Прием и передача бухгалтерских документов на различных носителях

Законом N 402-ФЗ определено, что любая хозяйственная операция, проводимая организацией, оформляется первичным бухгалтерским документом. Общие требования, предъявляемые к первичным документам, закреплены в ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Как указано, все первичные учетные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции, и только в случае отсутствия такой возможности Закон позволяет составлять первичные документы непосредственно после ее окончания.

Новый Закон «О бухгалтерском учете» установил новые правила:

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего сделку, операцию и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц.

4. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для бюджетных учреждений, государственных органов, органов местного самоуправления, органов управления государственных внебюджетных фондов, органов управления территориальных государственных внебюджетных фондов (далее - организации бюджетной сферы) устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа.

Первичный учетный документ подписывается уполномоченным на такие действия лицом. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждается руководителем компании по согласованию с главным бухгалтером.

Следует помнить, что нельзя заполнять первичные документы простым карандашом, для этих целей должны использоваться паста шариковых ручек или другие средства, обеспечивающие сохранность записей в течение времени, установленного для хранения документов в архиве. Кроме того, не стоит забывать о том, что все свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

За достоверность сведений, указанных в первичных документах, их своевременное и качественное оформление, а также за передачу их для отражения в бухгалтерском учете отвечают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Окончательно оформленным первичный документ считается в случае, если он составлен по установленной форме, все его обязательные реквизиты заполнены, а свободные строки прочеркнуты.

Если унифицированная форма документа предусматривает наличие печати, то без ее наличия первичный документ не имеет юридической силы. Оформленный документ передается в бухгалтерию организации.

Любой первичный документ, поступивший в бухгалтерскую службу организации, подвергается обязательной проверке, которая состоит из трех стадий.

Вначале документ проверяется по существу. Данная проверка проводится на предмет законности хозяйственной операции, оформленной проверяемым первичным документом. Если поступивший в бухгалтерию документ оформлен по операции, противоречащей законодательству, то сотрудник бухгалтерии, проводящий проверку, должен поставить об этом в известность главного бухгалтера фирмы для принятия соответствующего решения. Именно главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых организацией хозяйственных операций российскому законодательству. О таком документе главный бухгалтер обязан сообщить директору компании. В случае возникновения разногласий между главным бухгалтером и руководителем фирмы по поводу законности осуществленной хозяйственной операции главный бухгалтер вправе принять спорный документ к исполнению только с письменного распоряжения руководителя. В этом случае всю полноту ответственности за последствия принятия к исполнению такого документа будет нести руководитель организации. Вторая стадия проверки связана с ревизией качества заполнения первичного документа, так как Закон запрещает принимать к учету документы, составленные по неустановленным формам, с незаполненными реквизитами, ошибками и иными дефектами.

На заключительной стадии проверки осуществляется:

- группировка документов по однородным признакам, позволяющая получить сводные данные по движению отдельных видов имущества и обязательств фирмы за отчетный период;

- проверка арифметических результатов и итоговых значений, а также правильности отражения количественных и стоимостных показателей документа;

- таксировка документа;

- проставление в бухгалтерском документе корреспонденции счетов по хозяйственной операции, оформленной этим документом, т.е. контировка.

Проверенный и принятый к учету документ в обязательном порядке помечается специальной отметкой. Такой прием позволяет избежать его повторного использования и, как следствие, удваивания бухгалтерских записей.

При ручной обработке документов на проверенном и обработанном документе проставляется дата занесения записей в бухгалтерский регистр. При автоматизированной системе учета ответственный сотрудник бухгалтерии ставит на документе свой штамп.

Обратите внимание, что документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также служащие основанием для начисления заработной платы, гасятся штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты.

Как известно, первым этапом движения документов в организации является их создание или получение. В соответствии с Правилами делопроизводства все документы организации, как поступающие со стороны, так и создаваемые ею самой, подлежат обязательной регистрации. Причем документы, поступающие в бумажном виде, проходят первичную обработку и предварительное рассмотрение, затем регистрируются и направляются соответствующим исполнителям. При приеме документов проверяется правильность доставки и целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы обычно возвращаются отправителю. Регистрация документа производится путем проставления на нем специального регистрационного штампа, проставляемого в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп должен содержать наименование организации и регистрационный номер документа.

Отметим, что регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Дата регистрации документа зависит от вида документа, а именно:

- поступающие документы в организацию регистрируются в день их поступления;

- документы, созданные самой организацией, регистрируют в день их подписания или утверждения.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который исходя из информационных потребностей организации может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре и др.

Нужно сказать, что регистрация бухгалтерских документов имеет большое значение для организации, и вот почему.

Как уже было отмечено в самом начале данного раздела, именно первичные бухгалтерские документы являются основанием для отражения в учете доходов и расходов фирм. Однако не всегда первичные документы поступают в организацию вовремя, а если учесть, что они зачастую отправляются по почте, то случаи поступления документов с большим опозданием для большинства фирм не редкость.

Обратите внимание! Первичный бухгалтерский документ только тогда обладает юридической силой, когда он составлен по надлежащей форме, все его реквизиты заполнены, свободные строки прочеркнуты, он подписан надлежащим образом, а в необходимых случаях еще и скреплен печатью организации.

В бухгалтерском учете, например, применяют журналы регистрации платежных ведомостей, журналы регистрации платежных поручений, журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Дата добавления: 2014-01-05