Нормативные требования к составу основных реквизитов и их оформлению

Дело- совокупность документов (или в редких случаях документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т.п.), помещенных в отдельную обложку.

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Делопроизводство, ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Под ДОУ понимается вся совокупность работ со служебными документами в учреждениях, организациях и на предприятиях: составление, регистрация полученных документов и другой корреспонденции, организация и контроль исполнения, формирование номенклатуры дел и справочных фондов, экспертиза научной и практической ценности, хранение и передача в архив, обеспечение секретности и сохранности служебной тайны.

Документооборот - движение документов в организации с момента создания или получения до завершения исполнения, отправки или передачи их на хранение.

В сферу ДОУ включаются:

• прием, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ее отправка;

• прием документов на рассмотрение и подписание администрацией;

• контроль за правильностью оформления документов;

• распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения, ознакомление сотрудников с директивными актами администрации;

• учет стадий прохождения и исполнения документов с обеспечением их сохранности;

• сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения.

Классификация документов

Для классификации документов необходимо выделить ряд классификационных признаков:

1. Организационно-распорядительная документация, которая используется для оформления распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления:

- организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положения о персонале, положение о структурном подразделении предприятия, должностная инструкция работника);

- распорядительные документы предприятия (приказ по основной деятельности, распоряжения, указания, решение);

- информационно-справочные документы предприятия (протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма и т.д.);

- документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые договоры, личные дела, личные карточки, трудовые книжки, лицевые счета по заработной плате);

- обращения граждан (предложения, заявления, жалобы);

- финансово-бухгалтерские документы предприятиям (главная книга, кассовая книга, бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет об изменение капитала, отчет о движении денежных средств);

-нормативные документы государственных органов (от государственных и муниципальных предприятий в организации могут поступать документы, регулирующие различные вопросы его деятельности - налогообложение, охрана окружающей среды и прочее);

- коммерческие контракты (договора) – регулирующие основные вопросы предпринимательской деятельности.

2. По функциям управления. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

3. По наименованиям:

- служебные письма;

- приказы;

- протоколы и так далее.

4. По месту составления документы делятся на:

- внутренние, которые создает само учреждение в процессе документирования своей деятельности;

- внешняя документация.

5. По сложности содержания выделяют:

- простые документы, отражающие один вопрос, тему;

- сложные документы, содержание которых посвещено рассмотрению нескольких вопросов, тем.

6. по содержанию операций документы делятся на:

- первичные – это документы, в которые вводят исходные данные;

- сводные, в которые вводят данные из первичных документов.

7. По форме:

- индивидуальные- составлены по произвольному признаку;

- типовые- документы, составленные по тексту-образцу;

- трафаретные - часть документа отпечатана заранее (постоянная информация), а часть вписывается при исполнении (переменная).

8. По стадиям создания выделяют:

- оригинал – документ, созданный в первый раз, индивидуальным или коллективным автором;

- копия – повторное абсолютно точное воспроизведения оригинала, засвидельствованого в установленном порядке.

Копии делятся на следующие виды:

- выписка – это копия части документа, которая выдается на руки;

- отпуск – это полная копия отосланного документа, подшиваемого в дело организации-отправителя;

- дубликат – документ, который имеет одинаковую силу с подлинником, выдается в случае утери владельцам подлинного документа.

9. По срокам исполнения выделяют:

- срочные, требующие исполнения в определенный срок;

- не срочные документы, для которых срок исполнения не установлен.

10. По происхождению документы могут быть:

- служебные – исходят от имени учреждений, организаций, предприятий или представляющих их должностных лиц;

- личные – созданы отдельными гражданами;

- служебно-личные – созданы отдельными учреждениями и организациями и выданы ими на руки гражданам.

11. По средствам фиксации выделят письменные, графические, фото-, звуко-, кинодокументы.

12. По технологии работы с документами принят о различать три основных потока документации:

- входящие – документы, поступающие из других организаций;

- исходящие- документы, отправляемые в другие организации;

- внутренние – документы, создаваемые данным хозяйствующим субъектом и используемые работниками организации в управленческом процессе.

13. По ограничению доступа документы разделяются на:

- секретные, которые снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. - для служебного пользования - могут использоваться работниками данного учреждения.;

- несекретные (простые).

14. По написанию:

- беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

- черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

15. По срокам хранения документы делятся на:

- документы постоянного;

- долговременного (свыше 10 лет);

- временного (до 10 лет) хранения[1].

Таким образом, документ представляет собой:

1) деловая бумага, юридически подтверждающая определенные права ее обладателей, фиксирующая, удостоверяющая определенные факты, события;

2) информация, сведения, данные, зафиксированные на материальном носителе (бумаге, фотопленке, магнитном диске), имеющие официальный характер и подлежащие использованию или последующей обработке и передаче адресату.

Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации закреплены в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот стандарт устанавливает состав реквизитов, зоны и последовательность их размещения на стандартном листе бумаге.

Требования к составу реквизитов определяются и другими государственными стандартами на управленческую документацию:

1. ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»;

2. ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца». Эти стандарты устанавливают состав реквизитов, придающих документной записи юридическую силу документа, и являются обязательными.

Дата добавления: 2014-01-05