Организация как функция управления

Для достижения поставленных целей и реализации намеченных планов необходима организация. Основной задачей организации как функции управления является формирование структуры объекта и обеспечение его всем необходимым для нормальной работы.

Для специалиста в области управления организация как функция – это сознательно формализованная структура должностных обязанностей с распределением заданий, полномочий, ролей, ответственности, ресурсов и т.д. Совместная работа отдельных работников будет эффективной только тогда, когда каждый хорошо понимает свои функции.

Организация как функция управления должна содержать:

– наличие целей, что является результатом реализации функции планирования;

– четкое определение и распределение обязанностей, зафиксированное в должностных инструкциях;

– систему обеспечения исполнителя ресурсами, в том числе и в первую очередь информационными;

– формы предоставления определенной свободы действий исполнителям.

Организационная деятельность – это, прежде всего процесс группировки различных видов деятельности, необходимых для достижения поставленных целей: кто и что делает, кто кому подчиняется, кто где получает информацию, кому отдает результаты и т.д.

Существует два основных принципа рациональной организации как управленческой функции:

● принцип единства целей, суть которого состоит в том, что организация деятельности работников должна способствовать их сотрудничеству в достижении общей цели;

● принцип эффективности, заключающийся в том, что организация деятельности работников должна способствовать достижению цели в заданные сроки с наименьшими затратами. При этом возможно говорить об индивидуальной эффективности, отражающей уровень выполнения задач конкретным специалистом; о групповой эффективности, которая отражает уровень выполнения задач группой специалистов; общей эффективности работы организации, отражающей в себе синергетический эффект.

Организация как функция управления выполняется непрерывно, многие вопросы решаются одновременно по горизонтальному и по вертикальному уровню. Упрощенно этот процесс выглядит следующим образом:

– установление общих целей для данного периода;

– подготовка конкретных планов работ;

– формирование ресурсного обеспечения для выполнения мероприятий плана;

– наделение исполнителей полномочиями;

– координация деятельности исполнителей.

Теория управления, рассматривая «организовывание» как функцию управления, рассматривает вопросы диапазона и уровней управления. В каждом конкретном случае должно быть определено, каким количеством подчиненных может и должен управлять руководитель. Существует три уровня управления – высший, средний и низший. По мере увеличения уровня управления повышается сложность управления, ответственность за принятие решений, повышаются требования к руководителю, усложняется координация. Устойчивой тенденцией последних лет стало стремление организаций к уменьшению количества уровней управления, что объясняется следующими причинами: наличие большого количества уровней дорого обходится организации, усложняет взаимосвязи и искажает информацию, усложняет управленческий контроль.

Расчеты и исследования показали, что на высшем уровне число подчиненных должно быть в диапазоне 4-8, на низшем – 15-20. Что влияет на диапазон управления? Это прежде всего умение четко делегировать полномочия, обеспеченность техническими средствами передачи информации, наличие способностей у подчиненных работать групповыми методами. Считается, что в группах более 10 человек происходит деление коллектива на подгруппы, увеличивается число разногласий и согласований и сложность принятия решений.

Количество уровней управления влияет на такой элемент теории управления, как управляемость.

Управляемость – реакция управляемой системы на воздействия управляющей. Это характер восприятия коллективом решений, принимаемых руководителем. Существует различные виды реакции на управленческое воздействие: бездействие, формальное безынициативное действие, противодействие, активность, дополнительная деятельность, энтузиазм. Все это проявление низкой или высокой управляемости, которая зависит, безусловно, и от принятой системы мотивации, и от профессионализма руководителя. Теория управления определяет: чтобы поднять качество управления, надо, прежде всего, поднять управляемость, которая будет выше там, где управление носит инновационный, стратегический, демократический и профессиональный характер.

В начале ХХ столетия организационным проблемам уделялось особенно много внимания, что связано с социальными революциями в странах Европы. В России науку об организации создавал А.А.Богданов, дав ей название «тектология». Поборником научной организации труда в России был П.М.Керженцев, создавший лигу НОТ, организовав несколько всероссийских конференций по проблемам организации труда. Был создан Центральный институт труда, возглавляемый А.К.Гастевым, просуществовавший три года.

Однако руководители российского государства уникально понимали роль руководителя. Вот, например, что писала «Экономическая газета» в середине 60-х годов: «Если будешь искать директора, который знает все машины, то толку не будет. Если директор настоящий коммунист, то он через три месяца будет знать что нужно. Директор – это, прежде всего большой политический работник на предприятии. Если он правильно организует массы, советуется с массами, опирается на массы, то он любое задание выполнит». Такая политика и привела в России к командно-административному типу управления, когда организаторским мастерством считалось умение договориться, получить меньше заданий и больше ресурсов.

Таким образом, взаимоотношения людей нуждаются в организации в рамках любых форм собственности. Рациональная, или научная организация – это наличие четких целей, определение основных обязанностей при определенной свободе действий, своевременное обеспечение информацией. Основной принцип рациональной организации – единство целей.

Дата добавления: 2014-01-05