Документи внутрішнього користування: пропозиції, звіти, накази

Особливості написання ділових листів за кордон.

(Хміль с.168)

Діловий лист закордонному партнерові повинний бути складений мовою адресата. При неможливості це зробити - труднощі з перекладом на рідкісну мову - припустимо складання листа англійською мовою як найпоширенішої в діловому світі. Відправлення листа російською мовою (крім випадків, коли ваш партнер вільно володіє нею) украй небажано, тому що можуть виникнути труднощі з перекладом і затримка з відповіддю.

Слова «Пан» і «Пані» завжди скорочуються до «Г-н» і «Г-жа». Вони ніколи не вживаються самостійно, без прізвища. З іншого боку, такі звання і титули, як генерал, полковник, професор або президент, переважно писати цілком, особливо на конверті листи.

Якщо ж ви хочете послати лист особисто кореспонденту, у такому випадку після прізвища варто поставити «особисто» («Confidential» - Англія, США).

Звіт – документ, в якому повідомляється про виконання роботи, надання послуги і т.ін.

Пропозиції (зауваження) – звернення громадян, в яких висловлюють поради, рекомендації щодо діяльності посадових осіб, а також думки щодо врегулювання службових відносин та умов праці.

Наказ - розпорядження керівника організації, основний розпорядницький службовий документ (правовий акт) повсякденного керування, що містить норми, які є обов'язковими для виконання підлеглими.

Накази можуть віддаватися усно і письмово. Бувають:

1) Щорічні -служать для загальної регламентації роботи організації протягом року (керівник організації визначає (уточнює) розпорядок дня, регламент роботи служб, повідомляє склад постійно чинних комісій, порядок організації, охорони, пропускного режиму);

2) Повсякденні -видаються для регламентації повсякденної діяльності організації по найбільш загальним напрямкам (прийняття на роботу, звільнення, переміщення співробітників по службі, вибуття співробітників у відпустки, відрядження, організація понаднормових робіт);

3) Спеціальні -видаються для регламентації діяльності організації по тим або іншим напрямкам (питання фінансово-економічної діяльності організації, наприклад, пов'язані з виплатою грошової винагороди за підсумками року або кварталу. До числа спеціальних наказів відносяться накази про поздоровлення і заохочення найбільш заслужених співробітників організації);

4) Надзвичайні -регламентують діяльності організації в якійсь надзвичайний період (конкретно визначається порядок дій посадових осіб і їх повноваження);

5) Інші -видаються в міру необхідності для упорядкування рішення окремих повсякденних питань (тимчасова передача службових повноважень іншим особам, сезонна зміна розпорядку дня роботи організації).

Резолюція - знак того, що документ, доставлений на вашу адресу, не просто побував у вас у руках, але і лишив своїм утриманням якийсь слід у вашій пам'яті, більш того - дуже часто резолюція носить не стільки ознайомлювальний, скільки директивний характер і містить конкретні вказівки (або рекомендації) по роботі вашим підпорядкованим (або колегам).

Резолюції повинні бути властиві: стислість; адресність, наявність терміна виконання документа; конкретність (тобто що саме потрібно тлумачення вашого відношення до викладеного.

Приклади резолюцій:

а) резолюції ознайомчого характеру: «Ознайомлений (дата, розпис, прізвище)»;

б) стверджувальні резолюції: «Згодний (дата, розпис, прізвище)», «Узгоджено»; «Не заперечую»; «Приймається до розгляду»;

в) директивні резолюції: «Заступнику гол. адміністрації міста N м. Бєляєву Д. В. отказать через технічні причини»; «Начальнику відділу кадров Ломейко Т. Р. звільнити з 11.11.08 р.»; «Гол. інженеру Шувалову Я. П. визначити терміни ремонту цеху № 5, про виконання доповісти»;

г) інші резолюції: «Панишвілі 3. уточнити терміни приїзду фахівців із наладки устаткування. Повідомте результат Верченко Р.А.»; «Амбарцумяну Ю.Ш., Тольскому Я. посприяти в одержанні даних».

Резолюція ставиться на першому листі документа, як правило, у верхній його частини справа від реквізитів відправника (або на полях документа). Писати необхідно ручкою, по можливості крупно і розбірливо, без скорочень. Особливо чітко прописуйте прізвища та ініціали виконавців, а також дату виконання.

Не «приукрашивайте» резолюцію знаками оклику, масивними багатократними підкресленнями. Нарешті, не забудьте лишити наприкінці резолюції дату ознайомлення з документом, власний підпис, а в необхідних випадках - і прізвище.

Не предрішайте своєю резолюцією долю підприємства або людини. Пам'ятаєте, що виконавець, отримавши документ із резолюцією «Розібратися і строго покарати», надалі буде не стільки «розбиратися», скільки підбирати для провиненого, можливо мнимого, покарання - адже самий начальник відписав... Такі резолюції позбавлені змісту рівно наполовину, оскільки потреба в розгляді перекреслюєються другою частиною резолюції.

Не зловживайте словом «Терміново» - лишайте своїм співробітникам по можливості більше часу для підготування документа або рішення по ньому, це неминучо відіб'ється на якості його відпрацьовування.

І останнє, але проте дуже важливе зауваження по резолюціях: контролюйте особисто проходження і виконання найбільше важливих документів.

Резюме на документах. Резюме пишеться у всіх тих випадках, коли накладення на документ резолюції по якимось причинам буде недостатнім. Тобто відразу дати хід документу не рекомендується і можливо над ним необхідно грунтовно попрацювати.

Дата добавления: 2014-01-04