Технічне та програмне забезпечення бухгалтерського обліку

Останнім часом обчислювальна техніка перетворилась на визначальний фактор організації обліку. Застосування комп’ютерної техніки дозволяє прискорити обробку облікової інформації та передачу її за всіма напрямками. Поряд з обліковою інформацією з допомогою комп’ютера можна отримувати оперативно і вчасно всю інформацію для забезпечення системи бухгалтерського обліку, а тому однією з вирішальних складових матеріально-технічного забезпечення бухгалтерського обліку є його комп’ютеризація та програмне забезпечення.

Сучасні розвинені програмні бухгалтерські системи мають забезпечувати такі можливості аналітичного обліку:

1. Багаторівневий бухгалтерський облік, тобто розбиття групи аналітичних ознак на підгрупи. Підприємства мають змогу одночасно вести синтетичний та аналітичний облік основних засобів, нематеріальних активів, матеріалів, малоцінних та швидкозношуваних предметів, за видами витрат, постачальниками і покупцями, товарами, підзвітними особами на кількох аналітичних рівнях, а також формувати розгорнуті звіти по останньому рівню з проміжними підсумками за вищими рівнями та вільні звіти за будь-яким рівнем, звіти по будь-якій групі аналітичних ознак тощо.

2. Багатовимірний бухгалтерський облік, аналіз рахунка (групи рахунків) за декількома незалежними ознаками, що дає змогу аналізувати рахунок (або групу рахунків) за такими ознаками, як постачальники і товари, підзвітні особи та інструменти тощо.

3. Введення крім стандартних, додаткових реквізитів до аналітичних ознак, що означає можливість указання, наприклад, для групи аналітичних ознак „Співробітники” реквізитів: паспортні дані (для автоматичного занесення у прибуткові та видаткові касові ордери), адреси, телефони, дати народження, оклади (для розрахунку зарплати) тощо. Для організацій можна вказувати банківські реквізити (для формування платіжних доручень), адреси, телефони, ПІБ директора і бухгалтера (для автоматичного формування договорів).

За функціональними можливостями бухгалтерські програми поділяються на такі класи:

1. Міні-бухгалтерія. До цього класу належать програми, призначені для бухгалтерій з малою чисельністю працівників (від одного до трьох) без явного їх закріплення за конкретними розділами обліку. Програми орієнтовані на малий бізнес і реалізують функції ведення синтетичного і вартісного аналітичного обліку, дають змогу вводити та обробляти бухгалтерські проведення, оформляти невелику кількість первинних документів і формувати звітність. На малих підприємствах основна частина робіт припадає па фінансовий облік і значно менша – на ведення управлінського обліку.

2. Інтегрована бухгалтерська система. До цього класу належать програми, що об'єднують і підтримують ведення всіх основних функцій і розділів бухгалтерського обліку. Реалізовані в рамках єдиної програми, ці системи орієнтовані, в основному, на малий і середній бізнес і призначені для бухгалтерій чисельністю від двох до п’яти осіб. Інтегровані системи розраховані, в основному, на роботу на одному комп’ютері, хоча можливі варіанти їх використання на декількох комп’ютерах, а також у локальній мережі. При цьому на кожному комп’ютері відображається здебільшого вся система.

3. Бухгалтерський конструктор – бухгалтерська система з розширеними інструментальними можливостями. Така програмна система являє собою універсальну заготовку, з якої за допомогою настроювання можна зробити програму для певного застосування (у певній фірмі). Програма включає спеціальну вбудовану процедурну мову (макромову), засоби налаштовування і має гнучку модульну архітектуру. Адаптація програми до конкретних умов обліку може здійснюватись або самим користувачем або дилером розробника.

4. Бухгалтерський комплекс – це сукупність програм, що реалізують функції як окремих розділів обліку, так і бухгалтерського обліку в цілому. Бухгалтерський комплекс реалізується як комплекс АРМ (автоматизоване робоче місце) відповідних основних розділів або ділянок бухгалтерського обліку і передбачає мережеві засоби обміну даними між окремими АРМ та об’єднання інформації для зведення балансу, одержання синтетичних вихідних форм і формування звітності. Він підтримує аналітичний облік у натурально-вартісному вимірі і аналітичний облік з розгорнутим відображенням залишків, надає можливість одночасної роботи з АРМ декількох користувачів, може включати елементи управління, аналізу, виробничого обліку тощо. Такі програмні засоби призначені для автоматизації роботи бухгалтерії чисельністю персоналу більше п’яти осіб і з явним розподілом функцій між працівниками. Застосовуються в основному в середньому, іноді й великому бізнесі або у бюджетній сфері.

5. Бухгалтерія-Офіс – бухгалтерська підсистема у складі системи автоматизації управління підприємством. Компонентами системи є: функціонально повна система бухгалтерського обліку, підсистеми планування, управління, діловодства, елементи аналізу та прийняття рішень тощо. Бухгалтерська підсистема у цій системі не є головною, більшого значення набуває підтримання функцій і задач управління.

6. Системи на замовлення - системи на базі типового бухгалтерського ядра, що індивідуально доопрацьовуються і впроваджуються. Цьому класу притаманні індивідуальне налаштовування відповідно до вимог клієнта, навчання користувачів, введення в експлуатацію та обов'язкове подальше супроводження. Здебільшого такі системи мають високу вартість.

7. Системи обліку у міжнародних стандартах – системи, що забезпечують підтримання як вітчизняних, так і найбільш поширених західних стандартів обліку та звітності (GААР, ІАS), підтримують декілька мов і валют, найбільш поширені форми внутрішньофірмої звітності тощо. Насамперед таким вимогам мають відповідати системи, призначені для інофірм і спільних підприємств.

8. Консультаційні бухгалтерські системи – системи для зберігання та регулярного оновлення баз нормативних документів і роботи з ними.

За способом організації бухгалтерські програми можуть бути поділені на такі групи:

1. Бухгалтерські системи з традиційною (класичною) схемою побудови. Системи складаються з модулів (АРМ), що відповідають ділянкам бухгалтерського обліку: облік основних засобів, складський облік, облік банківських операцій тощо. У кожному АРМ зібрано всі функції відповідної ділянки: в АРМ банківських операцій – оформлення платіжних документів, реєстрація виписок, формування журналів-ордерів, оборотно-сальдових відомостей тощо; в АРМ обліку основних засобів – функції ведення картотеки, розрахунку зносу, формування інвентаризаційних відомостей та ін. Здебільшого в усіх таких програмах існує АРМ головного бухгалтера, в якому збираються всі проведення з основних АРМ, формуються документи внутрішньої і зовнішньої звітності. До інформаційних систем цього класу висуваються такі вимоги: повнота представлення функцій в АРМ (виконання всіх функцій ділянки обліку без потреби переходу до іншого АРМ); підтримання взаємозв'язків між АРМ.

2. Системи із зосередженням в АРМ однорідних дій (видова схема). У таких системах в окремому АРМ збираються всі дії з оформлення первинних документів незалежно від того, до якої ділянки обліку вони належать, в іншому АРМ – усі операції проведення, у третьому – формування всіх звітів тощо. Задачі бухгалтерського персоналу зводяться до регулярного оформлення первинних документів, з одного боку, і розвитку аналітичного обліку – з іншого.

За такої побудови системи значну роль відіграє механізм фільтрації. Наприклад, для одержання інформації по рахунках слід відфільтрувати їх з усього списку первинних документів.

3. Бухгалтерські програми з прив’язкою до журналу господарських операцій (журнальний спосіб). У такій програмі користувач починає роботу з журналом господарських операцій, а решта дій похідними. Такій підхід зручний для малих підприємств, але зумовлює необхідність частих фільтрацій даних у разі великого обсягу і різноплановості звітної інформації.

4. Системи з гнучким механізмом побудови містять засоби настроювання програми.

Одним з найпоширеніших програмних продуктів для автоматизації бухгалтерського обліку в Україні є „1С:Підприємство”, яка включає три компоненти: „1С:Бухгалтерія”, „1С:Торгівля і Склад” „1С:Зарплата і Кадри”.

Дата добавления: 2014-01-04