Функції та підсистеми управління проектами

Специфіка методології управління проектами викликає необхідність виокремлення основних функцій, тобто тих завдань, які розв'язуються проект-менеджерами в процесі реалізації проекту, а саме:

· прогнозування та планування проектної діяльності;

· організація роботи;

· координація й регулювання процесів розробки і реалізації проекту;

· активізація і стимулювання праці виконавців;

· облік, контроль і аналіз ходу розробки і реалізації проекту.

Основними функціями проектного менеджменту, які визначені Американським інститутом управління проектами та спрямовані на управління цілями, є: управління обсягом робіт, якістю, витратами, часом.

Оскільки цілі, завдання, роботи, їх обсяг змінюються, то виникає необхідність управління предметною сферою проекту або його обсягом. Інколи цю функцію називають "управління результатами", "управління роботами або обсягами".

Для проекту повинні бути встановлені вимоги і стандарти якості результатів, за якими оцінюється успішність проекту. Це забезпечує виконання такої функції, як управління якістю.

Функція управління витратами – це фінансовий контроль, здійснюваний шляхом накопичення, аналізу та складання звітів за витратами проекту.

У кожному проекті встановлюється період часу і терміни його виконання. Управління часом передбачає планування, складання календарних графіків та їх контроль для забезпечення вчасного виконання проекту.

Кожний проект має також установлений бюджет, але для того, щоб він був здійснений в рамках бюджету, необхідне управління вартістю.

Додатковими функціями, які спрямовані на управління певними об'єктами, є:

· управління персоналом або людськими ресурсами. У проекті виникає коло обов'язків, пов'язаних з підбором кадрів, розподілом обов'язків, організацією ефективної роботи команди, плануванням і контролем їх роботи. Тому ця функція включає спрямування і координацію діяльності людей, залучених до проекту;

· управління комунікаціями або інформаційними зв'язками передбачає накопичення інформації, якою обмінюються члени проектної команди, керівництво, і сприяє успішному завершенню проекту;

· управління контрактами та забезпечення проекту передбачає проведення відбору, переговорів та підписання замовлень, контроль за поста­чанням матеріально-технічних ресурсів;

· здійснення проекту пов'язане з невизначеністю різних елементів, тобто з ризиком. Знизити його можна при виконанні функції «управління ризиком», що включає сукупність дій, пов'язаних з визначенням ступеня ймовірності виникнення ризику в проекті; управління проектною інтеграцією забезпечує координацію всіх функцій проекту. Саме поєднання цих функцій та інструментів їх реалізації забезпечує виконання проекту, дає змогу досягнути бажаного результату.

При розгляді і оцінюванні діяльності з управління проектами можна виділити ряд аспектів (підходів). Найбільш поширені з них: функціональний, динамічний, наочний.

Функціональний аспект відображає загальний підхід до проблеми управління і припускає розгляд основних функцій управління (видів управлінської діяльності): аналіз; планування; організація; контроль; регулювання.

Функції управління вважаються центральним поняттям: вони викону­ються на всіх рівнях управлінської діяльності, в кожній фазі реалізації про­екту, для всіх його процесів і керованих об'єктів (елементів). Послідовність функцій управління утворюють своєрідний цикл, представлений на рис 2.5.

Рис. 5. Функції менеджменту [9]

Регулювання можна вважати наступним рівнем управління і початком нового циклу:

1. Аналіз відхилень фактичного стану справ від плану;

2. Планування робіт з ліквідації відхилень;

3. Організація діяльності з ліквідації відхилення;

4. Контроль виконання відкоректованих планів і т. д.

Аналіз стану, в якому перебуває проект, потрібний у кожен момент, якщо з'являється необхідність втрутитися в хід виконання робіт. З аналізу починається вся робота над проектом, аналізу підлягають всі елементи про­екту: терміни виконання робіт, ступінь ризику, фінанси, кадри, хід проектування, постачань і виконання будівельних і монтажних робіт, якість результатів і т. д.

Планування є основоположною функцією в діяльності з управління процесом реалізації проекту, що підтверджується багаторічною практикою роботи в цій області. Плануванню підлягають виконання проектних робіт, закупівля технології, матеріалів і устаткування, будівельні і монтажні роботи, здача об'єктів в експлуатацію і под. Плани роботи над проектом можуть структуруватися відповідно до розділення проекту на процеси, що відображають логіку розвитку проекту від його початкових етапів до завершення робіт над проектом. Кожен із цих етапів (або робіт усередині цього етапу) є самостійним рівнем у структурі процесу реалізації проекту.

Для кожної фази проекту визначається вартість і розраховуються календарні плани (графіки) виконання робіт. Графіками виконання робіт регла­ментуються витрати ресурсів і терміни проведення робіт. План реалізації проекту і пов'язані з ним графіки повинні у разі потреби переглядатися з урахуванням умов його виконання, що змінюються.

Найважливішим напрямом планування є оцінка вартості проекту. Для планування вартості проекту застосовуються чотири типи оцінок, які послідовно уточнюють вартість проекту залежно від ступеня готовності проектних робіт: оцінка життєздатності; факторна оцінка; наближена оцінка; остаточна оцінка.

Виконання розроблених планів реалізації проекту забезпечується організаційною діяльністю. Успіх будь-якого проекту багато в чому залежить від правильного підбору персоналу. Тому основним завданням організаційної діяльності є створення колективів для роботи над виконанням проекту і забезпечення їх ефективної праці.

Динамічний підхід до управління проектом припускає розгляд у часі процесів, пов'язаних з основною діяльністю щодо виконання проекту і включає в себе:

1) аналіз проблеми;

2) розробку концепції проекту;

3) базове і детальне проектування;

4) будівництво;

5) монтаж, наладку, пуск, експлуатацію, демонтаж.

Наочний підхід визначає об'єкти проекту, на які спрямоване управління. Таких об'єктів у складі проекту щонайменше два типи.

Перший тип – виробничі об'єкти. Їх склад визначається характером проекту. Другий тип є об'єктами (елементи), пов'язаними з діяльністю із забезпечення реалізації проекту, зокрема: фінанси; кадри (персонал); маркетинг; ризик; матеріальні ресурси; якість; інформація [4;7].

Дата добавления: 2014-01-04