Документация и документооборот

Документирование операций - это способ первичной регистрации хозяйственных операций, основывающийся на документальном подтверждении всех фактов хозяйст­венной деятельности правильно оформленными оправдательными документами.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учет­ными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Учетный документ представляет собой письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, служит средством ее осуществления и основанием для ее учетной регистрации.

По своему назначению учетные документы подразделяются на распорядительные и оправдательные документы.

Распорядительными являются документы, оформляющие распоряжение, приказ о выполнении операции (например, приказ руководителя о выдаче аванса работнику, распоряжение руководителя отдела снабжения об отпуске материалов со склада в произ­водство, доверенность на получение товара и др.).

Хозяйственная операция совершается лишь после получения соответствующего рас­поряжения или разрешения от уполномоченных на то должностных лиц организации.

Совершенная хозяйственная операция должна быть подтверждена оправдательными документами.

Оправдательными являются документы, подтверждающие совершение хозяйствен­ной операции. К оправдательным документам можно отнести приходные кассовые орде­ра, накладные, расчетные документы и др.

Распорядительный и оправдательный документы могут быть объединены в одном комбинированном учетном документе (например, расходный кассовый ордер, в котором содержится как распоряжение о выдаче определенной суммы денег конкретному лицу, так и расписка данного лица в их получении из кассы организации).

Оправдательный документ, являющийся первым письменным свидетельством о со­вершении хозяйственной операции, называется первичным учетным документом.

Первичный учетный документ по совершенной хозяйственной операции может быть принят к бухгалтерскому учету при соблюдении ряда нормативно установленных тре­бований:

1.Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные рек­визиты:

­ наименование документа (формы) и код формы;

­ дату составления;

­ наименование организации, от имени которой составлен документ;

­ содержание хозяйственной операции;

­ измерители хозяйственной операции (натуральные и денежные);

­ наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной опе­рации и правильность ее оформления;

­ личные подписи этих лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

Правильность оформления первичного учетного документа заключается в указании всех обязательных реквизитов документа и отражении в нем сведений, полностью раскрывающих содержание и особенности совершенной хозяйственной операции.

Отсутствие в первичном учетном документе хотя бы одного из обязательных рекви­зитов считается нарушением правил ведения бухгалтерского учета, влекущим в некото­рых случаях применение к организации финансовых санкций.

2. Первичные учетные документы должны приниматься к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации.

Альбомы унифицированных форм первичной учетной документации разрабатывают­ся и утверждаются Федеральной службой государственной статистики (до 1 сентября 2004 г. имела название Государственный комитет РФ по статистике - Госкомстат России).

Внесение исправлений в первичные учетные документы осуществляется в следую­щем порядке:

- неправильно написанный текст или неправильно указанная сумма должна быть
аккуратно зачеркнута одной тонкой чертой таким образом, чтобы можно было бы про­
честь зачеркнутый текст (сумму);

- правильный текст или сумму следует написать сверху зачеркнутого текста (суммы);

- исправление ошибки должно быть оговорено надписью «Исправлено» и согласова­но с лицами, ранее составившими и подписавшими эти документы;

- указанное согласование должно быть подтверждено подписями тех же лиц;

- в исправленном документе должна быть указана дата внесения в него исправления.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность со­держащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Поступающие в бухгалтерию первичные учетные документы подлежат обязательной проверке.

Проверка осуществляется:

по форме (проверяется полнота и правильность оформления документов, полнота за­
полнения реквизитов, наличие необходимых подписей и, при необходимости, печати);

арифметически (проверяется правильность сумм и подсчетов в документе);

по содержанию (проверяется законность отраженных в документах операций, со­
блюдение логической увязки отдельных показателей).

Первичные учетные документы, прошедшие проверку и обработку, должны иметь ка­кую-либо отметку (дата записи в учетный регистр, подпись или оттиск штампа проверяю­щего или ответственного за обработку документов), исключающую возможность их по­вторного использования.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных опе­рациях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы.

Дата добавления: 2014-01-04