Облік касових операцій

План лекції

Тема 3.2 Облік касових операцій

1. Облік касових операцій

2. Облік операцій з іноземною валютою

3. Облік інших грошових коштів

Для планомірної організації грошового обігу в народному господарстві бюджетні організації, як і інші юридичні особи, зобо­в'язані зберігати свої вільні грошові кошти на рахунках у банку і витрачати їх, як правило, шляхом безготівкових розрахунків. Од­нак у своїй практичній діяльності кожна установа змушена використовувати і готівкові розрахунки, наприклад, за оплатою праці, стипендіями, авансами на господарські потреби та відрядження тощо.

Уся готівка, що знаходиться в розпорядженні установи чи цен­тралізованої бухгалтерії, зберігається в касі. Каса підприємства — це приміщення або місце, призначене для приймання, видачі та збе­рігання готівки, інших цінностей і касових документів, де, як прави­ло, ведеться касова книга. Посиленню контролю за витрачанням готівки сприяє суворе дотримання порядку здійснення касових опе­рацій, який регламентується «Положенням про ведення касових операцій в національній валюті в Україні», затвердженим поста­новою НБУ від 15.12.2004 р. № 637. Це Положення визначає порядок і терміни зберігання грошей у касі та видачі їх на різні цілі, правила оформлення касових документів, ведення касової книги, контролю законності касових операцій.

Розмір суми грошових коштів у касі на кінець кожного робо­чого дня обмежується лімітом, який щорічно встановлюється орга­нами ДКУ за погодженням з бюджетною установою. Для установ і організацій, які обслуговуються органами Державного казначейства України, порядок установлення ліміту каси визначено у Порядку відкриття рахунків у національній валюті в органах Державного казначейства України від 02.12.2002 №221.

Розрахунок і установлення ліміту каси проводяться установами, які обслуговуються в органах Державного казначейства України, самостійно на підставі розрахунку встановленого ліміту готівки в касі, що підписується головним (старшим) бухгалтером та керівником установи відповідно до вимог Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні.

Понад встановлену норму в касі можуть зберігатися гроші лише на виплату зарплати, стипендій, допомоги за тимчасовою непрацездатністю тільки протягом 3 робочих днів, включаючи день отримання готівки у банку. Після цього терміну не видані гроші здаються у банк і за першою вимогою установи видаються назад.

Приймання грошей у касу, їх зберігання та видачу здійснює спеціальна посадова особа — касир, який несе повну матеріальну відповідальність за збереження прийнятих ним грошових коштів та інших цінностей. При прийманні касира на роботу з ним укла­дається договір про повну матеріальну відповідальність за збере­ження грошей та інших цінностей у касі.

Касиру забороняється передовіряти виконання своїх функцій іншим особам. У разі необхідності тимчасової заміни касира (у зв'яз­ку з хворобою, відпусткою і т. ін.) виконання його обов'язків за письмовим наказом керівника покладається на іншого працівни­ка, з яким також укладається договір про повну матеріальну відповідальність. В установах, де за штатним розкладом не передбачено посади касира, виплата зарплати працівникам та оплата інших гро­шових витрат здійснюється через підзвітних осіб, призначених на­казом керівника установи.

Надходити готівка до каси бюджетної установи може з по­точного (реєстраційного) рахунка, як повернення невикористано­го авансу підзвітними особами, на відшкодування завданих уста­нові збитків, за платні послуги, за утримання дітей у дошкільних закладах, харчування працівників за місцем роботи, за спортивну форму, одержані путівки з частковою оплатою тощо.

Готівку в касу з поточних (реєстраційних) рахунків касир от­римує за іменним грошовим чеком. Організації, що обслуговують­ся установами банків, отримують у банку чекову книжку, яку збері­гають у касі разом з іншими цінностями. Тим же установам, що обслуговуються органами ДКУ, грошові чеки виписуються на підставі їх заявки та поданого доручення відповідним органом ДКУ. Порядок виплати готівки РК з реєстраційних рахунків регламен­тується «Порядком касового виконання державного бюджету за видатками», затвердженим наказом ДКУ від 22.01.2001 р. № 3.

Для оформлення документів на отримання зарплати, сти­пендій, допомоги, видатків на службові відрядження тощо РК по­дають до органів ДКУ заявку на видачу готівки, за формою, наве­деною у додатку до Порядку № 3 (у двох примірниках). Один при­мірник цієї заявки після видачі готівки повертається РК з відповід­ним відбитком штампа казначея, зберігається як обов'язковий до­кумент і є додатком до бухгалтерських регістрів, що підтверджу­ють обсяг та цільове спрямування бюджетних коштів.

Заявки на видачу готівки виписуються розпорядниками бюд­жетних коштів на осіб, з якими в них укладені договори про повну матеріальну відповідальність і які мають право отримувати і вида­вати кошти. У заявках на видачу готівки вказуються суми податку з доходів фізичних осіб, суми нарахувань до Фонду соціально­го страхування України та суми страхових внесків до Пенсійного фонду України, інші податки і обов'язкові платежі, які утримані та нараховані на фонд заробітної плати. При отриманні заробітної плати та прирівняних до неї платежів разом із заявкою на видачу готівки подаються платіжні доручення на перерахування сум податку з доходів фізичних осіб, сум нарахувань до Фонду соціаль­ного страхування України та сум страхових внесків до Пенсійного фонду України, інших податків і обов'язкових платежів, пов'яза­них з виплатою заробітної плати та інших соціальних виплат.

У заявках на видачу готівки розпорядники бюджетних коштів відмічають наявність чи відсутність заборгованості зі сплати по­датків.

На підставі перевіреної заявки органи ДКУ виписують на осіб, вказаних у заявці, грошові чеки на отримання готівки.

На підставі належно оформлених грошових чеків уповнова­жені особи розпорядників бюджетних коштів отримують готівку з поточних рахунків, відкритих в установах банків на ім'я органів ДКУ. Невикористана готівка повертається уповноваженими осо­бами розпорядників бюджетних коштів безпосередньо на цей са­мий рахунок за відповідними документами, при заповненні яких обов'язково вказується номер реєстраційного (спеціального реєст­раційного) рахунка, на який повинні бути зараховані кошти.

У разі прийняття рішень розпорядниками бюджетних коштів про придбання продуктів харчування та медикаментів за готівку ці розпорядники письмово повідомляють про це органи Державного казначейства України.

Здійснення видатків готівкою на придбання продуктів харчу­вання та медикаментів проводиться за тими самими документами, що й за перерахуванням, але за наявності на це дозволу головного розпорядника бюджетних коштів.

Після отримання готівки на продукти харчування, госпо­дарські товари і медикаменти до органів ДКУ подаються докумен­ти, які підтверджують здійснені видатки та взяття на облік (при потребі) матеріальних цінностей (акт придбання матеріальних цінностей, прибуткова накладна, роздавальна відомість з підписа­ми осіб, що отримали матеріальні цінності, тощо).

До каси можуть надходити гроші й з інших джерел. В усіх ви­падках при надходженні готівки бухгалтерією оформляється при­бутковий касовий ордер т. ф. № КО-1 з відривною квитанцією, яка після внесення необхідних записів видається на руки здавальнику грошей. Касові ордери дійсні лише в день їх оформлення.

Видача готівки з каси може проводитися, в першу чергу, в рахунок оплати праці, стипендій, допомоги за тимчасовою не­працездатністю, як аванс на господарські витрати та/або на відряд­ження, для зарахування на поточні (реєстраційні) рахунки тощо. Оформляється видача готівки видатковим касовим ордером (т. ф. № КО-2), який підписують керівник і бухгалтер установи. Прибут­кові та видаткові касові ордери, перш ніж вони будуть передані касиру, реєструються у спеціальному журналі (т. ф. № КО-3). При цьому їм надаються порядкові номери. Нумерація касових ордерів наскрізна з початку року, окремо прибуткових і окремо видатко­вих. Оформлені касові ордери передаються бухгалтером особисто касиру. Видавати їх на руки особам, що отримують чи вносять кош­ти, заборонено.

Оплата праці, видача стипендій тощо може здійснюватися на основі розрахунково-платіжних відомостей, на кожній з яких по­винен бути дозвільний підпис керівника та головного бухгалте­ра. Після закриття таких відомостей на фактично виплачену суму складається видатковий касовий ордер (на кожну відомість окре­мо).

В установах, які мають велику кількість підрозділів або обслу­говуються централізованою бухгалтерією, виплата зарплати може здійснюватися за письмовим наказом керівника іншими, крім ка­сира, особами, з якими також укладають письмові договори про повну матеріальну відповідальність. Якщо через віддаленість об­слуговуючої установи розрахунково-платіжна відомість не може бути повернена довіреною особою в касу протягом трьох днів, ви­плата зарплати оформляється через підзвітних осіб.

Видача грошей окремим особам відбувається за умови пред'яв­лення документа, що засвідчує особу одержувача (паспорта, по­свідчення і т. ін.). Касир у видатковому ордері фіксує відповідні дані цього документа: назву, номер, ким і коли виданий. Усі додатки до прибуткових та видаткових касових ордерів (акти, накладні, повідомлення тощо) повинні гаситися спеціальним штампом або написом від руки («Оплачено», «Одержано» і т. ін.) для запобіган­ня можливості їх повторного використання.

Аналітичний облік і контроль руху грошових коштів касир веде у касовій книзі (т. ф. № КО-4). Записи у касову книгу виконуються у двох примірниках через копіювальний папір. При цьому другий примірник є відривним і слугує звітом касира, який щоденно разом з прибутковими і видатковими документами передається касиром під розписку бухгалтеру. Контроль за правильністю ведення касо­вої книги та здійсненням касових операцій покладено на головно­го бухгалтера установи.

Касова книга може вестись за допомогою технічних засобів. При цьому паралельно формуються дві ідентичні машинограми «Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира», реквізити яких повинні повністю відповідати т. ф. № КО-4. У кінці місяця всі при­мірники «Вкладних аркушів касової книги» брошуруються, підпи­суються керівником і головним бухгалтером і зберігаються як регістр аналітичного обліку.

У бухгалтерії звіти ретельно перевіряються, звіряються з пер­винними документами, після чого у звіті за кожною господарською операцією проставляється кореспонденція рахунків.

Для синтетичного обліку наявності та руху грошей у касі при­значений активний рахунок 30 «Каса», який має два субрахунки:

301«Каса в національній валюті»;

302«Каса в іноземній валюті».

Основні бухгалтерські проведення з обліку руху готівки у на­ціональній валюті України наведено в табл. 1.

На підставі касових звітів з указаною кореспонденцією ра­хунків здійснюють записи в «Накопичувальну відомість за касови­ми операціями — Меморіальний ордер № 1» т. ф. № 380 (бюджет) та в «Картку аналітичного обліку готівкових операцій», затверд­жену наказом ДКУ від 06.10.2000 р. № 100. В останній за кожним звітом касира записують надходження і видаток та виводять зали шок на кінець дня готівки за кожним кодом функціональної та еко­номічної класифікації видатків (окремо за загальним фондом та видами коштів спеціального фонду). У централізованих бухгалте­ріях складається окрема картка для кожної установи, що обслуго­вується такою бухгалтерією, та загальна картка для всіх установ. Картка відкривається на місяць. За її даними здійснюють контроль за дотриманням касової дисципліни у питанні цільового викорис­тання готівки за призначенням.

Дата добавления: 2014-01-04