Описание процессов

Каждая организация, как это предусмотрено ИСО 9001:2000, должна сформировать собственное мнение о степени важности своих процессов:

– какие процессы есть или нужны для организации,

– как их можно соотнести с уровнями управления и ранжирования,

– какие процессы играют главную роль для организации, а какие вспомогательную и т. д.

Для различных по назначению, структуре и уровню процессов требуются свои подходы к управлению, методикам и глубине их описания.

Прежде чем начинать описывать процессы, целесообразно задаться вопросом, как они будут соответствовать той деятельности, которая будет базироваться на процессном подходе [1]. Эти вопросы лучше сгруппировать по различным аспектам деятельности.

Первая группа - вопросы, которые помогают выявить процессы, требуемые для СМК:

– какие процессы нужны для СМК,

– кто потребители каждого процесса (внутренние или внешние),

– какие требования этих потребителей,

– кто владелец данного процесса,

– есть ли среди процессов такие, которые выполняются на стороне (аутсорсинг),

– какие входы и выходы данного процесса.

Вторая группа - вопросы, которые определяют последовательность и взаимодействие процессов:

– каков общий поток процессов,

– как они идентифицируются,

– каков канал связи между процессами,

– какую документацию надо сделать.

Третья группа - процессы, которые способствуют нахождению критериев и методов, требуемых для эффективной работы:

– какие характеристики надо учитывать в результатах данного процесса,

– каковы критерии мониторинга, измерений и анализа,

– как можно объединить их с планированием СМК и процессами жизненного цикла продукции,

– каковы экономические показатели (затраты, время, потери и пр.),

– какие методы годятся для сбора данных.

Четвертая группа - вопросы, связанные с ресурсами и информацией:

– какие ресурсы нужны для каждого процесса,

– каковы каналы коммуникации,

– как можно получить внешнюю и внутреннюю информацию о данном процессе,

– как обеспечить обратную связь,

– какие данные надо собирать,

Пятая группа - вопросы, связанные с измерением, мониторингом и анализом:

– как можно вести мониторинг показателей процесса (воспроизводимость процессов, удовлетворенность потребителей),

– какие измерения нужны,

– как лучше всего проанализировать собранную информацию (статистические методы),

– что покажут результаты такого анализа.

Шестая группа - вопросы, связанные с внедрением, результативностью и совершенствованием:

– как можно улучшить данный процесс,

– какие нужны корректирующие или предупреждающие действия,

– внедряются ли эти корректирующие и предупреждающие действия,

– эффективны ли они.

Вероятно, все предъявляемые выше к процессам требования можно разделить на основные и вспомогательные.

Основные требования в виде характеристик процесса обычно фиксируют в карте процесса:

1. Наименование процесса (оно должно быть кратким и по возможности выражено отглагольным существительным).

2. Код процесса.

3. Определение процесса (формулировка, раскрывающа я сущность и основное содержание процесса).

4. Цель процесса (необходимый или желательный результат процесса).

5. Владелец процесса (лицо, ответственное за перспективное планирование, ресурсное обеспечение и эффективность процесса).

6. Участники процесса (лица, принимающие участие в выполнении процесса).

7. Нормативы процесса (документация, содержащая показатели норм, в соответствии с которыми осуществляется процесс).

8. Входы процесса (материальные и информационные потоки, поступающие в процесс извне и подлежащие преобразованию).

9. Выходы процесса (результаты преобразования, добавляющие стоимость).

10. Ресурсы (финансовые, технологические, материальные, трудовые и информационные, посредством которых осуществляются преобразование входов в выходы).

11. Процессы поставщиков (внутренние или внешние поставщики - источники входов рассматриваемого процесса).

12. Процессы потребителей (процессы внутреннего или внешнего происхождения, являющиеся пользователями результатов рассматриваемого процесса).

13. Измеряемые параметры процесса (его характеристики, подлежащие измерению и контролю).

14. Показатели результативности процесса (отражающие степень соответствия фактических результатов процесса запланированным).

15. Показатели эффективности процесса (отражающие связь между достигнутыми результатами и использованными ресурсами).

Дата добавления: 2014-01-04