V. Создание отчетов

Запрос на создание новой таблицы

Это запрос берет данные, собираемые вместе согласно определенному критерию, и создает новую таблицу для БД. Создается подобно запросу на выборку.

Пример. С помощью запроса создать новую таблицу, содержащую следующие данные о студенте: ФИО, группа, адрес, телефон, дата рождения.

Для этого:

1. Выбрать таблицы, где имеются нужные поля, затем поля.

2. Изменить тип запроса – Создание таблицы (группа Тип запроса).

3. В диалоговом окне «Создание таблицы» указать имя новой таблицы и режим создания её в текущей базе данных.

При запуске запроса после подтверждения добавления записей новая таблица будет создана.

Отчет создается для вывода данных на печать. Структура отчета может быть сформирована на основе таблиц и на основе запросов. В отчетах можно группировать информацию по нескольким уровням по любому выбранному полю, выполнять сортировку. В отчетах можно выполнять вычисления по заданному полю.

Если отчет создается автоматически, то он может быть создан только на основе одной таблицы или запроса, соответственно в нем могут быть поля из одной таблицы или запроса.

Пример. Создать отчет по таблице «Изучаемые предметы».

Для этого:

1. Вкладка Создание – группа Отчеты – Отчет.

В режиме Конструктор отчет можно редактировать, используя область заголовка отчета, раздел верхних и нижних колонтитулов, область данных и область примечаний отчета. В отчете для вывода текущей даты, времени и подсчета числа страниц отчета использованы функции Date(), Time() и Page.

Если отчет создается через Мастер отчетов, то он может быть создан на основе нескольких таблиц или запросов. Соответственно в нем могут быть поля из нескольких таблиц или запросов.

Пример 1. Создать отчет, содержащий основные данные о студенте (на основе таблиц «Список студентов» и «Личные данные»).

Для этого:

1. Вкладка Создание – группа Отчеты – Мастер отчетов.

2. В появившемся окне «Создание отчетов» выбрать из первой таблицы поля, которые войдут в будущий отчет.

3. В поле «Таблицы и запросы» выбирается другая таблица, затем поля в ней.

4. Далее последовательно выбираются уровни группировки данных по какому-либо из полей, порядок сортировки записей, вид макета для отчета (например, табличный), ориентация.

5. На последнем шаге работы задается имя отчета.

Созданный отчет обычно представлен в режиме предварительного просмотра.

В отчет можно помещать вычисления. Для этого используется элемент управления типа «Поле», выбираемый на панели элементов. Элемент «Поле» должен размещаться в области «Примечание отчета». Внутри поля вводится формула для вычисления, например, = имя функции([имя поля]).

Пример 2. В созданном выше отчете вычислить размер максимальной стипендии.

Для этого:

1. Открыть отчет в режиме Конструктор.

2. Увеличит область «Примечание отчета» путем протягивания за нижнюю часть этой области.

3. На панели элементов выбрать элемент «Поле» и в области «Примечание отчета», зажав левую кнопку мыши, создать поле для ввода формулы (слева появится поле с надписью «Поле 23:» и справа поле с надписью «Свободный»).

4. В поле с надписью «Свободный» ввести формулу для расчета вида: =Max([Стипендия]). Через контекстное меню и команду «Свойства» формат поля может быть изменен на денежный.

5. В поле с надписью «Поле 23:» ввести поясняющий текст вида: Максимальный размер стипендии.

Ввод формулы для расчета может быть автоматизирован благодаря использованию построителя выражений. Для этого после выбора в контекстном меню поля «Свободный» команды Свойства, выбрать вкладку «Данные» и через строку «Данные» вызвать «Построитель выражений». В левом нижнем поле окна построителя из списка выбрать: Функции – Встроенные функции – Статистические и имя функции – Max. В качестве аргумента этой функции выбрать из списка Таблицы, таблицу «Личные данные» и поле «Стипендия».

Сформированная с помощью построителя выражений формула будет иметь вид: =Max([Личные данные о студентах]![Стипендия]).

Вычисления по заданному полю могут быть заданы сразу при создании отчетов.

Пример 3. Создать отчет, вычисляющий средний балл каждого студента. Студентов сгруппировать по учебным группам. В отчете должна быть информация о группе, сдаваемых предметах, полученных оценках.

Для этого:

1. Выбрать из таблиц поля, которые войдут в будущий отчет (ФИО, Группа, Предмет, Оценка).

2. Выбрать (или подтвердить выбранный мастером) вид представления данных.

3. Выбрать группировку данных по полю «Группа».

4. Задать порядок сортировки записей и для выполнения вычислений в отчете выбрать кнопку «Итоги».

5. В окне «Итоги» выбрать вычисление среднего (функция Avg) по полю «Оценка».

6. Далее выбирается вид макета для отчета, ориентация, стиль оформления отчета.

7. Указывается имя отчета.

Дата добавления: 2014-01-04