Главный бухгалтер

СОГЛАСОВАНО

СОГЛАСОВАНО

СОГЛАСОВАНО

Зам. директора завода «Луч»

подпись П. В. Дорофеев

«____» _____________ 2003

Протокол заседания профкома

от 14. 05. 2003 № 4

Письмо Росархива

от 23.09.2003 № 12/146

При согласовании документа должностными лицами одного статуса грифы располагают на одном уровне ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласования. Например:

Лист согласования прилагается. Подпись дата.

Виза согласования документа (24)

Внутреннее согласование называется визой. Виза состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты. Например:

Личная подпись И. Д. Луконина

12. 07. 2003

Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-то замечания, дополнения или не согласно с содержанием документа, то они могут быть оформлены на отдельном листе с указанием об этом при визировании «Замечания прилагаются». Допускается полистное визирование документа.

На внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого экземпляра. На исходящих – на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Виза оформляется либо от руки, либо при помощи специального штампа.

Оттиск печати (25)

Печати проставляются на наиболее важных документах для удостоверения прав лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, гарантиями услуг и т.д. Печати подтверждают подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и, по возможности, захватывать часть наименования должности. Различаются печати гербовые и печати организации. Документы заверяются печатью организации. Гербовой печатью заверяются документы органов государственного управления.

Отметка о заверении копии (26)

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.

Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его

личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. Например:

Верно

Инспектор подпись О.В. Белова

01. 06. 2003

При необходимости пересылки копии документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении должна удостоверяться печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе (27)

Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ и владеет информацией для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.

Отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.Я. Петров

924 45 67

Для более эффективного общения можно указать имя, отчество полностью. Для получателя будет удобнее, если эта отметка будет расположена на лицевой стороне первого листа документа. Например:

Василий Яковлевич Петров

924 45 67

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27)

Этот реквизит проставляется на первой странице внизу на исполненных документах, подлежащих описанию в дело для последующего хранения и использования в информационно-справочных целях.

Данный реквизит включает в себя: слово «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ с указанием года; краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.

Например:

В дело №12-25.

Отправлен факс от 06.04.2003

Подпись Т.В. Николаева

10. 04. 2003

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию (29)

По возможности она оформляется на первом листе входящих документов (от руки или с помощью штампа). Данный реквизит включает в себя: дату поступления документа, его входящий регистрационный номер. Например: 27. 06. 2003 Вх. № 14 (при необходимости – часы и минуты).

Идентификатор электронной копии документа (30)

Эта отметка (колонтитул) проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации, например:

С:\Мои документы\RASP.ЗРТ4. DOC, где С – диск, Мои документы – наименование папки, RASP – вид документа, ЗРТ4 – группа заочного отделения, DOC – формат.

Не стоит проставлять этот реквизит на отправляемых документах, т.к. эта информация интересна только для его составителей.

Дата добавления: 2014-01-05