Особова справа

Особова справа – сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Особова справа посідає основне місце в системі персонального обліку працівників. За матеріалами особової справи вирішуються питання використання працівника на роботі, присвоєння спеціальних почесних та військових звань, нагороджування, обчислювання трудового стажу для виплати надбавок та призначення пенсії.

Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або по структурних підрозділах згідно зі штатним розписом. Справи на матеріально відповідальних осіб зберігаються окремо. Кожній особовій справі присвоюється номер відповідно до номера у штатно-посадовій книзі. Цей номер записується у алфавітну книгу особових справ.

Оформлюються справи на всіх працівників після зарахування їх на роботу. Спочатку до справи заносяться документи, що відображають процес приймання на роботу, потім – документи, пов’язані з трудовою діяльністю працівника в установі чи організації.

Особова справа включає такі документи:

1) особовий листок з обліку кадрів з фотографією працівника 4×6 см;

2) автобіографія;

3) копії документів про освіту, вчений ступінь, підвищення кваліфікації тощо;

4) перелік наукових праць;

5) характеристики чи рекомендаційні листи;

6) копії наказів (розпоряджень) про прийняття (призначення), переведення, звільнення, чи витяги з цих наказів;

7) документи, на основі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення – контракт, подання тощо;

8) матеріали проведення атестації;

9) додаток до особового листа;

10) опис документів.

Особовий листок з обліку кадрів узагальнює біографічні дані працівника, освіту, роботу в минулому, відношення до військової служби, сімейний стан тощо.

Автобіографія – документ, у якому особа власноруч подає опис свого життя та діяльності в хронологічній послідовності.

Характеристика – документ, що відображає думку адміністрації та громадських організацій про певного працівника, оцінює його службову, громадську діяльність, ділові якості та моральні риси.

Копії документів про освіту та ін. завіряються і вносяться в особову справу за наявності безпосередньо самого документа.

Додаток до особового листка слугує для оперативного внесення змін (переміщення по службі, зміна прізвища, сімейного стану, освіти, кваліфікації тощо) та розміщення позначок про перевірки наявності змін в особовій справі.

Опис документів особової справи містить їх порядкові номери, індекси, найменування, кількість аркушів. Складається при первинному оформленні особової справи. Всі документи, що надходять після оформлення особової справи вносяться в опис додатково. Опис унеможливлює підміну документів.

Усі документи розміщуються в хронологічному порядку, підшиваються до справи, зберігаються протягом усього часу праці особи на підприємстві; оскільки особова справа є документом тривалого зберігання, її вкладають в тверду обкладинку, на якій пишуть повну назву підприємства, номер справи, ПІБ особи (у називному відмінку), дата заведення (день прийняття на роботу) та закінчення особової справи (день звільнення).

Доступ до особових справ обмежений; вони зберігаються на рівні з таємними документами. Їх розміщують у сейфах чи у спеціально пристосованих залізних шафах, що замикаються. Відповідальність за зберігання особових справ покладається на начальника відділу кадрів, референта з персоналу, секретаря чи іншу відповідальну особу, призначену керівником.

Видаються особові справи для службового користування лише особам, коло яких визначається керівником установи. Її не можна затримувати понад добу, виносити за межі підприємства, виправляти записи, вносити чи вилучати документи, видавати особі, на яку вона заведена.

Щоб запобігти втраті особової справи, на неї ведуть контрольну картку. Вона залишається у відділі кадрів на період видачі особової справи. Після повернення особової справи у контрольній картці ставиться дата повернення. У разі відправлення особової справи поштою в картці вказується дата відправлення, адресат, вихідний номер супровідного листа, дата повернення особової справи. Після передачі особової справи в архів контрольна картка знищується.

Після звільнення працівника особова справа вилучається та зберігається у відділі кадрів 2 роки. Після цього здається на зберігання на 73 роки. Загальний термін зберігання – 75 років. В архіві особові справи зберігаються окремо від інших документів.

Дата добавления: 2014-01-04