Тема 5. Контроль исполнительской деятельности

Одной из функций управления является контроль за исполнением порученного задания. Контролю подлежит срок его исполнения и собственно выполнение поручения (правильность и полнота решения вопроса, оцениваемые непосредственно руководителем). Контроль за сроками исполнения задания, осуществляемый секретарем, можно разделить на текущий и предупредительный. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях со времени их доведения до исполнителя, а для входящих документов — с даты их поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Для документов, создаваемых в масштабах всего государства или конкретной организации, существуют типовые сроки их исполнения. Они устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также отраслевых органов управления. Так, например, типовые сроки рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан; введения в силу подписанных документов и др. установлены законодательно указами Президента РФ, правительственными нормативными актами, государственными законами Российской Федерации.

Типовые сроки предоставления статистической и финансовой отчетности и др. установлены ведомственными подзаконными актами.

В рамках конкретной организации типовые сроки исполнения могут быть установлены для документов после их утверждения и включения в инструкцию по делопроизводству.

Сроки исполнения документов, рассмотренных руководителем, указываются в резолюции. Работу с документом, имеющим длительный срок исполнения (полгода, год), следует контролировать поэтапно. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов сроки исполнения указывают по каждому пункту.

Форма контроля может быть ручной и автоматизированной.

Если выполнение какого-либо задания срывается и необходим перенос срока исполнения, секретарь должен об этом доложить руководителю. Срок исполнения может быть изменен только лицом, ранее его установившим.

В процессе предупредительного контроля секретарь осуществляет регулярные проверки хода выполнения задания. Их результаты могут быть представлены в устной или письменной форме. В последнем случае готовится письменное напоминание об истечении срока исполнения.

Проверка хода исполнения документов в соответствии с Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) и Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) должна осуществляться в следующие сроки:

• задания последующих лет - не реже одного раза в год;

• задания последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц;

• задания текущего месяца — каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.

После того как задание выполнено, на оборотной стороне карточки делается отметка об исполнении. Документ считается исполненным, если полностью выполнены указанные в нем задания. После снятия документа с контроля регистрационная карточка изымается из сроковой картотеки и переставляется в справочную.

Согласно ГСДОУ, снять документы с контроля может должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения задания и сообщения результатов заинтересованным лицам (организациям) или другого документированного подтверждения исполнения.

Автоматизированный контроль с применением ПЭВМ позволяет увеличить объем контролируемой документации, экономит время, предоставляет возможность уделять больше внимания качеству исполнения, повышает исполнительскую дисциплину.

Самоконтроль руководителя

Самоконтроль является одной из функций персонального менеджмента, важнейшим средством совершенствования работы руководителя. Время, продолжительность и регулярность контроля зависят от исполняемых руководителем задач и поставленной цели. Различают:

• контроль процесса труда и осуществляемой деятельности;

• контроль результатов труда (целевой контроль).

Контроль процесса труда предусматривает анализ деятельности руководителя.

Анализ деятельности и затрат времени в рамках контроля означает сравнение времени, фактически использованного руководителем в течение дня и недели, с запланированным. С этой целью изучаемые данные можно свести в таблицу.

Фактическое состояние	Фактически затраченное время (ч.мин)	Планируемое состояние	Планируемое время (ч.мин)
День	Неделя	День	Неделя
Перечисление регулярно воспроизводимых в течение дня или недели видов деятельности			Перечисление возможностей оптимизации в целях экономии времени	-

В графе «Фактическое состояние» следует перечислить всю работу, периодически выполняемую в течение дня или недели. Сначала нужно только регистрировать виды деятельности и затраченное время, а затем уже проводить исследование. Необходимо выполнить анализ каждого вида деятельности, зафиксированного в графе «Фактическое состояние» с точки зрения возможностей оптимизации трудового процесса в целях экономии времени. При этом будет уместно ответить на вопросы, которые начинаются словами «что произойдет, если»:

• Отказаться от данной деятельности?

• Эту деятельность полностью или частично делегировать другим сотрудникам?

• Эту деятельность осуществлять в течение более короткого промежутка времени?

Если последствия будут незначительными или ничего не произойдет, то эту деятельность можно исключить, делегировать или осуществить за более короткий срок. Данные меры по рационализации следует записать в графе «Планируемое состояние» и указать новое предусмотренное время.

В результате проведенного анализа выявляются резервы для улучшения рабочего процесса.

Целевой контроль — контроль за результатами труда — проводится после выполнения поставленной задачи (конечный контроль), а при реализации долгосрочных планов — на промежуточных стадиях (промежуточный контроль).

Руководитель должен осуществлять регулярный контроль годовых, месячных, недельных и дневных планов, отвечая на следующие вопросы:

• Какие из поставленных задач выполнены?

• Какие результаты достигнуты?

• Что осталось несделанным и почему (установить причины и «помехи»)?

Контроль должен быть запланирован и проведен своевременно для того, чтобы можно было внести необходимые коррективы.

Тема 6. Отношения с общественностью («Паблик рилейшнз» – ПР)

«Паблик рилейщнз» (public relations) — термин, в переводе с английского означающий «отношения с общественностью». Эти отношения формируются как внутри организации (фирмы), так и за ее пределами.

ПР — это система взаимоотношений, основанная на доверии, и этим она существенно отличается от пропаганды и агитации. Целью ПР является не внушение, а убеждение, строящееся на уважении делового партнера.

Умелое формирование ПР позволяет повысить уровень управления организацией в целом, предотвратить возможные конфликты и снизить текучесть кадров. Любая организация, независимо от направления своей деятельности и численности коллектива, будь то промышленное предприятие или учебное заведение, заинтересована в стабильном развитии. ПР в конечном счете способствует укреплению позиций как самого руководителя, так и управляемой им организации (фирмы). Главное назначение ПР — создавать благоприятное мнение общественности о фирме. Несмотря на то что репутация фирмы обеспечивается усилиями всех ее подразделений и подчас зависит от решения исключительно инженерных вопросов, служба ПР играет важную роль в формировании устойчивого позитивного Имиджа фирмы, являясь как бы связующим звеном в общей цепочке всего общественно-производственного механизма организации и за ее пределами. Хорошо налаженная в организации система ПР предотвращает появление различных слухов и свидетельствует о грамотном стиле управления.

Методы ПР. используемые организацией, разнообразны и зависят от специфики ее деятельности, целей и задач, которые она ставит в своей работе, перспектив развития. Основными из них являются: сотрудничество со средствами массовой информации, проведение пресс-конференций, участие в выставках, ярмарках и т.д.

Взаимодействие со средствами массовой информации

Средства массовой информации (СМИ) — это самостоятельная индустрия, деятельность которой направлена на формирование общественного мнения с использованием организационно-технических комплексов, обеспечивающих быструю передачу и массовое тиражирование словесной, образной и музыкальной информации. Формы СМИ: печать или пресса, радио, телевидение.

Основатель современной теории ПР британский профессор Сэм Блэк считает, что перед лицом, ответственным за связь с прессой (СМИ), стоят три задачи:

1) представлять материалы, по которым в дальнейшем готовятся журналистские выступления;

2) отвечать на запросы прессы и предоставлять комплексные инф-ные услуги;

3) следить за сообщениями печати, радио и телевидения и оценивать достигнутые результаты, принимать при необходимости меры к исправлению ошибок в заявлениях или выступать с соответствующими опровержениями.

Установление доверительных отношений со СМИ является гарантией долгосрочного сотрудничества с ними. Эта задача возлагается на службу ПР. Ошибка многих руководителей состоит в нежелании обеспечить журналистов какой-либо информацией о деятельности организации, что приводит к искажению в СМИ цифр и фактов и создает конфликтную ситуацию.

Информирование о деятельности организации может осуществляться с помощью:

• личных контактов с журналистами;

• материалов в форме ньюс- или пресс-релиз;

• бэкграундера;

• медиа-кит;

• именных или авторских статей;

• обзорных статей и др.

Ньюс- или пресс-релиз — это сообщения, содержащие важную новость или полезную информацию для широкой аудитории. Пресс-релиз печатается на фирменном бланке с полным набором реквизитов. Следует указать имя исполнителя, его телефон, адрес; указать дату и поставить пометку «к публикации». Сообщение печатается на одной стороне листа через два интервала и с большими полями (шириной до 5 см) для заметок редактора. Целесообразно поместить текст на одном листе, но если это невозможно, в нижней части первой страницы делается пометка «см. далее». Дополнительную информацию лучше дать в приложении к пресс-релизу. Подготовленные пресс-релизы отправляют по каналам телефаксной, телетайпной связи или электронной почты в редакции газет и других периодических изданий, на радио и телевидение.

Бэкграундер представляет собой текущую информацию, не содержащую сенсаций, например, сообщение о «Дне открытых дверей». Бэкграундеры оформляются и отправляются регулярно. Бэкграундер может содержать информацию, выполняющую роль дополнения к пресс-релизам.

Медиа-кит представляет собой пакет (комплект) информационных материалов нескольких видов, интересных для прессы. Этот комплект может включать в себя пресс-релиз, бэкграундер, фотографии, факт-листы, опросные листы и другие материалы.

Факт-лист — это короткий документ, отражающий профиль организации и содержащий сжатую характеристику должностного лица или события. Факт-лист обычно выполняется в форме необходимого приложения к бэкграундерам, пресс-релизам и служит для редактора дополнительным справочным источником материалов для статей.

Служба ПР помимо подготовки материалов для СМИ обязана готовить ответы на критические выступления в адрес организации. При этом реагировать на критику следует незамедлительно. При грамотном, профессиональном сотрудничестве со СМИ вероятность критики с их стороны значительно уменьшается.

Проведение пресс-конференций, презентаций, участие в ярмарках (выставках)

Расширению контактов со СМИ способствуют пресс-конференции, устраиваемые организацией. Поводом для созыва пресс-конференции должно быть действительно важное событие в деятельности организации, которое уже произошло или только планируется. Если возникает необходимость в привлечении внимания общественности к решению какой-либо проблемы, организуют пресс-конференцию с участием представителей СМИ. Рекомендации:

1. Лучше всего проводить пресс-конференцию в середине недели, потому что понедельник — редакционный день в СМИ, и желаемой явки не получится, а пятница — день, предшествующий выходным, день культурных программ, и это также отразится на присутствии журналистов.

2. В приглашении (факсе, письменном, электронном сообщении или устном оповещении) должна быть непременно указана тематика, что позволит редакциям отправить на пресс-конференцию компетентных в данном вопросе журналистов. Приглашение лучше оформлять как именное и отправлять его за 5 — 7 дней до открытия пресс-конференции.

3. Пресс-конференция должна иметь четкий сценарный план проведения, состоящий из двух частей, — изложения позиции фирмы по проблеме и ответов на вопросы журналистов.

4. Вести пресс-конференцию может лицо, ответственное за связи с общественностью или с прессой. Ведущий обязательно представляет журналистам участников пресс-конференции.

5. Целесообразно провести регистрацию участников пресс-конференции со стороны СМИ, что позволит анализировать результаты встречи по дальнейшим публикациям.

6. Организация угощения (прохладительные напитки, кофе-брейк, фуршет и т.д.) бесспорно, способствует доброжелательности и активности журналистов.

Иногда пресс-конференциями предваряют презентации. Презентация — это самостоятельная акция, которая считается приемом. Она отличается от пресс-конференции прежде всего тематикой. Если пресс-конференция посвящена проблемным темам, то проведение презентации связано с определенными конкретными результатами в деятельности фирмы, к которым стараются привлечь внимание общественности и СМИ. Презентация организуется по случаю открытия или создания фирмы, демонстрации новых достижений, новых видов продукции и т.п. Особенность организации презентации состоит в привлечении большого количества приглашенных от различных общественных кругов и наличии культурной программы.

Одной из форм связи с общественностью, дающей возможность распространять информацию о фирме, представлять свои товары (услуги), является участие в выставке, ярмарке.

Торговые ярмарки (выставки) позволяют одновременно распространять и получать новейшую экономическую, техническую и коммерческую информацию. Участвуя в ярмарке (выставке), предприятия с помощью образцов (экспонатов) демонстрируют товары (услуги) одной или нескольких отраслей, а посетитель составляет впечатление о перспективах деятельности этих предприятий. Торговые ярмарки способствуют обмену информацией и заключению торговых соглашений.

Деятельность служб ПР на ярмарках (выставках) включает следующие мероприятия:

• изготовление различных рекламных материалов, которые при дают стенду индивидуальность (световые сигналы, диаграммы);

• бесплатную раздачу мелких сувениров с фирменными знаками отличия (брелки, значки, рекламные пакеты и т.п.);

• раздачу образцов товаров для их рекламного позиционирования;

• организацию различных специальных мероприятий: шоу, дегустации, конкурсов для привлечения посетителей;

• участие в шоу, презентациях, пресс-конференциях, проводимых по инициативе администрации ярмарки (выставки);

• пропагандирование достижений фирмы за счет организации интервью, демонстрации видеофильмов, слайдов с одновременным проведением коктейлей для журналистов, клиентов;

• обеспечение персонала стенда фирменной одеждой;

• постоянный анализ эффективности коммуникаций путём просмотра писем с выражением благодарности, телеграмм, факсов, телексов, а также оценку деловых контактов с авторитетными покупателями, организациями, журналистами, которые были приглашены, но не смогли посетить ярмарку (выставку).

Реклама в прессе, по радио, телевидению

Реклама — это информация, несущая в себе активный элемент новизны, без которой не может существовать коммерческая деятельность. Стимулируя спрос на товары и услуги, реклама способствует повышению культуры потребления, обновлению ассортимента выпускаемой продукции и росту ее качества. Умело организованная реклама позволяет быстрее преодолеть барьер между производителем и потребителем, создать положительный имидж фирмы в окружающем мире.

При выборе того или иного вида рекламы (газеты и журналы, радио, телевидение, наружная реклама, почтовая рассылка и пр.) необходимо провести анализ эффективности ее применения в данных условиях, сопоставить прибыль, которую можно получить от использования этого вида рекламы с затратами на ее организацию.

Тема 7. Управленческие документы. Состав. Классификация.

Документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он может быть создан посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ может изготавливаться на бумаге, фотопленке и т.п. Содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

Так, для юриста документ служит основой доказательства каких-либо фактов, для историка — историческим источником, для специалиста в области управления — средством фиксации и передачи управленческих решений и т.д. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 № 24-ФЗ дает следующее определение терминов «информация» и «документ»: «информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления; документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Все фазы управленческой деятельности связаны с составлением соответствующих документов. Например, планирование — с разработкой различных планов; учет — с составлением и обработкой статистической и бухгалтерской документации; инструктирование — с изданием инструкций и методических указаний; контроль — со сбором сведений в письменном виде и т.п.

Грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки.

Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает и как предмет и как результат труда.

Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документирования.

Управленческая документация включает следующие унифицированные системы документации:

1. унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД);

2. унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

3. унифицированная система отчетно-статистической документации;

4. унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

5. унифицированная система документации по труду;

6. унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации;

7. унифицированная система внешнеторговой документации.

В ОРД фиксируются принятые решения по административным вопросам. Она создается во всех федеральных органах государственной власти, в органах местного самоуправления, на предприятиях и в организациях независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними Этот порядок закрепляется инструкцией по делопроизводству предприятия. Она утверждается руководителем, который несет ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях предприятия. В каждом структурном подразделении назначается ответственный за ведение делопроизводства, в обязанности которого входит обеспечение учета и прохождения документов в установленные сроки, информирование руководства о состоянии их исполнения, ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Документы подразделяются:

• по средствам фиксации — на письменные (рукописные, машинописные и изданные типографским способом); графические (чертежи, схемы, планы, графики, рисунки и т.д.); фотокинодокументы; фонодокументы (фонограммы);

• по видам деятельности — на организационные, распорядительные, плановые, отчетно-статистические, финансовые, бухгалтерские, расчетно-денежные, по материально-техническому снабжению и сбыту, по внешней торговле и т.д.;

• по месту составления — на внутренние (составленные работниками данного предприятия) и внешние (поступающие от других предприятий и лиц);

• по форме — на индивидуальные и типовые;

• по срокам исполнения — на срочные (требующие исполнения в срок, установленный законом, инструкцией, приказом) и несрочные (для которых срок исполнения не установлен);

• по происхождению — на служебные (затрагивающие интересы предприятия, подразделения, группы работников) и личные (касающиеся конкретного лица).

Для повышения эффективности функционирования документов в сфере управления и использования средств вычислительной техники установлены единые правила оформления документов и их реквизитов, проведена унификация состава, форм документов, а также процессов работы с ними. Применение готовых унифицированных форм документов (УФД) позволяет значительно сократить количество их видов на предприятии. Унифицированные системы документации созданы по единым правилам. Объектом унификации могут быть отдельные виды документов или их группы, отражающие направление деятельности, функцию или задачу управления. Унификация текстов документов проводится на основе нормативно-методических документов в области документационного обеспечения управления (государственных стандартов, стандартов отраслей, предприятий, общественных объединений и др., правил и рекомендаций федеральных органов власти, положений (уставов) организаций и т.п.) и включает в себя следующие этапы:

• определение объекта унификации;

• анализ текстов документов и обобщение его результатов;

• подготовка унифицированных форм документов;

• формирование альбома унифицированных форм документов;

• утверждение альбома унифицированных или отдельных форм документов.

Унификация текстов документов позволяет решить следующие задачи:

• упорядочить состав документов организации, в которых фиксируется осуществление однотипных функций;

• сократить затраты на создание документов;

• использовать унифицированные шаблоны текстов для компьютерных автоматизированных систем делопроизводства;

• ускорить процессы принятия управленческих решений.

Текст унифицированных документов может быть оформлен в виде: связного текста, трафарета, анкет, таблиц и соединения форм (связный текст, анкеты, таблицы).

Дата добавления: 2014-01-05