Термины

Например: факторинг — продажа права на взыскание долгов; невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом).

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления {архаизмы и историзмы). Следует писать: не при сем направляем, а направляем; не сего года, а этого года (текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем; не настоящим акт составлен, а акт составлен.

При употреблении числительных в текстах документов следует помнить, что однозначные числа воспроизводятся словом а в случае, если есть указание меры — цифрой (не более пяти рейсов, но 9 кг). Составные числительные записываются цифрами за исключением тех случаев, когда числительное стоит в начале предложения (Сто наименований компакт-дисков, но комиссия забраковала пять объектов). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (до 16-го разряда). В финансовых документах наряду с цифровой записью дается словесная расшифровка.

унификация сокращений

Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам:. 1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно. 2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения. 3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы. 4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме случаев традиционных текстовых сокращений типа: г. (год), г. (господин), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт) и др.

В традиции русского делового письма предпочтительным является употребление страдательных конструкций вместо действительных. Например: не мы выполним, а нами будет выполнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено.

НО:. Например: Завод «Металлист» срывает поставку сырья. Руководитель кооператива не обеспечил технику безопасности.

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов.

Например:

глагольные сочетания: приказ — издается; контроль — возлагается; цена — устанавливается; задолженность — погашается; рекламация (претензия) — предъявляется; платеж — производится; счет — выставляется (оплачивается); оплата — производится (гарантируется);

именные сочетания: доводы — веские; цены — низкие, высо¬кие; скидки — значительные, незначительные; необходимость — настоятельная; сотрудничество — взаимовыгодное, плодотворное, успешное и т.п.

НЕЛЬЗЯ: дешевые цены, командированные расходы, осуществить оплату, представить справку (лексические ошибки). Недопустимы в текстах документов сочетания типа: дать кредит, большие скидки,.

При выборе устойчивого языкового оборота следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи. При употреблении сравнительной степени предпочтительнее сложная форма: менее важный, более сложный (а не важнейший, сложнейший). При выражении превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой: наибольший эффект, наименьший результат или сочетание положительной степени с наречием «наиболее»: наиболее важный.

Довольно часто в текстах документов встречаются ошибки, вызванные неправильным употреблением предлогов по, в, с, благодаря, из-за и некоторых другихТак, например, грамматическая ошибка| допущена в следующем предложении: На заводе немало сделано по улучшению качества продукции. Правильно было бы написать: На заводе немало сделано для улучшения качества продукции.

Предлог по не должен употребляться вместо предлога из-за, если указывается причина, связанная с поведением, действиями кого-либо. Например, неправильно построено предложение: Указание не выполнено по нераспорядительности администрации. Следовало написать: Указание не выполнено из-за нераспорядительности администрации. Исключением являются выражения: по невниманию, по небрежности, по вине.

Предлог благодаря употребляется только в тех случаях, когда речь идет о положительных изменениях; в случае негативных последствий следует употреблять предлог из-за (например: Благодаря высокой технической квалификации специалистов поставленная дача была решена на высоком техническом уровне, но: Из-за низкого качества строительных работ значительное время уйдет на устранение неполадок).

Следует обращать внимание на согласование предлогов с существительными. При этом необходимо знать, каким падежом управляет предлог. Так, например, с родительным падежом употребляются предлоги в отношении, во избежание, в целях, в течение, в продолжение, касательно, вследствие; с дательным падежом употребляются предлоги благодаря, в отношении к, применительно к, сообразно, согласно, по.

Типичным для официально-деловой письменной речи является употребление деепричастных оборотов (например: Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, дирекция считает...). Как отмечают специалисты, деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу (например: Учитывая...; Считая...; Принимая во внимание и т.д.).

Ошибка и употреблении деепричастного оборота допущена в следующем предложении: Проработав всего два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха. Правильно было бы сказать: Проработав всего два месяца, он испортил отношения с начальником цеха.

Итак, выбор языкового оборота из числа возможных при составлении деловой бумаги определяется: а) практикой употребления языкового оборота, т.е. степенью его употребительности; б) его правильностью с грамматической точки зрения (с учетом особенностей официально-делового стиля); в) степенью точности и лаконичности в описании управленческой ситуации.

Существенное значение для современной деловой переписки имеет тенденция расширения арсенала этикетных речевых средств. Наиболее продуктивные способы пополнение этикетного словаря: I) заимствование этикетных моделей из практики зарубежной деловой переписки 1) конструкции с так называемыми магическими словами: Мы счастливы предложить Вам...; Вы блестяще работаете...;...незаурядные творческие способности...; 2) использование архаизированных формул русского этикета, характерных для досоветского периода: имею честь сообщить Вам...; Позвольте засвидетельствовать свое почтение...; Прошу принять уверения в весьма высоком уважении... и др.); 3) создание этикетных фраз, передающих атмосферу доброжелательности, личного расположения: Мне было исключительно приятно провести время в отеле «Бриз»; Я был искренне рад тому, что встретил в Вашем лице радушного и заботливого хозяина; Пользуясь случаем, шлю Вам свои самые добрые пожелания.

Дата добавления: 2014-01-04