Понятие документооборота

Документооборот — движение документов в органи­зации от их создания или получения от других организа­ций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Документооборот, организованный по графику:

- позволяет ускорить прохождение каждым первич­ным документом весь путь - от оформления и про­верки до обработки;

- способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени;

- способствует усилению контрольных функций бух­галтерского учета;

- повышает эффективность всей учетной работы орга­низации.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер.

На начальном этапе по составлению графика доку­ментооборота устанавливается:

- перечень первичных документов, применяемых в организации;

- кто из работников имеет право подписывать дан­ные документы и несет ответственность за правиль­ность их оформления и своевременность представ­ления в бухгалтерию (утверждается руководителем организации);

- порядок движения каждого документа между отде­лами организации и крайний срок представления документов бухгалтерии;

- график движения внутри бухгалтерии, позволяю­щий своевременно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.

График документооборота должен быть оформлен в виде схемы или перечня работ каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указани­ем их взаимосвязи и сроков выполнения работ и утвер­ждается приказом руководителя.

СХЕМА ДОКУМЕНТАООБОРОТА

Составление документа в организации или получение со стороны

Бухгалтерия

Архив

Обработка документа, запись проводок, включение документов в регистры

Проверка документа по форме, арифметически, по существу

Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов

Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшивают в папки и передают на хранение в текущий архив, где обеспечиваются их сохранность и удобство хранения. Для быстрого поиска необходимого документа формируется номенклатура дел. Каждый полученный документ подшивается в папку «дело». Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенк­латуру дел бухгалтерии. Номер дела состоит из двух частей: присвоенного подразделению номера и номера по порядку в бухгалтерии. Графа «количество дел в пап­ке» заполняется в конце года.

Дела из архива выдаются по письменному распоря­жению главного бухгалтера. Федеральный закон «О бух­галтерском учете» устанавливает, что изъятие докумен­тов из архива может производиться только органами дознания, налоговыми инспекциями на основании их постановлений. Изъятие оформляется протоколом, ко­пия которого вручается под расписку соответствующе­му должностному лицу предприятия.

Организации должны обеспечить хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков, устанавли­ваемых согласно правилам организации государственно­го архива, но не менее 5 лет.

Исправление ошибочных записей в документах

В первичные учетные документы можно вносить ис­правления (кроме банковских и кассовых). В тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Ошибки в первичных документах, созданных вручную, исправ­ляются корректурным способом: зачеркивается непра­вильный текст или сумма, пишется исправленный текст и (или) сумма. Зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговоре­но надписью «исправлено», поставлена дата исправле­ния, подтверждено подписью лиц, подписывающих до­кумент. (Например, если в документе ошибочно запи­сано число 429 вместо 439, нельзя зачеркнуть только цифру 2 и написать над ней цифру 3. Полностью за­черкивается число 429, записывается 439, пишется «исправлено», ставится дата «29 мая 2001 г.» и подпи­си: Свиридов, Зайцев.)

Федеральным законом «О бухгалтерском учете», Положением по введению бухгалтерского учета и бух­галтерской отчетности в Российской Федерации опреде­лено, что внесение исправлений в кассовые и банковс­кие документы не допускается. В этом случае должен быть составлен новый документ.

Дата добавления: 2014-01-05