Полный пакет подтверждающих документов для списания расходов на аттестацию

С 1.09.11 действуют новые правила аттестации рабочих мест. При этом она не может быть реже одного раза в 5 лет (п.8 Порядка, утв.приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.11 №342н). Аттестацию по новым правилам можно проводить только совместно с аккредитованной организацией. Услуга стоит от 1500 до 3000 руб. за одно рабочее место. В данном письме ФНС России заверила работодателей: все затраты, связанные с аттестацией и последующей сертификацией рабочих мест, компания вправе учитывать как прочие. И, хотя аттестация проводится на пять лет вперед, стоимость услуг можно списать полностью в текущем периоде (п.2 ст.318 НК РФ).

Для подтверждения расходов нужен особый комплект документов.

Во-первых, при заключении договора с аттестующей компанией необходимо взять у нее копию аккредитации. В случае ее отсутствия налоговики могут посчитать расходы необоснованными.

Во-вторых, помимо стандартного набора документов (договор на проведение аттестации, платежные поручения, акты сдачи-приемки) потребуются еще и специфические. По итогам мероприятия у компании на руках останется три документа: отчет об аттестации, протокол и приказ о завершении аттестации. Они также необходимы для подтверждения затрат.

Аттестация предполагает, что, если компания выявит рабочие места с опасными или вредными условиями, сотрудникам надо назначить надбавку и компенсацию. Здесь важно, что минимальный размер надбавки к окладу должен быть не меньше 4 процентов от него (постановление Правительства РФ от 20.11.08 №870, ст.147 ТК). А компенсацию платят только сверх надбавки. Точный размер компенсации фиксируют в трудовом или коллективном договоре (ст.219 ТК РФ). В данном письме ФНС подтвердила, что все эти выплаты также можно списать.

Надбавки, назначенные по итогам аттестации рабочих мест, являются частью зарплаты и от НДФЛ не освобождены. А вот с компенсации, выплаченной сверх надбавки, удерживать НДФЛ не надо (п.3 ст.217 НК РФ). В данном письме налоговики сообщили, что компенсация в данном случае не облагается НДФЛ, только если она назначена по результатам аттестации.

Наименование документа	Форма
Документы, которые составляет работодатель
1.Приказ о создании аттестационной комиссии и утверждении графика проведения работ по аттестации	Унифицированной формы приказа нет. Его можно составить в произвольном виде.В документ надо включить сведения о составе аттестационной комиссии и ее председателе, а также сроках и графике проведения мероприятий по оценке рабочих мест
2.Приказ о завершении аттестации и утверждении отчета об аттестации	Унифицированной формы приказа нет. Его можно составить в произвольном виде после того, как все мероприятия по аттестации рабочих мест закончены
Документы, которые передает работодателю аттестующая компания
1.Сведения об аттестующей организации	Сведения необходимо оформить по образцу – приложение 10 к порядку (утв.приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.11 №342н). К ним надо приложить аттестат аккредитации, копии уведомления о включении в реестр аккредитованных компаний
2.Перечень рабочих мест, подлежащих аттестации	Форма перечня приведена в приложении 1 к Порядку №342н
3.Карты аттестации	Форма карты приведена в приложении 2 к Порядку №342н
4.Протоколы заседаний аттестационной комиссии	Форма свободная. Для составления можно взять за основу итоговый протокол заседания, образец которого приведен в приложении 9 к порядку №342н
5.Протокол заседания аттестационной комиссии по результатам аттестации (итоговый)	Образец приведен в приложении 9 к Порядку №342н
6.Сводная таблица классов условий труда	Образец приведен в приложении 7 к Порядку №342н
7.Сводная ведомость результатов аттестации рабочих мест	Форма, по которой требуется составить сводную ведомость результатов аттестации рабочих мест, приведена в приложении 6 к Порядку №342н
8.План мероприятий по улучшению и оздоровлению условий труда	Образец приведен в приложении 8 к Порядку №342н. План мероприятий также согласуют с комитетом (комиссией) по охране труда, профсоюзом (если он есть в компании), а после этого документ утверждает работодатель
9.Отчет об аттестации	Унифицированной формы нет. Аттестующая компания сама решает, в каком виде изложить результаты проведения аттестации

Отражение затрат по аттестации рабочих мест в налоговом учете зависит от источника финансирования (собственные средства или фонда), а также времени его получения.