фондов, Сохранность фондов, Формирование фондов, Путь издания в ГПНТБ СО РА)

Способы хранения самым непосредственным образом отражаются на состоянии документов и соответственно на сроке их службы. Переполненные хранилища, плохое оборудование, бессистемные условия хранения способствуют быстрому износу и повреждению документов.

Замедление процесса естественного старения материалов документов и предупреждение их повреждения при хранении возможно при выполнении норм, определенных стандартом 7.50 «Консервация документов. Общие тре­бования». Неоднородность документов вызывает необходимость использования библиотеками разных форм консервации – превентивной, стабилизирующих обработок, реставрации. Внутри каждой формы существуют различные способы и технологические приемы, используемые по отдельности и в комплексе. В мировой практике приоритет отдается форме консервации, позволяющей максимально повысить сохранность возможно большего количества документов с минимальным вмешательством консерватора в структуру документа. Такой формой признана превентивная (профилактическая) консервация как совокупность действий в целях защиты изданий от внешних воздействий. Помимо соблюдения температурно-влажностного, светового и сани­тарно-гигиенического режима хранения сюда входит применение фазовой консервации – временного хранения документов в контейнерах из специальных материалов, разрешенных к использованию. Назначение фазовой консервации состоит в предохранении документов от механических повреждений и воздействия агрессивных факторов окружающей среды на определенный период времени. Документы помещают в коробки из бескислотного картона или другого материала, безвредного для объекта хранения. В тех же целях для листовых документов используют инкапсулирование – заключение документа в полимерную инертную пленку.

Стабилизация документов – специальная обработка, замедляющая старение и предотвращающая повреждение документов. Это, в первую очередь, нейтрализация кислотности бумаги, создание щелочного резерва, защита от биоповреждений с пролонгированным эффектом.

Реставрация документов – наиболее трудоемкий и дорогостоящий процесс консервации документов. Реставрация может быть ручной и механизированной.

Превентивные меры: 1) просмотр фонда. Выборочный просмотр проводится весной и осенью. Сплошной просмотр – не реже 1р./3года, а также в случае аварий и стихийных бедствий, 2) сухая пылеочистка с помощью пылесоса, 3) химическая фумигация – обработка 5 % фильтрованным раствором тимола или 5 % водным раствором ортофенилфенола, 4) создание контролируемой газовой среды. Для реализации способа используется комплекс из двух основных элементов: генератора инертной смеси и герметичных емкостей (витрин и фондохранилищных камер большого объема). Контролируемая среда создается при пропускании воздуха помещения через генератор инертной смеси. Техника экологически безвредна и проста в эксплуатации. С применением этой технологии при постоянном содержании кислорода (2 %) без обработки химическими препаратами и реставрационных вмешательств восстанавливаются и сохраняются (повышается эластичность, уменьшается желтизна бумаги, коробление кожаных обложек и проч.) как документы на основе бумаги, так и кожи, пергамена, дерева и др. материалов, чувствительных к действию среды. Важным результатом является также полное очищение от плесени и личинок насекомых.

Размещение документов

Для сохранности документов важно правильное размещение их на стеллажах и, конечно, состояние самих стеллажей. Стеллажи и полки должны быть прочно закреплены. Во избежание выпадения документов с полок надо следить, чтобы полки находились в горизонтальном положении. Нижние полки стеллажей должны быть установлены так, чтобы расстояние до пола было не менее 15 см (во избежание намокания во время аварий и при влажной уборке помещения).

Ни в коем случае нельзя допускать перегрузки полок, когда под тяже­стью документов они прогибаются и давят на стоящие ниже документы. По этой же причине нельзя класть книги на верхние обрезы стоящих книг.

Хранителям необходимо следить за тем, чтобы документы не стояли плотно, потому что их очень трудно снять с полки, не повредив. При подборе книги чаще всего берут за головку корешка и с усилием вынимают; в результа­те корешок отрывается.

Если документов на полке мало, они не всегда могут стоять вертикаль­но, принимают наклонное положение, что приводит к необратимым деформа­циям даже при наличии твердого переплета. В этом случае надо использовать книгодержатели, которые должны иметь гладкую поверхность и широкие края, чтобы не наносить повреждений.

В зависимости от размеров и типов документов их хранят в вертикаль­ном или горизонтальном положении; при вертикальной расстановке размеща­ют так, чтобы расстояние от документа до верхней полки было не менее 2 см.

Книги и журналы в твердом переплете, не превышающие по высоте 0.41 м, хранят вертикально на нижнем обрезе. В последнее время в целях экономии места и для облегчения очистки от пыли во многих библиотеках на­чали ставить книги на передний обрез. Блоки, особенно большие и тяжелые, со временем провисают, корешок становится вогнутым и, в конце концов, блок отрывается от переплета. Желательно большие книги не хранить рядом с ма­ленькими, так как малогабаритные книги не обеспечивают для них необходи­мую поддержку.

Документы большого или нестандартного размеров, хранят горизон­тально. Допустимая высота стопы не более 15 см; рекомендуют соблюдать такое же (не менее 15 см) расстояние до верхней полки, чтобы облегчить под бор и расстановку документов, особенно большого формата (карт, планов, чертежей и др.).

Необходимо следить, чтобы документы не выступали за пределы по­лок в проходы, чтобы не подвергаться ударам. В противном случае их легко задеть при хождении между стеллажами во время подбора и расстановки и уронить на пол. При падении книги, как правило, рвутся.

Брошюры, листовые документы и другие документы небольшого фор­мата хранят в контейнерах разного вида, но изготовленных из безвредных материалов и не привлекающих насекомых и грызунов.

Недопустимо хранить документы в транспортной таре, в пачках и штабелях на полу, складывать на подоконниках и в других, не предназначен­ных для этих целей местах.

Как правильно использовать документы?

Правильное обращение с документами сохраняет библиотечный фонд, способствует продлению срока его службы и, соответственно, позволяет эко­номить финансовые средства на приобретение изданий для замены поврежденных, на ремонт и реставрацию документов в будущем.

Выполнение рекомендованных правил использования, копирования, экспонирования и транспортирования документов является недорогим, но весьма эффективным способом обеспечения длительной сохранности библио­течного фонда.

<== предыдущая лекция | следующая лекция ==>
Аварийные ситуации | Использование документов
Поделиться с друзьями:


Дата добавления: 2014-01-04; Просмотров: 462; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



studopedia.su - Студопедия (2013 - 2024) год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! Последнее добавление




Генерация страницы за: 0.018 сек.