КАТЕГОРИИ: Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748) |
Формирование входной информации в условиях автоматизированной обработки данных
Характерной особенностью бухгалтерского учета является то, что первичная информация, содержащая систематизируемые и обобщаемые в учете первичные факты хозяйственной деятельности предприятия, должна быть документально оформлена. Наблюдение (сбор) и регистрация первичных данных хозяйственной деятельности и документальное оформление соответствующей первичному учету информации реализуется первичным учетом хозяйственных операция предприятия. Первичный учет – первоначальная стадия учетного процесса, представляющий собой единый повторяющийся процесс сбора первичной информации о хозяйственных операциях и её регистрация в оправдательных первичных документах. Результатом первичного учета являются первичные документы. Основным нормативным документом, регламентирующим порядок создания и оформления первичных документов, является Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете (утверждено приказом Минфина Украины от 05.06.1996 №168/704). При формировании первичных документов в автоматизированной системе учета необходимо выполнение следующих условий: 1) отображение первичной информации на машинном носителе; 2) придание машиночитаемому носителю юридической силы первичного документа; 3) обеспечение возможности последующего использования первичной информации; 4) обеспечение достоверности первичной информации; 5) обеспечение надёжности работы системы. В последнее время проблемы, связанные с использованием машинных носителей в качестве оправдательных документов учета, стали особенно актуальны из – за широкого развития работ автоматизации бухгалтерского учета. Информация, формируемая в процессе первичного учета хозяйственных операций предприятия, в бухгалтерском учете систематизируется и объединяется по соответствующим учетным показателям.
Необходимость подготовки первичной учетной информации для обобщения обуславливает определенные требования, как к информации, так и к процессу её сбора и регистрации. Конкретное содержание этих требований зависит от применяемых средств и соответствующих сборов обработки. Количество последующей обработки информации, в основном, зависит от того, достаточно ли данных для формирования необходимой информации (учет покупателей) и доступна ли форма их представления для восприятия. В практике организации бухгалтерского учета на предприятиях используются следующие основные способы обработки учетной информации: 1) ручной – без применения вычислительной машины; 2) механизированный; 3) автоматизированный. При ручной и механизированной обработке информации восприятие обработанных данных производится при непосредственном участии человека. Поэтому первичная информация должна быть подготовлена на человека читаемом носителе. Это обеспечивается путем регистрации в установленном порядке первичной информации на бланках традиционной первичной документах. Тем самым одновременно удовлетворяется требование к первичной информации, как в части документирования, так и в части её пригодности для последующей обработки. Таким образом, при этих способах обработки учетной информации функции первичного учета и подготовки информации реализуются как единый комплекс методов и средств, а процесс подготовки первичной информации совмещен с процессом первичного учета. Для организации автоматизированного бухгалтерского учета эти способы обработки информации не применимы. Применение механизированного способа обработки информации вызвано изменением требований подготовки первичной информации, т.е. к форме представления и составу обрабатываемых данных. Прежде всего, изменение были обусловлены необходимостью подготовки информации на машинном носителе – перфокарте. Это привело к обособлению функций первичного учета и подготовке информации.
Для создания перфокарт стали использовать специальные методы, технические средства, персонал. Таким образом, подготовка учетной информации обособилась от системы первичного учета и стала самостоятельным этапом технологического процесса механизированной обработки учетной информации. Дальнейшее развитие средств обработки информации привело к использованию ЭВМ в автоматизированном процессе обработки учетной информации. Однако организация сбора и регистрации первичной информации в принципе всё еще сохранялась такой же, как и при механизированной обработке. Основной причиной данного явления: · жесткие требования к форме и условиям документирования первичной информации, затрудняющие использование в качестве оправдательных документов машиночитаемые носители; · сложность освоения персоналом, осуществляющим сбор и регистрацию первичной информации, нетрадиционность методов и способов документирования информации. В настоящее время совершенствование средств и методов документирования и подготовки первичной информации приобрело особенную актуальность в связи с применением АРМБ. Современные технические и программные средства регистрации, формирования и передачи первичной информации представляет новые возможности, которые: 1) позволяют удовлетворять требования методологии бухгалтерского учета и обеспечить порядок документирования учетной информации; 2) облегчают процесс адаптации бухгалтеров к новым методам и средствам документирования; 3) повышают достоверность и оперативность первичной информации; 4) снижают трудоемкость документирования. Существуют 4 направления совершенствования процесса документирования и подготовки первичной информации. К первому направлению относятся способы, обеспечивающие совершенствование методов и средств традиционного документирования. Данное направление не требует изменения традиционного порядка оформления первичных документов.
Ко второму направлению относятся способы, предполагающие изменение традиционного порядка документирования, в первую очередь, использование в качестве оправдательного документа машиночитаемого носителя. Это требует изменение нормативных документов, регламентирующих вопросы документирования. К третьему направлению относятся способы, позволяющие формировать первичную информацию на основании стандартных штрих кодов, характеризующих качественные и количественные характеристики объектов. К четвертомунаправлению относятся способы автоматизированного формирования сигналов об изменениях состояния производства. Первичная учетная информация формируется автоматически путем считывания с датчиков, установленных в точках технологической цепочки. Современная методология бухгалтерского учета определяет следующие требования к организации процесса документирования первичной информации: · полная регистрация всей первичной информации; · документирование всей зарегистрированной первичной информации, т.е. надлежащее оформление носителя, придающее ему юридическую силу; · правильность и достоверность первичной информации; · возможность проверки в установленном порядке выполнения вышеперечисленных требований. Целевым назначением автоматизированного документирования является документированное оформление первичной информации и подготовка её к автоматизированной обработке. Автоматизированное документирование выполняется человеком с использованием технических средств и может, осуществляется в двух вариантах: 1) с получением двух носителей информации, один из которых человекочитаемый, является первичным документом, а другой – машиночитаемый, является его копией; 2) с формированием только машиночитаемого носителя, который является первичным документов. Персонал, участвующий в автоматизации документации, неоднороден по содержанию выполняемых им функций и подразделяется на две категории:
1) персонал, структурных подразделений, непосредственно осуществляющий сбор и документирование первичной информации; 2) персонал, осуществляющий функции управления и контроля процесса автоматизированного документирования. Персонал первой группы выполняет следующие функции: · регистрацию первичной информации; · визуальную проверку набранной информации на экране ЭВМ; · передача информации. Персонал второй группы обеспечивает возможность нормального выполнения функций документирования и всех последующих работ, связанных с подготовкой первичной информации к дальнейшему использованию. С точки зрения этих требований в установленном порядке очень важны следующие характеристики процесса документирования: 1) свойства носителя, используемого в качестве первичного документа; 2) условия регистрации первичной информации в документе (должны обеспечить установление персональной ответственности бухгалтера за составленный документ: · авторизация; · ограничение доступа); 3) условие формирования первичного документа (маршрут формирования; состав информации в каждом пункте маршрута; сроки формирования); 4) условия передачи первичного документа (обеспечивают сохранность информации); 5) состав информации первичного документа. Информационное содержание первичного документа во многом определяется условиями выполнения основных функций документирования. Содержание первичного документа также должно отвечать и обеспечивать удобство последующего аудита, ревизии и хранения. В состав информации первичного документа обязательно должна входить содержательная информация, т.е. характеристика учетного объекта, а так же вспомогательная информация (идентификация документа → название, форма, должностные лица). Порядок оформления машиночитаемых первичных документов должен обеспечивать установление персональной ответственности за их юридическую правомочность, а также достоверность и точность информации. Условия оформления машиночитаемых первичных документов должны позволять: 1) однозначно определять лиц, ответственных за регистрацию хозяйственных операций в документе; 2) ограничение доступа к техническим средствам; 3) выявлять незаконные хозяйственные операции; 4) контролировать правильность информации документа, исправлять ошибки; 5) восстанавливать информацию документа. Машиночитаемый первичный документ должен содержать сведения, позволяющие идентифицировать документ (наименование, №), условия его составления (дата, место), хозяйственные операции, лиц, составляющих документ. В машиночитаемом документе допускается не фиксировать характеристики хозяйственных операций, представляющие собой производную информацию, полученную на основании НСИ. На предприятии должен быть установлен и зафиксирован соответствующими нормативными документами порядок создания машиночитаемых документов каждого вида. Нормативные документы должны регламентировать: 1. состав информации, которая регламентируется в каждом пункте маршрута, и порядок её регистрации; 2. порядок контроля правильности информации и порядок исправления ошибок при составлении документа; 3. лиц, которым разрешено оформление документа; 4. способы авторизации информации документа: 5. порядок хранения и передачи.
Дата добавления: 2014-01-05; Просмотров: 2011; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы! Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет |