Нормативно-методические документы системы управления персоналом

Группы нормативно-методических документов	Содержание документов	Примеры норм, нормативов и документов	Наименование документов
Нормативно-справочные документы	Включают нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда в сфере материального производства и управления	1) Первичные операционные нормы времени и расценки; нормы времени на выполнение управленческих процедур 2) Производные нормы и нормативы, полученные на основе первичных (сводные нормы трудовых затрат на изготовление продукции) 3) Нормы; установленные вышестоя-щими организациями или в централи-зованном порядке (нормы налогооб-ложения фонда оплаты труда; размер подоходного налога с физических лиц)	1) Маршрутно-технологическая карта. Операционно-технологическая карта. Технологическая карта управленческих процедур. Оперограмма 2) Программа выпуска деталей Сменно-суточные задания 3) Инструкция Государственной налоговой службы РФ по применению Закона РФ "О подоходном налоге с физических лиц"
Документы организационного, организационно-распорядительного и организационно-методического характера	Регламентируют задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных работников системы управления персоналом; содержат методы и правила выполнения работ по управлению персоналом	1) Законодательные акты по вопросам труда и кадров 2) Указы Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ по вопросам труда, оплаты труда, охраны труда, занятости и т.п. 3) Руководящие документы (положе-ния, инструкции, методические, указа-ния, правила) и другие документы Минтруда и других государственных органов 4) Приказы, положения, инструкции; методические указания, правила и другие документы министерства, гос-комитета, ведомства, если им подчи-няется организация Инструкция Министерства экономики об улучше-нии условий труда работников, заня-тых на тяжелых и вредных работах 5) Приказы, положения, правила и другие документы, издаваемые руководителем организации или соответствующими подразделениями по вопросам труда, численности, оплаты Труда и т.п.	1) Гражданский кодекс РФ. Кодекс законов о труде. Закон "О занятости населения РФ" 2) Указ Президента РФ "О привлечении и использовании в РФ иностранной рабочей силы". Постановление Правительства РФ "О мерах по социальной защите инвалидов" 3) Постановление Минтруда РФ "Об утверждении тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих". Общеотраслевые методические указания " 4) Нормативный метод планирования численности служащих предприятий и организаций отраслей материального производства" 5) Правила внутреннего трудового распорядка. Коллективный договор Положение о подразделении Должностная инструкция Штатное расписание
Документы технического, технико-экономического и экономического характера	Содержат правила, нормы, требования, регламентирующие стандарты всех категорий и видов	Нормы планировки помещения и рабочих мест Стандарты качества, ТУ на продукцию Часовая тарифная ставка Коэффициенты отчислений в фонд социального страхования, медицинского страхования Коэффициент доплаты за сверхурочные работы Нормативы организации труда руководителей инженерных подразделений	Временные санитарные нормы и правила работников ВЦ Бизнес-план Смета затрат на производство Отчет о численности работников организации Система стандартов по технике безопасности Типовые нормы времени на разработку конструкторской документации Рекомендации МОТ о продолжительности рабочего времени и периодах отдыха на дорожном транспорте

Кадровая политика находит своё отражение в философии предприятия, правилах внутреннего распорядка и коллективном договоре.

Философия предприятия – это совокупность моральных и административных норм, правил взаимоотношений персонала, подчиненных достижению глобальной цели предприятия; это своеобразная система ценностей и убеждений, воспринимаемая добровольно или в процессе воспитания; это «моральный кодекс» поведения на предприятии. Философия фирмы в большей степени соответствует крупным компаниям Японии (Toyota, Sony), в США (IBM, Дженерал Моторс).

Правила внутреннего распорядка – нормативный документ, регламентирующий приём и увольнение сотрудников, рабочее время, организацию труда, порядок разрешения трудовых споров, получение социальных благ и гарантий, вознаграждения и наказания. Этот внутренний нормативный документ с одной стороны должен соответствовать трудовому коллективу, а с другой стороны должен учитывать специфику предприятия, отрасли, в которой работает предприятие, график работы, тип собственности, структуру персонала, финансовое состояние.

Основные разделы правил внутреннего распорядка:

- Порядок приема и увольнения рабочих и служащих

- Основные обязанности рабочих и служащих

4.2. Создавать условия для роста производительности труда

4.4. Планировать труд и обеспечивать выполнение поставленных задач

4.5. Совершенствовать организацию оплаты труда

4.9. Контролировать знание работниками инструкций по охране труда

4.1.3. Создавать условия трудовому коллективу для его работы

4.14. Внимательно относиться к нуждам работников

5.1. Начало и окончание работы, перерывы для отдыха и питания

5.4. Запрещенная деятельность в рабочее время

6.4. Меры поощрения, применяемые трудовым коллективом

- Ответственность за нарушения трудовой дисциплины

7.5. Дисциплинарная власть трудового коллектива

Коллективный договор – соглашение между администрацией предприятия, профсоюзным комитетом по решению производственных и социальных задач по улучшению условий труда рабочих и служащих. Закон «О коллективных договорах и соглашениях» регламентирует порядок составления и структуру. Коллективный договор заключается на предприятии с сильной профсоюзной организацией и сплоченным трудовым коллективом сроком на 1-3 года.

Условия коллективного договора, заключенного в соответствии с законодательством, являются обязательными для работодателя. Если условия договора ухудшают по сравнению с законодательством положение работников, то они недействительны.

В коллективный договор могут быть включены такие разделы:

- льготы работникам, совмещающим обучение и работу.

В коллективный договор могут включаться взаимные обязательства работодателя и работников по следующим вопросам:

- форма, система и размер оплаты труда, денежные вознаграждения, пособия, компенсации, доплаты;

- механизм регулирования оплаты труда исходя из роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных договором;

- занятость, переобучение, условия высвобождения работников;

- определение рабочего времени и времени отдыха;

- улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи (подростков);

- добровольное и обязательное медицинское и социальное страхование;

- соблюдение интересов работников при приватизации предприятия, ведомственного жилья;

- экономическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве;

- льготы для работников, совмещающих работу с обучением;

- контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон, социальное партнерство, обеспечение нормальных условий функционирования представителей работников;

- отказ от забастовок по условиям, включенным в договор, при своевременном и полном их выполнении.

К документам организационно-методического и методического характера относятся те, которые регламентируют выполнение функций по управлению персоналом. Сюда входят: положение по формированию кадрового резерва в организации; положение по организации адаптации работников; рекомендации по организации подбора и отбора персонала; положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе; положение по оплате и стимулированию труда; инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др.

В зависимости от размеров организации делопроизводство может либо осуществляться непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате), либо быть рассредоточено по различным звеньям. В первом случае делопроизводство по форме организации работ является централизованным, во втором - децентрализованным. На практике преобладает смешанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей организации работ выполняется в одном месте, а остальная часть работ - во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе; В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается либо на секретаря, референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное лицо из числа ее работников.

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации.

Основными действующими государственными стандартами в области документов и делопроизводства являются:

- ГОСТ 16487-83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения";

- ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и др.

В настоящее время документы составляются как в традиционном исполнении, так и в виде машиноориентированных и машиночитаемых документов, предназначенных для обработки части содержащейся в них информации средствами ВТ, ПК. Такие документы, оформленные по соответствующему ГОСТу, также имеют юридическую силу.

В подсистеме управления персоналом, как и в системе управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации:

- плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);

- первичной учетной (по учету труда и заработной платы);

- отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т.п.);

- по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т.п.);

- организационно-распорядительной (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав и т.п.).

Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному назначению. Так, отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие кадровые документы: личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации и т.п.; личные карточки; трудовые книжки, пенсионные дела, трудовые договоры (контракты) и т.д. Порядок работы с этими документами регламентирован, как правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами.

В подразделениях управления персоналом составляется и исполняется ряд документов в соответствии с вышеприведенной классификацией: проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.), план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные по текучести кадров, график отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, план по численности работников с распределением по подразделениям и категориям, штатное расписание, табели учета рабочего времени работников, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудовые договоры (контракты), графики прохождения аттестации сотрудников, направления для трудоустройства специалистов и рабочих и т.д.

Рассмотрим содержание некоторых видов регламентирующей документации.

Положение о персонале отражает вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированности занятости персонала и др. Положение разрабатывается в основном в коммерческих организациях. Содержание и структура этого документа одобрены и рекомендованы к применению Госкомимуществом РФ и Российским фондом федерального имущества. В текст Положения рекомендуется включать следующие разделы: общие положения; понятие персонала; принципы взаимоотношений администрации и персонала; программа развития персонала; контрактная система найма персонала; повышение квалификации персонала; право персонала на выбор форм организации труда; гарантированность занятости персонала; социальные гарантии персонала; участие персонала в прибылях; администрация, персонал и профсоюз; ответственность администрации и персонала; заключительные положения; приложение: например, Правила делового поведения персонала (Кодекс деловой этики).

Положение о подразделении - документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения организации (отдела, службы, бюро, группы и т.п.) - его задачи, функции, права, ответственность. Типовая структура положения включает следующие разделы:

1.общие положения (кому подчиняется данное подразделение, степень его самостоятельности, какими нормативно-правовыми документами оно руководствуется в своей деятельности и т.п.);

3.оргструктура подразделения (схема с указанием линейно-функциональной, методической и иной подчиненности и взаимосвязей отдельных звеньев и работников подразделения);

5.взаимоотношения подразделения с другими звеньями организации с указанием информации, документации, получаемой и передаваемой данным подразделением, от кого и кому, сроки и периодичность;

6.права подразделения (в пределах возложенных на него функций);

7.ответственность подразделения (в рамках приданных ему полномочий за некачественное, несвоевременное их выполнение).

Типовые положения о подразделениях содержатся в специальной литературе, но требуется их адаптация, уточнение применительно к каждому конкретному предприятию и подразделению.

Совокупность должностей служащих находит отражение в штатном расписании - документе, утверждаемом руководителем организации и содержащем сведения о численности работников соответствующих категорий (штатных единицах) по каждой должности, наименованиях должностей, должностных окладах и надбавках к ним.

Для каждой должности, содержащейся в штатном расписании, должна быть разработана должностная инструкция, которая составляется на основе Положения о подразделении, квалификационной характеристики, а также проведенного анализа работы (или рабочего места, должности) и составленного описания работы (рабочего места, должности). Должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность каждого работника, занимающего определенную должность, начиная с заместителей руководителя подразделения. Деятельность первых лиц организации и их заместителей регламентируется ее Уставом, а руководителей подразделений - Положениями о них.

Личностная спецификация представляет собой набор требований, которые работа на данном рабочем месте или должности предъявляет к работнику. Она вытекает непосредственно из описания работы (или рабочего места, должности) и отвечает на вопрос: "Каковы черты характера, каким должен быть опыт человека, его образование для того, чтобы он успешно выполнял работу на данном рабочем месте (должности)?" Личностная спецификация дает информацию, необходимую для приема на работу и отбора нужных сотрудников, для проведения собеседования.

Личностная спецификация может быть составлена либо в текстовой форме, либо в табличной (табл.2).

Перечень требований к работнику	Требуемые качества
основные	желаемые	противопоказания
Физический облик Достижения (образование, квалификация, опыт) Интеллект (ум, смышленость) Специальные способности Интересы Черты характера Внешние условия (домашние условия, социально-бытовые условия)

- основные требуемые качества, т.е. такие, без наличия которых работа на может осуществляться на удовлетворительном уровне;

- желаемые качества: преимущество должно отдаваться кандидатам, обладающим ими, при условии наличия у них других главных качеств;

- противопоказания: качества, автоматически исключающие кандидатов, хотя и подходящих по другим параметрам.

Существуют и другие варианты составления личностной спецификации. Так, в США широко используется личностная спецификация М. Фрейзера, включающая пять пунктов: воздействие на других людей (физические данные, внешность, речь, манера поведения); накопленная квалификация (образование, профессиональное обучение, подготовка, опыт работы); природные способности (быстрота понимания и способность к обучению): движущая сила-мотивация (поставленные перед собой цели, решимость и последовательность в достижении целей, успех в их достижении); адаптация (эмоциональная устойчивость, способность противостоять стрессам и контактность с людьми).

Составленная любым из этих двух способов, личностная спецификация является важным инструментом при отборе кандидатов на вакантную должность, проведении отборочного собеседования, так как в их ходе качества отдельного человека, претендующего на должность, сравниваются с теми, которые содержатся в личностной спецификации и представляют собой как бы идеальный, с точки зрения организации, портрет будущего сотрудника.

Подготовка личностной спецификации требует специальных знаний и осуществляется чаще всего профессиональным консультантом или специально обученным сотрудником службы управления персоналом. При отборе кандидатов на вакантную должность использование этого документа заключается в том, что личностные качества каждого претендента сравниваются с качествами "идеального" сотрудника.