Методика организации семинара

Профессиональный жаргон

В каждой отрасли, даже в каждой компании есть свой профес­сиональный жаргон. Вы используете его на работе настолько часто, что уже не замечаете этих слов в своих речах и текстах для прессы. Все это осложняет понимание ваших сообщений, дает основание для иных интерпретаций, нежели те, которые вы имели в виду. Избавляйтесь от жаргона, старайтесь использовать более ясные и общеупотребительные слова или в крайнем случае доходчиво объ­ясняйте смысл своих «рабочих» терминов.

Отличительной особенностью семинара является то, что это мероприятие ориентировано на аудитории, с которыми компания часто контактирует в ходе рабочего процесса. Это представители партнеров и клиентов. Проведение семинаров имеет много обще­го с проведением пресс-конференций, однако организационную подготовку лучше начинать не позднее чем за один месяц до даты мероприятия.

Основные элементы организации семинара

1. Определение целей и задач.

2. Выяснение и формулировка темы.

3. Выяснение имен и должностей спикеров, а также того, какое оборудование необходимо для их презентаций (видео, про­ектор, аппаратура для синхронного перевода, лазерная указка, микрофоны в зале и т.д.).

4. Определение состава потенциальных участников и желаемого количества посетителей семинара. Составление списка.

5. Определение бюджета мероприятия. Так как ср е дства, выде­ляемые на проведение семинара, являются ограничивающим фактором, его следует учитывать при определении остальных элементов мероприятия.

6. Темы, обсуждаемые на семинаре, нередко бывают интересны ряду специализированных изданий, а в некоторых случа­ях — деловой прессе, поэтому целесообразно продумать приглашение ряда журналистов на проводимый семинар и, соответственно, проработать возможные формы подачи ин­формации представителям СМИ. Это может быть приглаше­ние журналистов на общую программу семинара, проведение эксклюзивных интервью с отдельными спикерами или даже проведение пресс-конференции или брифинга параллельно программе семинара. При приглашении журналистов на се­минар следует руководствоваться рекомендациями методики по организации пресс-конференции.

7. При организации семинара особое внимание следует уделить выбору места проведения мероприятия.

■ Семинар, посвященный презентации новых продуктов, технологий или маркетинговых программ, целесообразно проводить в известных участникам залах, расположенных в легкодоступных точках города.

■ Семинары, при проведении которых необходимо подчеркнуть значимость, торжественность (например, для крупных клиентов) мероприятия, следует проводить в престижных конференц-залах, отелях, расположенных в центральной части города.

■ Для многодневных семинаров или в тех случаях, когда необходимо полное погружение участников в тему, реко­мендуется выбрать место за городом.

■ В случае если для участия в семинаре приглашаются ино­городние участники, целесообразно выбрать место, на­ходящееся в том же отеле, где остановятся иногородние участники, или поблизости к нему.

■ В случае если место проведения мероприятия расположено далеко от метро, необходимо обеспечить транспорт.

8. Большое значение имеет разработка сценария проведения семинаров.

■ Если мероприятие носит деловой характер, програм­ма должна быть разработана таким образом, чтобы участники не были перегружены информацией, имели возможность отдохнуть, выпить кофе в перерывах. Про­должительность каждого блока информации не должна превышать 3 часа (оптимально 2-2,5 часа). В середине дня необходимо предусмотреть часовой перерыв на обед. В противном случае слушатели будут уставать от инфор­мации, и их внимание будет заметно снижаться.

■ Видеофильмы и мультимедиапрезентации, рассказываю­щие о компании, ее продукции или объясняющие (по­ясняющие) причины семинара, помогают разнообразить семинар и оживить его программу.

■ Мероприятие, целью которого является предоставление партнерам возможности общения, укрепление взаимо­отношений, должно сопровождаться соответствующей программой, включающей фуршет и, возможно, раз­влекательную программу.

9. Следует также продумать оформление зала. Необходимо выбирать оптимальный стиль декораций, соответствующий духу мероприятия и корпоративному стилю компании. Так, например, для делового семинара лучше подойдут баннеры, флаги, плакаты или другая продукция с корпоративной символикой компании.

10. Формирование информационной папки для раздачи ее участникам семинара происходит с учетом особенностей контингетента участников.Для партнеров компании:

■ программа семинара;

■ приветственное письмо;

■ максимум информации о продуктах компании, про­спекты;

■ презентации спикеров (бумажная копия и на СD);

■ информация о последних новостях компании (бюлле­тень или корпоративный журнал);

■ информация о правилах участия в мероприятии, сертификаты (если мероприятие носит обучающий характер) и пр.;

■ сувениры;

■ поощрительные призы для посетивших семинар (ли­стовка, дающая право на скидки, и т.д.);

■ визитки спикеров (в случае если аудитория не знакома с докладчиками);

■ папка или пакет с логотипом компании,

б) Для клиентов:

■ программа семинара;

■ приветственное письмо;

■ брошюры, содержащие не просто перечень характери­стик продукции, но и разъясняющую информацию о до­стоинствах товара с точки зрения их бизнеса. Если такая информация отсутствует, ее желательно подготовить;

■ презентации спикеров (бумажная копия и желательно на СD);

■ информация о последних новостях компании (бюлле­тень или корпоративный журнал);

■ сувениры;

■ поощрительные призы для посетивших семинар (ли­стовка, дающая право на скидки и т.д.);

■ визитка спикера, отвечающего за работу, связанную с основной темой семинара;

■ папка или пакет с логотипом компании.

11. Рекомендуется также составить анкету для проведения неболь­шого опроса сразу по окончании семинара, чтобы определить наиболее удобный способ взаимодействия участников семи­нара с представителями компании, их интерес к дальнейшему развитию бизнеса, а также пожелания к проведению семина­ров (продолжительность, частота, место, темы и т.д.).

12. До мероприятия РR-менеджер проводит регулярную консуль­тационную работу с другими заинтересованными сотрудни­ками компании, которая включает:

■ проведение анализа ситуации;

■ информирование о настроении и заинтересованности участников;

■ разработку сценария проведения и регламентов высту­плений;

■ предоставление списка подтвердивших участие в семи­наре.

13. После выбора места проведения семинара составляется текст приглашений для рассылки по факсу и/или е-mail и для доставки с курьером, которые должны быть оформлены в соответствии с корпоративным стилем компании и содержать:

■ тему и примерную программу семинара;

■ имена и должности спикеров;

■ дату, время, название, адрес, схему расположения места проведения;

■ контактное лицо (телефон, факс, е-mail).

14. Сначала потенциальным участникам рассылаются приглашения по факсу (с получением подтверждения того, что факс прошел) или е-mail. В случае большого количества участников желательно вместе с текстом приглашения высылать форму обратной связи для самостоятельной регистрации приглашенных. Также для регистрации участников можно использовать интернет-форму на корпоративном сайте, т. е. в приглашении указывать ссылку на соответствующую страничку. В некоторых случаях это может быть удобно для потенциальных участников, особенно если приглашение - рассылается с помощью е-mail.

15. После рассылки первого приглашения делается звонок каждому получателю приглашения для подтверждения его участия в семинаре. В процессе телефонных звонков некоторым приглашаемым может понадобиться дополнительная информация о семинаре, поэтому РR-менеджер должен быть готов ответить на их вопросы. В процессе устного приглашения участников необходимо фиксировать комментарии приглашенных в письменной форме для составления списка вопросов, оценки ситуации и последующего консультирова­ния спикеров.

16. По результатам регистрации желающих принять участие в семинаре проводится курьерская рассылка напечатанного типографским способом приглашения. Такое приглашение рассылается в фирменном конверте компании и должно быть личным, поэтому рекомендуется использовать скла­дывающееся приглашение с корпоративной символикой и вкладышем с персональным обращением, а также текстом приглашения с обязательным указанием времени начала семинара, адреса, названия зала и здания (отеля и т. п.), в ко­тором он находится.

17.Еще один звонок участникам делается накануне семинара; он является напоминанием и сопровождается вопросом: «Не из­менились ли ваши планы относительно участия в семинаре?»

18. На мероприятие менеджеры компании (за исключением спикеров) должны прибыть не менее чем за час до начала регистрации. Одежда сотрудников должна соответствовать стилистике мероприятия (как правило, это деловой стиль). Обязательно должен быть именной нагрудный бедж. Помимо этого менеджеры должны иметь с собой:

■ сформированные информационные папки;

■ именные беджи для участников;

■ беджи для спикеров;

■ списки для регистрации;

■ таблички, указывающие путь внутри здания к залу, в ко­тором проводится мероприятие;

■ настольные таблички с именами спикеров;

■ табличку «Регистрация» на стол регистрации;

■ элементы наружной рекламы, необходимые для украше­ния зала, а также сопутствующую канцелярию.

19.Необходимо проверить степень готовности залов для семинара и фуршета, наличие столов для регистрации, а также украсить («отбрендить») помещение до начала регистрации, т. е. до прихода первых приглашенных. Заранее, до мероприя­тия (еще лучше до появления приглашенных), необходимо протестировать оборудование, используемое спикерами.

20.На столе президиума должна стоять минеральная вода и бокалы. Всем спикерам необходимо раздать программу меро­приятия.

21.За столом регистрации должно присутствовать не менее двух представителей компании. В больших помещениях один из представителей должен встречать участников у входа.

22.В случае доставки гостей транспортом представитель компа­нии должен встречать их у автобуса на месте прибытия.

23.Во время регистрации представители компании должны за­фиксировать в списках посещаемость участников, собрать их визитки или (при отсутствии таковых) координаты, предоставить им информационный пакет и дополнитель­ную информацию, при необходимости — оборудование для синхронного перевода с обязательной пометкой в списках регистрации о выдаче такового.

24.Во время регистрации всем участникам семинара желательно предложить чай, кофе или легкие прохладительные напитки.

25.Во время перерывов представители компании, ответственные за организацию мероприятия, должны по желанию самих участников организовать встречи со спикерами и тщательно следить за соблюдением регламента. Также по ходу мероприятия необходимо координировать работу служб, поддерживающих проведение мероприятия (служащие отеля, банкетная служба, технический персонал, обслуживающий оборудование и т.д.). Провести анкетирование участников, если оно запланировано.

26.В течение одного-двух дней после семинара менеджеры ком­пании проводят рассылку информационных материалов партнерам клиента, которые не смогли посетить семинар.

27.В течение недели после мероприятия целесообразно подго­товить и разослать благодарственные письма участникам семинара от имени компании с дополнительной информацией, которую участники запросили в своих анкетах.

28. Данные участников и их анкет необходимо внести в соответствующую базу для использования в дальнейшей работе, в том числе другими службами компании.

Дата добавления: 2014-01-04