Информационно-справочные документы

ПРОТОКОЛ.

Протокол занимает особое место в системе ОРД. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой – протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы. Протоколы документируют деятельность коллегиальных органов. Протокол оформляется на общем бланке. Необходимо указать следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата заседания, номер документа (протокола), место составления протокола (город), заголовок к тексту, текст протокола, отметка о наличии приложения, подписи. Датой протокола является именно ДАТА ЗАСЕДАНИЯ, а не дата оформления документа. Заголовок к тексту протокола включает указание на вид совещательного мероприятия (заседание, собрание, совещание). Например: ПРОТОКОЛ общего собрания акционеров. Текст протокола состоит из вводной и основной частей. В вводной части указывается фамилия председателя, секретаря, перечисляются в алфавитном порядке фамилии присутствующих. Повестка дня содержит перечень вопросов, вынесенных на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога "о" ("об"). Например: 1. О разработке бизнес-плана. Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Раздел протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова печатаются прописными буквами, каждое пишется с новой строки, после них ставится двоеточие. Подписывают протокол председатель и секретарь.

Информационно-справочные документы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным. Информационно-справочные документы не содержат поручений, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения. Особую группу в информационно-справочной документации составляют такие документы, как докладная записка, объяснительная записка, предложение, акт, справка и некоторые другие. Особенностью этих документов является то, что в процессе документооборота учреждения они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Докладная (служебная) записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию руководителя. По содержанию подразделяются на инициативные, информативные и отчетные.

Объяснительная записка оформляется на обыкновенном листе бумаги, как правило, пишется от руки. Адресуется руководителю, который её потребовал. Сотрудник должен кратко и четко объяснить свои действия (или бездействие), причины допущенных нарушений, ошибок, промахов. Объяснительная записка должна быть подписана составителем, иметь дату. Не стоит смешивать объяснительную записку с пояснительной запиской, которая составляется для пояснения основного информационного или расчётного материала (технического проекта, отчёта, программы). По оформлению объяснительные и пояснительные записки отличаются от докладной записки отсутствием выводов и предложений.

В состав информационно-справочной документации входят и все разновидности деловой переписки.

Деловая переписка - обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение), которые используются для реализации информационных связей между организациями. При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования: информация оформляется на бланке письма и подписывается руководителем или его заместителем в соответствии с предоставленной им компетенцией; стиль написания - официально-деловой, письмо составляется грамотно, аккуратно, без исправлений, содержит объективные сведения о событиях с достаточным количеством аргументов.

Основные виды служебных писем:

Тип письма	Назначение
1. Информационное письмо	Передача сведений информационного характера, информирование получателя о предстоящих (или прошедших) событиях, мероприятиях, например, о проведении выставки, расширении ассортимента, изменении условий сотрудничества.
2. Рекламное письмо	Описание предлагаемых товаров и услуг, стремление привлечь новых потребителей, увеличить объём реализации.
3. Сопроводительное письмо	Передача дополнительной информации при отправке адресату каких-либо документов, материальных ценностей, видов имущества.
4. Письмо-предложение (оферта)	Информирование получателя о готовности к сотрудничеству, заключению с ним деловой сделки. Письмо должно содержать существенные условия, на которых предлагается заключить договор.
5. Гарантийное письмо	Обязательство оплаты, выполнения работ, возврата кредита и т.п.
6. Письмо-претензия или письмо-рекламация	Обращение в организацию с целью возмещения убытков, полученных в результате нарушения условий договора
7. Письмо-запрос или письмо- просьба	Обращение с целью получения информации, услуг, товаров
8. Письмо-ответ	Может быть положительным (письмо-согласие) или отрицательным (письмо-отказ)

Текст делового письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов.

Несколько вопросов излагаются в одном письме, если они взаимоувязаны.

Если же вопросы разнородны, целесообразно составить несколько писем.

Способы изложения текста письма: исторический и систематический.

В деловых письмах, посвященных вопросам основной (производственной) деятельности организации, когда нужно описывать управленческие ситуации или обосновывать необходимость осуществления каких-либо действий, следует выбирать исторический способ изложения содержания. В других ситуациях, когда на первый план выдвигается желание привлечь внимание адресата (письма-предложения, рекламные письма и др.), более действенным является систематический способ изложения.

Дата добавления: 2014-01-04