Компьютерные офисные технологии

План.

Лекция 1

Блок 1. Засоби оргтехніки: основні положення та визначення.

Модуль 1.1. Класифікація засобів оргтехніки

Мета: сформувати уявлення про основні засоби офісної оргтехніки та можливостях їх ефективного використання.

1. Організаційна техніка. Історичні відомості про розвиток засобів оргтехніки.

2. Стан і перспективи розвитку засобів оргтехніки.

3. Класифікація засобів оргтехніки. Мета та задачі курсу.

Согласно общепринятым мировым канонам различают три типа офисов:

• домашний и малый офис (так называемый рынок SOHO);

• офис среднего бизнеса;

• офис большого бизнеса и государственного сектора;

Основным требованием рынка SOHO является доступность системы, малые габариты.

Средний бизнес особое внимание обращает на производительность и проблемы защиты информации, соотношение цена-качество должно быть оптимальным.

В развитых странах государственный сектор и большой бизнес обычно относят к одному типу, так как они предъявляют общие требования к защищенности компьютерной системы и производительности.

Организация и деятельность любой фирмы начинаются с деловых бумаг. Множество различных договоров, юридических бумаг, служебных инструкций, бухгалтерских бланков, рекламных проспектов и афиш, технических заданий и технической документации, не говоря уже о визитках, этикетках и т.д. и т.п.

Идея безбумажного делопроизводства родилась уже лет 25 назад, но деловой мир еще и сегодня насыщен именно бумажной информацией. Опрос многих фирм США в 1994 г. показал, что в 40% из них 95% всей деловой информации хранится в бумажном виде, в 55% - бумажная информация составляет 50 - 95% и только 5% всех обследованных компаний смогли перевести свыше 50% информации в электронный формат. В целом в этих фирмах 92% информации хранится на бумаге, 5% - на микрофильмах, 2% - на магнитной ленте и 1% - на дисках. По оценке экспертов, сотрудники деловых фирм теряют до 15% документации и тратят до 30% рабочего времени на поиски нужного документа.

Таким образом, правомерен вывод: актуальность традиционной, ориентированной на "бумажную информатику" техники остается весьма высокой.

К офисной технике в узком смысле относят лишь технические средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и средства административно-управленческой связи. Офисная организационная техника (оргтехника) - технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

Средства оргтехники для офиса солидной фирмы могут включать в свой состав, например, такие устройства и оборудование: персональный компьютер, организационный автомат, пишущие машинки, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту и др.

В распространенных офисных средствах, иначе называемых оргтехникой (факсах, копировальных аппаратов, телефонных станциях и т.д.), уже давно используются микропроцессоры и даже полнофункциональные, специализированные компьютерные системы. В последнее время наметилась тенденция более тесной интеграции этих устройств с компьютерами. Основными в офисе становятся цифровые устройства, имеющие устройства сопряжения с компьютером, телефонной компьютерной сетью. Благодаря цифровой технологии многие из этих приборов приобретают многофункциональность, позволяющую получать большую отдачу от таких устройств. Многофункциональные устройства в совокупности с сетями компьютеров позволят добиться сокращения бумажного документооборота.

Ниже рассмотрены технические средства механизации делопроизводства и средства и административно-управленческой связи, составляющие основное ядро средств офисной оргтехники.

Компьютерные офисные технологии		Некомпьютерные офисные технологии
Текстовый процессор		Конференции:
Табличный процессор
Электронная почта		аудио	видео
Аудиопочта		Факсимильные аппараты
Электронный календарь
Компьютерные конференции		Копировальное оборудование
Телеконференции		Другие средства оргтехники
Хранение изображений
Управленчиские программы

Информация для менеджеров, принимающих решения, и для передачи во внешнюю среду

Рис.1 Основные компоненты автоматизации офиса

База данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами. Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.

Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Табличный процессор. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме.

Электронная почта. Электронная почта (Е-mаil), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети.

Аудиопочта (голосовая почта). Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети. Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще - при ее использовании не нужно вводить данные клавиатуры.
Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры.
Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему.

Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Хранение и манипуляция информацией. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов.

Система хранения электронных документов должна обеспечить длительную сохранность, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним. Хранилищем специальным образом организованной информации, в том числе и электронных документов, во внешней памяти ЭВМ являются базы данных.

Основными функциями этой подсистемы являются: организация работы с электронными документами, контроль исполнения документов, их электронное распространение, распечатка и тиражирование.

Например. Система "Дело 1" (АО "Электронные офисные системы") обеспечивает удобную организацию работы с документами и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой организации, имеющей локальную вычислительную сеть. В частности, система предоставляет следующие возможности:

· регистрацию электронных документов, на которые заводятся электронные карточки;

· пересылку электронных документов и их электронных карточек на рабочие места исполнителей;

· накопление документов в почтовых ящиках исполнителей;

· контроль перемещения и исполнения документов с оперативным получением соответствующей нформации;

· ведение списков; пользователей, классификаторов документов, видов их доставки, файлов, используемых в документообороте.

Система поддерживает работу с текстовыми, рукописными, графическими документами, факсами, телефонограммами, телевизионными изображениями и др.

Существуют интегрированные программные системы (Water Mark Professional, Lotus 3 plus, Works 3,0 for Windows), позволяющие работать с документами различного формата.

Широко известна система Microsoft Office for Windows, включающая в себя СУБД Access 2.0, табличный процессор Excel 5.0, текстовый редактор Word 6.0, электронную почту Mail и ее расширение Form Designer, программы обслуживания факс-модемов At Work PC Fax и техники для презентаций Power Point и многое другое.

Используя программные средства Microsoft Office, можно обеспечить:

· обработку входящей и исходящей информации;

· создание и редактирование электронных документов;

· сбор и анализ данных (например, отчетности) с наглядным представлением результатов в виде графиков, диаграмм и пр.;

· хранение электронных документов в базах данных с удобным поиском и доступом;

· маршрутизацию и рассылку электронных документов по электронной почте и факсимильной связи;

· функции диспетчеризации прохождения документов и электронного секретаря;

· удобное форматирование и распечатку электронных документов и др.

Интегрированная система Team Office - полная офисная открытая информационная система, обеспечивающая пользователям доступ к электронным документам, оперативную связь между собой и удобную рабочую среду. Она поддерживает работу со многими актуальными текстовыми процессорами, системами деловой графики, табличными процессорами, системами управления базами данных; имеет программы, организующие свою обширную библиотеку (Team Library), электронную почту (Team Mail), систему телеконференций и доску объявлений (Team Forum), где можно тиражировать информацию, электронный еженедельник (Team Calendar) для планирования различных мероприятий, электронный координатор деловых процедур и маршрутизатор информации между пользователями (Team Flow) и многое другое.

Все эти программы входят в наиболее интенсивно развивающуюся область программного обеспечения, ориентированного на рабочие группы - так называемые groupware-продукты (groupware - программное обеспечение для реализации совместной работы с электронными документами многих пользователей).

Дата добавления: 2014-01-05