Тема 1.5. Документы и документооборот в бухгалтерском учете

Тема 1.4. План счетов бухгалтерского учета

Планом счетов бухгалтерского учета называют перечень счетов, отражающий систематизированную группировку необходимой информации о всесторонней хозяйственной деятельности, хозяйствующего субъекта.

Единый План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и Инструкцию по его применению утверждены Министерством финансов РФ, используется на всей территории страны организациями и предприятиями независимо от их ведомственной подчиненности, форм собственности и организационно-правовых форм.

В едином Плане счетов предусмотрено около 100 счетов. Однако производственные организации используют около 70 счетов. Предусмотренные в плане счетов счета применяются организациями в зависимости от потребности.

В Инструкции по применению Плана счетов раскрыты краткое экономическое содержание и назначение каждого счета, определен порядок ведения синтетического учета, приведена типовая схема корреспонденции того или иного счета с другими синтетическими счетами.

План счетов состоит из восьми разделов, включающих основные (балансовые) счета, а также перечня забалансовых счетов. План счетов содержит следующие разделы:

1. Внеоборотные активы

2. Производственные запасы

3. Затраты на производство

4. Готовая продукция и товары

5. Денежные средства

6. Расчеты

7. Капитал

8. Финансовые результаты

Все синтетические счета имеют двухзначный номер (от 01 до 99). Субсчета отдельных синтетических счетов нумеруются по порядку в пределах каждого счет. Номера субсчетов добавляются к номеру синтетического счета.

Забалансовые счета даны в приложении к Плану счетов. Они нумеруются по порядку тремя знаками (001 – 011).

Все хозяйственной операции находят отражение на счетах бухгалтерского учета на основании первичных документов. К первичным документам относятся приходный и расходный кассовые ордера, счет, товарно-транспортная накладная, доверенность на получение чего-либо, платежные поручение, чек из чековой книжки и т.д.

Порядок работы бухгалтера с первичными документами регламентируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Первичный документ составляется в момент совершения операции или сразу же после ее окончания с использованием типовой формы. Каждый первичный документ отражает одну совершенную хозяйственную операцию. Под хозяйственный операцией понимается отражение в бухгалтерском учете движения имущества предприятия, осуществляемое в денежной форме с использованием двойной записи.

К первичным документам предъявляются определенные требования.

Документ имеет обязательные реквизиты:

- Наименование документа

- Название и юридический адрес сторон участвующих в хозяйственный операции

- Дата составления документа

- Содержание хозяйственный операции (примеры: расходный, кассовый ордер, платежный поручение и т.д.)

- Измерители осуществляемой операции

- Наименование должностных лиц, ответственных за операцию

- Подписи лиц, составивших документ, и их расшифровка.

Для правильного составления документа необходимо:

- Заполнять документ на бланке ручкой или с применением ЭВМ

- Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа

- Точно излагать содержание документа

- Четко и разборчиво писать текст и цифры

- Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать

- Сумму в денежных документах указать цифрами и прописью

- Снабжать документ необходимыми разборчивыми подписями с указанием должностей лиц, подписавших документ.

Бухгалтерские документы подразделяются:

По назначению

По способу отражения хозяйственных операций

По месту составления

По способу охвата операций

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, комбинированные и документы бухгалтерского оформления.

Распорядительные документы содержат в себя приказ, распоряжение или дают право на совершение операции (платежные поручение, доверенность, распоряжение о проведении инвентаризации и др.).

Эти документы не подтверждают факта совершения операции и не являются основой для отражения ее в учете.

Оправдательные документы оформляются уже совершенную операцию (инвентарные опись, различные акты) и служат основанием для отражения хозяйственной операции в учете.

Комбинированные документы содержат в себе распоряжение и одновременно оформляют уже совершенную операцию (приходные и расходные кассовые ордера, накладные). Использование в учете комбинированных документов сокращает их общее количество, ускоряет обработку и уменьшает расходы предприятия на приобретение документов.

Документы бухгалтерского оформления составляются и используются для нужд бухгалтерии (справки об ошибках, обнаруженных в учетных записях, различные расчеты).

По способу отражения хозяйственных операции документы подразделяются на первичные и сводные.

Первичный документ составляются в момент совершения операции и является первым свидетельством хозяйственных операции (накладные, кассовые ордера, акты).

Сводный документ составляются на основании первичных документов и обобщает сведения, содержащихся в них (товарные, кассовые отчеты) что позволяет осуществлять контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются и имеют юридическую силу только на самом предприятии (платежные ведомость, инвентарная опись и др.). Внешние документы поступает на предприятие с других предприятий (счет-фактура, товарно-транспортная накладная и другие).

По способу охвата операций первичные документы подразделяются на разовые, накопительные и группировочные.

Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию (наряд на работе).

Накопительные документ отражая однородные разовые операции в последовательности порядка их составления. Накопительные ведомости составляются по приходу материалов на склад, расходу материалов со склада, по приходу денег в кассу и др.

Группировочным считается документ, в котором отражается информация из однородных разовых документов, сгруппированных по тем или иным видам материалов, затрат и т.д.

Все документы до записи их по счетам предварительно должны быть обработаны. Выделяют следующие этапы обработки бухгалтерских документов:

проверка документов:

- проверка соблюдения формы, реквизитов.

- проверка законности совершения операции

- арифметическая проверка.

- таксировка (выражается в переводы натуральных измерителей в денежные ценах количество)

группировка документов по однородным признакам (по кассе, расчетному счету)

перенос содержания документов в учетные регистры.

подшивка по группам документов и передача в архив.

Особое внимание уделяется проверке документов. При получении документа должна быть проведена проверка полноты его содержания (формальная проверка), арифметическая проверка (счетная) и проверка по существу (логическая).

При формальной проверке проверяют наличие необходимых реквизитов, подписей, нет ли в нем подчисток, помарок, не оговоренных исправлений.

Счетная проверка позволяет установить правильность арифметических расчетов, результатов таксировки. Эта проверка является обязательной.

Цель проверки по существу – выявить законность зафиксированной в документе хозяйственной операции.

После этого документы группируются по необходимыми для бухгалтерского учета однородным признакам.

Затем на каждом первичном документе указывают корреспонденцию счета (делают контировку) и суммы хозяйственных операций по бухгалтерским проводкам записывают в учетные регистры.

Под документооборотом понимается движение документов от момента их составления или получения от других организации до передачи в архив.

Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля.

Основные этапы документооборота:

- составление и оформление документов

- движение документов по рабочим местам

- прием документов в бухгалтерии

- обработка документов в архив.

Процесс документооборота регулируется графиком, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия.

Контроль за процессом документооборота на предприятии осуществляет главный бухгалтер.

Инвентаризация – это способ определения фактического наличия товарно-материальных ценностей на предприятии и сверка их с данными бухгалтерского учета.

Основные задачи инвентаризации:

1. Выявление фактического наличия имущества на предприятии

2. Контроль за сохранностью имущества путем сопоставления фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета

3. Проверка соблюдения правил и условий хранения имущества

4. Проверка реальности стоимости учтенного в балансе имущества.

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета предприятие самостоятельно определяет количество инвентаризаций в отчетном периоде, даты их проведения. Кроме этого, обязательно проводятся инвентаризации в следующих случаях:

1. При передаче имущества предприятия в аренду, выкупе, продаже

2. Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности

3. При смене материально-ответственных лиц

4. При установлении фактов хищений, а также порчи ценностей

5. В случае пожара или стихийных бедствии

6. При переоценке имущества

7. При реорганизации и ликвидации предприятия.

Ответственность за полноту и правильность проведения инвентаризаций несет руководитель предприятий. Главный бухгалтер обязан контролировать соблюдение порядка проведения инвентаризации.

Инвентаризацию можно разделить на 4 этапа:

Подготовительный

Проверка фактического наличия материальных ценностей

Документальное оформление результатов инвентаризации

Утверждение руководителем результатов инвентаризаций.

Инвентаризацию подлежат все имущество предприятия, числящиеся на балансе, независимо от его местонахождения, а также материальные ценности и денежные средства, не принадлежащие организации, но числящиеся на бухгалтерском учете, в том числе находящиеся на ответственном хранении, арендованные и другие.

Проведение инвентаризации оформляется инвентаризационной описью. Наименование материальных ценностей и их количество показываются в описи по номенклатуре в единицах измерения, принятых в учете.предварительные результаты инвентаризации комиссия выводят немедленно материалы инвентаризации передаются руководителю и главному бухгалтеру.

Окончательный результат инвентаризации оформляются в бухгалтерии актом результатов проверки ценностей или сличительной ведомостью.

Закон о бухгалтерском учете предусматривает следующий порядок регулирования расхождений фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета:

Ценности, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию по рыночной стоимости и занесению на результат хозяйственной деятельности предприятий с последующим установлением причин возникновения излишков и виновных лиц.

Недостача. а также порча относятся на счет виновных лиц. В случаях когда виновники не установлены, убытки от недостач списываются на финансовые результаты или увеличение расходов.

Процесс учетной регистрации хозяйственных операций можно представить в виде следующей схемы:

В документах регистрируется каждая операция, в синтетических и аналитических счетах ведутся текущий учет и группировка средств и операций предприятия, в балансе периодически обобщается и отражается в денежной оценке на определенную дату состояние средств предприятия и их источников.

Каждая хозяйственная операция оформленная документом, отражается в том или ном учетном регистре. Сведения из первичных документов переносятся в учетные регистры.

Учетные регистры представляют собой специальным образом разграфленные листы, в которые производится текущие учетные записи хозяйственных операций. Запись хозяйственных операции в регистры называется учетной регистрацией.

Отражение хозяйственных операций в учетных регистрах – второй этап учетных работ. В учетных регистрах группируются и систематизируются по счетам данные о состоянии и движении хозяйственных средств и источников их образования.

Записи в учетных регистрах используются для контроля за хозяйственной деятельностью предприятия, последующего экономического анализа и подготовки рекомендаций с целью принятия управленческих решений. По данным, приведенным в учетных регистрах, определяется финансовой результат работы предприятия.

Учетные регистры классифицируются по внешней форме, по видам учетных записей, по общему содержания.

1. По внешней форме учетные регистры могут быть свободными листами, карточкам и книгами.

- Свободные листы изготавливаются в типографии на отдельных листах бумаги, определенным образом разграфленных.

Они обязательно имеют название (журнал-ордер, ведомость) указание периода, на который рассчитан учетный регистр (месяц, квартал),таблицу для ведения учетных записей.

Удобство их использования заключается в том, что они не скреплены между собой и поэтому могут заполнятся несколькими работниками одновременно.

- Карточки по существу похожи на сводные листы по изготовлены из более плотной бумаги и имеют меньший размер.

Они используются как правило, для ведения аналитического учета ТМЦ, различного рода расчетов и затрат на производство.

Обязательными реквизитами карточек считаются наименование предприятия наименование и код синтетического счета, наименование и код аналитического счета единица измерения, количество.

- Книги, как учетные регистры, отличаются тем, что помещенные в них листы с отпечатанными таблицами скреплены переплетом.

Листы учетных книг от начало и до конца последовательно нумеруются. Все листы прошнуровываются, скрепляются печатью и надписью. “Прошнуровано и пронумеровано страниц” с подписями ответственных лиц.

Достоинство книг в том, что переплет – надежное средство сохранности листов с учетными записями от различного рода потерь и злоупотреблений.

В настоящее время книги в качестве учетных регистров в основном используются для учета денежных средств – кассовая книга.

2. По содержанию учетные регистры делятся на: регистры синтетического учета и, регистры аналитического учета.

Регистры синтетического учета предназначаются для записи хозяйственных операций по синтетическим счетам.

В основу построения регистров синтетического учета заложена шахматная форма графления учетных таблиц.

Дебетуемые счета располагаются в горизонтальных колонках, а кредитуемые – в вертикальных.

Каждая хозяйственные операция записываются по Дт одного счета и Кту другого.

В этой форме представлены все возможные корреспонденции счетов. Сумма записываются на пересечении дебетуемого и кредитуемого счетов. Получается, что сумма записывается один раз, а учитывается дважды; по Дту одного счета и по Кту другого.

Для записи хозяйственных операций по аналитическим счетам используются специальные учетные регистры. При этом построение и содержание регистров, в которых ведется аналитический учет, могут быть самыми разнообразными в зависимости от объектов аналитического учета.

3. По видам учетных записей регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологические регистры используются для регистрации хозяйственных операции по мере их совершения и поступления документов в бухгалтерию. Эти регистры обеспечивают контроль за сохранностью поступающих в бухгалтерию документов к полнотой бухгалтерских записей (кассовая книга, журнал регистры).

Систематические регистры применяют для записей однородных по содержанию хозяйственных операций. Это регистр для ведения бухгалтерских счетов – главная книга.

Комбинированные регистры – регистры, в которых сочетаются хронологические и систематические записи (журналы - ордера).

К учетным записям предъявляются требования документальности, своевременности, краткости, точности и ясности. В соответствии с этими требованиями учетной практикой выработан ряд правил ведения записей в учетных регистрах:

1. Записи в учетные регистры должны производится на основании оформленных, проверенных и различных документов.

2. Каждая хозяйственная операция оформленная документом, должна найти отражения в учетном регистре.

3. По окончании записей на каждом документе во избежание повторного его использования делается отметка.

4. Записи в учетные регистры должны производиться своевременно.

Различают три способа исправления ошибок в учетных записях: корректурный, дополнительной проводки и “красное сторно”.

Корректурный способ применяется в случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденцию счетов и не отражается на итогах учетных записей. Ошибочный текст или сумма зачеркиваются одной чертой, чтобы можно было прочесть ранее записанное, и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибки в документах подтверждается подписями лиц, составивших документ.

Способ дополнительной проводки применяется в том случае, когда корреспонденция счетов правильная, но сумма указана меньшая, чем следует. Ошибка исправляется составлением дополнительной проверки.

Способ «красное сторно» (аннулирование) применяют при исправлении ошибок в корреспонденции счетов. Цифры, написанные красными чернилами, либо взятые в рамку, при подсчете итогов вычитаются.

Способ “красное сторно” применяется в том случае, когда бухгалтерская проводка указана правильная, а сумма записана большая, чем требуется.

При исправлении ошибок корректурным способом и способом “красное сторно” бухгалтер составляет справки, в которых со ссылкой на первичный документ указывает, когда и какая ошибочная запись сделана. Такие справка предоставляет собой документ бухгалтерского оформлении.

Дата добавления: 2014-01-04