Облік розрахунків з підзвітними особами

Порядок ведення операцій з готівкою установами банків, у тому числі й проведення готівкових розрахунків через каси установ банків, здійснення установами банків касового обслуговування підприємств, підприємців та фізичних осіб установлений Інструкцією з організації емісійно-касової роботи в установах банків України.

Порядок ведення касових операцій у народному господарстві України, затв. Постановою НБУ від 22.051995 р., № 21 зі змін. і доп.

2. Положення про ведення касових операцій у національній валюті України, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. №637.

3. Інструкція про організацію роботи з готівкового обігу уста­новами банків України, затверджена постановою Правління НБУ від 19.02.2001 р. № 69.

4. Наказ Мінстату України “Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій” від 15.02.96 р. № 51 (з урахуванням наказу Державного комітету статистики України від 27.07.97 р. №263).

Для ведення касових операцій на підприємстві передбачена посада касира. Касир, відповідно до чинного законодавства, несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей. Касир повинен бути ознайомлений з порядком ведення касових операцій, з ним укладають договір про повну матеріальну відповідальність за збереження всіх цінностей, які він приймає.

На підприємстві приймають необхідні заходи для забезпечення збереження грошових коштів в касі. Для зберігання готівки на підприємстві повинно бути належним чином обладнане окреме приміщення каси, до якого не мають доступу сторонні особи. Її приміщення має бути ізольоване, а двері до каси під час здійснення операцій – замкнуті з внутрішнього боку. Готівка повинна зберігатися у вогнетривкій касі, а у окремих випадках – у комбінованих і звичайних металевих шафах, які після закінчення роботи каси замикаються ключем і опечатуються сургучною печаткою касира. Ключ від сейфу і печатка зберігаються у касира. Дублікати ключів в опечатаних касиром пакетах зберігаються у керівника підприємства.

Документальне оформлення господарських операцій, повязаних з рухом грошових кошті ву касі підприємства.

Касові операції оформляються прибутковими та видатко­вими касовими ордерами, типові форми і порядок заповнення яких затверджені наказом Міністерства статистики України від 15.02.96р. №51 «Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій» (далі – наказ Мінстату). Їх мають засто­совувати всі підприємства.

Прибутковий касовий ордер типової форми № КО-1 оформляють при надходженні виручки безпосередньо в касу підприємства.

У прибуткових касових ордерах вказують підставу для їх складання і перераховують додані до них документи. Їх підписує головний бухгалтер або особа, уповноважена ним. Прибутковий касовий ордер має бути завірений печаткою (штампом) касира або відбитком касового апарата. Відповідно оформлений касовий ордер реєструють в Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів типової форми КО-3. У ньому вказують дату, номер, призначення коштів і суму прибуткового касового ордера. Після реєстрації прибутковий касовий ордер передають касиру для прийняття грошей в касу.

Касир зобов’язаний перевірити наявність і достовірність на документах підпису головного бухгалтера, правильність оформлення документів; наявність перелічених у документах додатків. У момент приймання грошових білетів і монет в касу касир зобов’язаний керуватися Правилами забезпення платіжності банкнот і монет Національного банку України (затв. Постановою Правління НБУ, від 31.03.99 р. № 152).

Прибуткові касові ордери, відразу ж після отримання за ними грошей, підписує касир, а додані до них документи гасить штампом «Оплачено» із вказанням дати. Після цього касир видає особі, яка внесла гроші в касу підприємства квитанцію, яку відрізає від прибуткового касового ордера. У ній мають бути вказані такі реквізити: підприємство, організація, номер, дата, від кого прийнято, підстава, сума прописом. Ці дані повинні бути аналогічні записам в прибутковому касовому ордері.

Касир зобов’язаний відразу ж внести відповідний запис у касову книгу, де вказує: номер прибуткового касового ордера; прізвище і ініціали особи, яка внесли кошти в касу підприємства; номер кореспондентського бухгалтерського рахунка; суму коштів, що надійшли в касу.

Касир може прийняти кошти за прибутковим касовим ордером тільки в день його оформлення. Якщо гроші до кінця робочого дня в касу не внесені, то прибутковий касовий ордер анулюють з внесенням відповідної інформації в Журналі реєстрації прибуткових касових документів.

Видачу готівки з каси підприємств проводять за видатковими касовими ордерами або належно оформленими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями.

Видача готівки з каси підприємства оформлюється видатковим касовим ордером форми № КО-2, затвердженим наказом Міністерства статистики України від 15.02.96 р. № 51 і здійснюється в таких випадках.

Видаткові касові ордери повинні бути заповнені чітко, розбірливо, без виправлень чорнилом або пастою кулькових ручок темного кольору. Можливе використання механічних пишучих засобів, за умови, що записи зроблені ними, будуть зберігатися на документах протягом встановленого терміну зберігання таких документів.

У видатковому касовому ордері повинні бути вказані такі обов’язкові реквізити:

ü назва підприємства, з каси якого видаються готівкові грошові кошти;

ü ідентифікаційний код підприємства, присвоєний йому при реєстрації в Єдиному державному реєстрі підприємств і організацій України;

ü номер документа, який відповідає номеру, під яким видатковий касовий ордер зареєстрований в журналі видаткових касових документів;

ü дата складання видаткового касового ордера, яка повинна відповідати даті, під якою цей ордер зареєстрований в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів;

ü кореспондуючий рахунок, який дає інформацію про кореспонденції бухгалтерських рахунків при видачі готівкових грошових коштів;

ü сума, яка підлягає видачі, у видатковому касовому ордері вказується двічі: один раз цифрами, другий раз — літерами;

ü особа, яка отримує грошові кошти;

ü підстава для видачі грошових коштів;

ü документи, які додаються до видаткового касового ордера;

ü підписи керівника й головного бухгалтера.

Під час отримання видаткового касового ордера з бухгалтерії касир зобов’язаний перевірити наявність і відповідність підписів головного бухгалтера і керівника підприємства; правильність оформлення видаткового касового ордера; наявність перерахованих у видатковому касовому ордері додатків.

Видачу грошей за видатковими касовими ордерами можна проводити тільки в день їх складання і тільки особі, вказаній в ордері! Якщо видача готівки проводиться за дорученням, оформленим у встановленому порядку згідно з чинним законодавством, у тому числі й особи, що не має змоги в зв'язку з хворобою або з інших поважних причин поставити розпис власноручно, то в тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача готівки бухгалтерія зазначає прізвище, ім'я та по батькові особи, якій доручено одержати готівку. Якщо видача готівки проводиться за відомістю, то перед розписом про одержання грошей касир робить у ній напис: «За довіреністю». Видача готівки за дорученням проводиться відповідно до вимог, передбачених у пункті 3.4 цього Положення. Доручення зали­шається у касира і додається до видаткового касового ордера або відомості.

Видачу готівки з каси підприємства для здавання її до установи банку оформляють видатковим касовим ордером з відоб­раженням цієї операції в касовій книзі. Документом, що свідчить про здавання виручки до установи банку, є квитанція до об'яви на внесення готівки за підписами бухгалтера і касира установи банку, засвідчена печаткою (штампом) установи банку. Документом, що свідчить про здавання виручки інкасаторам банку, є копія супро­відної відомості за підписом інкасатора, засвідчена печаткою (штам­пом) установи банку.

Виплати, що пов'язані з оплатою праці, стипендій, касир підприємства зпрово­дить а платіжними (розрахунково-платіж­ними) відомостями або за видатковими касовими ордерами на кожного одержувача.

Отримувач грошових коштів повинен власноруч вказати у видатковому касовому ордері отриману суму, дату отримання цієї суми й розписатися в отриманні грошових коштів.

Після заповнення всіх реквізитів і видачі готівки отримувачу, касир ставить свій підпис про виконання проведеної операції і реєструє цей касовий ордер у касовій книзі (типова форма КО-4).

Видаткові касові ордери, оформленні на підставі платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей на виплату заробітної плати, реєструються після її видачі.

Реєстрацію прибуткових і видаткових касових документів можна здійснюватися за допомогою комп'ютерних засобів, які забезпечують формування і роздрукування потрібних касових документів. При цьому в документі «Вкладний аркуш журналу реєстрації при­буткових і видаткових касових ордерів», який формують і роздруковують за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів за цільовим призначенням.

Касові документи можуть вилучатися у випадках, передбаче­них чинним законодавством України.

Касові документи після складання касиром звіту та його оброблення в бухгалтерії комплектуються в хронологічному по­рядку, нумеруються, переплітаються в окремі папки та зберігають­ся протягом 36 місяців після закінчення календарного року мате­ріально відповідальною особою, на яку покладено обов'язок збері­гання документів, в окремому сейфі або спеціальному приміщенні, що передається під охорону.

Кожне підприємство веде одну касову книгу, аркуші якої мають бути пронумеровані, прошнуровані і скріплені печаткою. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера.

Записи у касовій книзі проводять у двох примірниках через копіювальний папір. Для цього кожний аркуш касової книги складають вдвоє по лінії відрізу. Обидві половини аркуша нумерують однаковими номерами. Ліва частина — невідривна і вона залишається у касира, права — відривна, що є звітом бухгалтера, відрізається і передається під розписку головному бухгалтеру разом із записаними у касовій книзі прибутковими і видатковими ордерами та прикладеними до них документами.

Записи у касову книгу касир проводить відразу після одержання або видачі грошей за кожним прибутковим касовим ордером і видатковим документом. Підчистки та невмотивовані виправлення у касовій книзі забороняються. Помилки виправляються коректурним способом, неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим робить правильний надпис. Зроблені виправлення завіряються підписами касира та головного бухгалтера.

Щодня у кінці робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей у касі на наступне число і передає до бухгалтерії як звіт касира другий відривний аркуш.

Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера підприємства.

Обов’язково звіряються суми отриманих і зданих готівкових коштів в банк по поточному рахунку. Після перевірки касового звіту, в спеціально відведеній графі проставляють номери кореспондуючих рахунків.

Встановлено певний порядок на отримання готівкових коштів. Йому передує оформлення касової заявки. Підприємства щокварталу подають в банк касову заявку розділ «Календар видачі заробітної плати робітникам і службовцям (суми виплат готівкою, одержаною в банку) у погоджені з банком строки». Тут вказують терміни виплати заробітної плати, передбачені колективними договорами і встановлені вищестоящими органами й органами виконавчої влади. Якщо виплата заробітної плати передбачена не в один, а в декілька днів, то установа банку, спільно з керівником відповідного підприємства, встановлює в які конкретно дні і в яких сумах підприємство отримуватиме гроші на заробітну плату, що має бути підтверджено письмовою згодою підприємства. Грошові кошти призначені для розрахунків з тими хто йде у відпустку або звільняється видаються банком незалежно від встановлених термінів виплати заробітної плати.

Видача готівкових коштів на виплату заробітної плати в терміни, які припадають на вихідні і святкові дні, здійснюється установами банків напередодні (за два робочі дні).

Відповідно до Інструкції № 1 з організації емісійно-касової роботи в установах банків України видача грошей з кас установ банків здійснюється тільки за грошовими чеками встановленої форми. Грошові чеки підшиваються по 25 або 50 листків (чеків) у чекову книжку.

Для отримання чекової книжки клієнт заповнює і подає в банк заявку на видачу чекової книжки. У заяві і талоні до неї чекодавець вказує номер рахунка, з якого будуть оплачуватися чеки. Чекова книжка видається представнику підприємства з каси банку. При цьому працівник банку зобов’язаний під розписку ознайомити особу, яка отримує чекову книжку, про порядок заповнення чеків, а також попередити про відповідальність щодо загублених або вкрадених чеків.

Чекова книжка передається в касу підприємства для зберігання. Коли необхідно отримати готівкові кошти з рахунку, бухгалтер підприємства заповнює всі необхідні реквізити грошового чека, вказує в ньому ім’я працівника, який повинен отримати гроші, підписує в осіб, які мають право підпису платіжних документів відповідно до завірених і переданих в банк зразків підписів, завіряє печаткою підприємства і видає під розписку особі, на яку був виписаний чек. З працівником, на ім’я якого оформляється чек на отримання коштів з каси банку, має бути укладено договір про його повну матеріальну відповідальність. При цьому слід враховувати що не бажано довіряти виконання операцій зі зберігання і транспортування коштів особам, які раніше притягувалися до кримінальної відповідальності, страждають хронічними психічними захворюваннями, перебувають на спеціальному медичному обліку через алкогольну або наркотичну залежність [5, с16].

Після отримання готівки з каси банку, працівник підприємства, який отримав гроші, повинен у той же день доставити їх у касу підприємства. Касир, перерахувавши кошти, оформляє у встановленому порядку прибутковий касовий ордер і віддає квитанцію від нього працівникові, який здав гроші. Якщо після отримання коштів з банку в касу підприємства їх використання за призначення з яких-небудь причин неможливе, то невикористані за призначенням кошти мають бути повністю повернуті в банк.

У разі, коли працівник підприємства з яких-небудь причин не отримав з каси банку кошти за оформленим на його ім’я і виданим йому чеком, він повинен повернути його в той же день в бухгалтерію підприємства. Головний бухгалтер зобов’язаний перевірити наявність на чекові контрольної марки і, якщо вона відірвана, приклеїти її, а сам чек приклеїти до корінця в чекову книжку. На повернутому чеку головний бухгалтер робить надпис «Анульовано» і залишає його разом з чековою книжкою у себе на зберіганні. У такому ж порядку анулюється чек, в якому під час його оформлення була допущена помилка.

Касовий чек. Підприємства, які здійснюють розрахунки зі споживачами у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг за готівку з допомогою належним чином зареєстрованих електронних контрольно-касових апаратів (реєстраторів розрахункових операцій), повинні обов’язково видавати споживачеві касовий чек. Готівкові розрахунки з покупцями і замовниками через РРО здійснюються, як правило, в операційних касах. Відмінність операційної каси від звичайної полягає у тому, що операційна каса призначена для збору виторгу від реалізації продукції, товарів, робіт або послуг. Операційна каса не призначена для зберігання готівки. Умови застосування ЕККА, порядок видавання споживачам касових і розрахункових квитанцій, контроль за проведенням вище зазначених розрахунків зі споживачами регламентуються «Положенням про форму та зміст розрахункових документів» затвердженим наказом ДПА України від 01.12.2000 р. № 614. та Законом України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг від 01.06.2000р. №. 1776.

На період виходу з ладу реєстратора розрахункових операцій проведення розрахункових операцій здійснюється з використанням книги обліку розрахункових операцій та розрахункової книжки].

Розрахункова книжка – належним чином зброшурована та прошнурована книжка, зареєстрована в органах державної податкової служби України, що містить номерні розрахункові квитанції.

Розрахункова квитанція складається з двох частин – корінця та відривної частини, які мають однакову серію та однакові номери.

У квитанції роблять такі записи: назву СПД, ідентифікаційний код за ЄДРПОУ дата заповнення, найменування товару (послуг); вартість одиниці вимірювання, ставку ПДВ; підпис особи, яка провела розрахунок. Корінець містить такі реквізити сума розрахунку (грн., коп.), усього та загальна сума отриманих за товар або послугу коштів; ставка ПДВ 20 %.

Оскільки операційні каси не призначені для зберігання готівкових коштів, а в касі підприємства вони можуть зберігатися в межах встановленого ліміту, то всі підприємства зберігають свої кошти на рахунках в установах банку.

Підприємства зобов'язані здавати готівкову виручку понад установлений ліміт каси в порядку і строки, визначені установою банку для зарахування на їх поточні рахунки. Якщо ліміт каси підприємству взагалі не встановлено, то вся наявна готівка в його касі на кінець дня має здаватися до банку (незалежно від причин, унаслідок яких ліміт каси не встановлено).

Готівкові кошти можуть здаватися підприємствами в денні та вечірні каси установ банків, через служби інкасації, підприємствам поштового зв'язку для переказів на їх поточні рахунки в установах банків.

Готівкова виручка підприємств (підприємців) може ви­користовуватися ними для забезпечення потреб, що виникають у процесі їх функціонування, а також для проведення розрахунків з бюджетами та державними цільовими фондами за податками і зборами (обов'язковими платежами).

Якщо готівка надійшла в касу з власних рахунків, то її використовують виключно на вказані в чеку цілі, що не суперечать чинному законодавству. Банк наділений правом здійснювати контроль за цільовим використанням коштів. У зв’язку з цим підприємства повинні надавати обслуговуючій установі банку, на її вимогу, звітні платіжні і розрахункові документи (касові і товарні чеки, квитанції до прибуткових касових ордерів, податкові накладні, договори купівлі-продажу, акти закупівель, рахунки-фактури тощо), які б підтверджували проведені цільові витрати готівки.

Якщо це готівковий виторг підприємства то в залежності від наявності або відсутності податкової заборгованості можливі такі варіанти використання (рис.):

Рис. Вплив податкової заборгованості на використання готівкового виторгу

Такий поділ зроблено виключно з метою обмеження використання отриманої в касу виручки на виплату заробітної плати у випадку, коли в підприємства є податкова заборгованість. Він не враховує інших моментів надходження готівки в касу підприємства. У касу може бути здано зайво отримана сума відрядних коштів або коштів, виданих підзвітній особі на господарські потреби, не використані ним за призначенням, повернення зайво отриманої суми заробітної плати, раніше виданого кредиту чи позики, або відшкодування збитку, заподіяного підприємству

Підприємства мають право зберігати готівку в своїй касі, що одержана в установі банку для виплат, пов'язаних з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів (доходу), понад установлений ліміт каси протягом трьох робочих днів, включаючи день одержан­ня готівки в установі банку.

Видача готівки під звіт проводиться з кас підприємств за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше видани­ми під звіт сумами, тобто в разі подання до бухгалтерії авансового звіту про витрачені (частково витрачені) кошти та одночасного повернення до каси підприємства залишку готівки, виданої під звіт.

Фізичні особи – довірені особи клієнтів (юридичних осіб), які одержали готівку з карткового рахунка із застосуванням корпо­ративної картки для вирішення виробничих (господарських) пи­тань або на відрядження (згідно з вимогами Положення про порядок емісії платіжних карток і здійснення операцій з їх засто­суванням, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 24.09.99 р. № 479, зареєстрованого Міністер­ством юстиції України 22.11.99 р. за № 802/4095), використовують її за цільовим призначенням без оприбуткування в касі підпри­ємства. Зазначені довірені особи мають подавати до бухгалтерії підприємства авансовий звіт разом з підтвердними документами-в установлені строки і порядку, що визначені для підзвітних осіб (пункт 2.15 цього Положення), з додаванням документів про одер­жання готівки з карткового рахунка (чек банкомата, копія видат­кового ордера, довідки за формами 377 та 377а, квитанція торговельного терміналу тощо) разом з невитраченим залишком готівки.

На підприємстві проводяться ревізії каси з повним перерахунком грошей, що знаходяться в касі в терміни, встановлені керівником підприємства один раз на місяць, в перших числах.

Ревізію каси проводить інвентаризаційна комісія, призначена наказом по підприємству. Члени комісії в присутності касира перевіряють наявність коштів покупюрним перерахунком всіх грошей, що знаходяться в касі, бланків суворої звітності, а також ведення касової книги і порядок зберігання коштів. Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку по касовій книзі.

Результати інвентаризації оформляють актом. В акті фактичні залишки касової наявності співставляють з даними обліку, що дає можливість визначити недостачу чи надлишок грошових коштів. Акт оформляють в день ревізії каси і підписується всіма членами інвентаризаційної комісії.

Акт складають в двох примірниках: один залишається в бухгалтерії, другий – у касира.

Для обліку касових операцій на підприємстві використовує субрахунок 301 «Каса в національній валюті» активного балансового рахунку 30 «Каса», який призначений для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів в касі підприємства. Субрахунок 302 «Каса в іноземній валюті» на підприємстві не використовується.

За дебетом рахунку 30 відображається надходження грошових коштів у касу підприємства, за кредитом — виплата грошових коштів із каси підприємства (табл. 2.2).

Бухгалтерія підприємства використовує наступну кореспонденцію рахунків для відображення надходження готівки в касу:

Дт 301 Кт 311 — надходження до каси грошових коштів з поточних рахунків в національній валюті

Дт 301 Кт 36 — відображається надходження готівки до каси підприємства від покупців та замовників в рахунок оплати продукції, робіт або послуг

Дт 301 Кт 372 — повернення підзвітною осбою підприємства раніше отриманого авансу, не використаного повністю або частково за призначеням

Дт 301 Кт 701 — відображається надходження до каси підприємства готівки у вигляді доходу від реалізації готової продукції

Дт 301 Кт 702 — відображається надходження до каси підприємства готівки у вигляді доходу від реалізації товарів.

Для відображення операцій з вибуття готівки з каси використовують такі кореспонденції рахунків:

Дт 311 Кт 30 — готівкові кошти з каси підприємства передані до банку на поточні рахунки в національній валюті

Дт 331 Кт 301 — готівкові кошти з каси підприємства спрямовані на придбання грошових документів в національній валюті (сплачених проїздних документів)

Дт 372 Кт 301 — готівкові кошти з каси підприємства використовуються на видачу підзвітним особам

Дт 661 Кт 301 — відображається виплата готівковими коштами з каси підприємства заробітної плати робітникам підприємства

Дт 91 Кт 301 — відображається використання готівкових коштів з каси підприємства на загальновиробничі витрати

Дт 92 Кт 301 — відображається використання готівкових коштів з каси підприємства на адміністративні витрати

Дт 93 Кт 301 — відображається використання готівкових коштів з каси підприємства на витрати, пов’язані зі збутом продукції, товарів, робіт, послуг.

Своєчасне оформлення касових операцій та дотримання Положення про ведення касових операцій дозволяють контролювати розрахунки готівкою. В першу чергу це необхідно для внутрішнього контролю за надходженням та видачею готівки, а саме: запобіганню прямих крадіжок, замаскованих неоформленими документами; неоприбуткуванню і присвоєнню грошових засобів, що надійшли до каси; повторному використанню одних і тих самих документів для надмірного списання грошей з каси; привласненню сум, законно нарахованих іншим особам.

Найважливішими вимогами для обліку касових операцій є:

ü негайний запис кожної здійсненої касової операції у касову книгу, щоденне визначення підсумків у цій книзі і здача касиром, під розписку бухгалтерові касових документів;

ü виписка бухгалтерією на кожну окрему касову операцію прибуткових і видаткових касових ордерів, додержання послідовності в нумерації і реєстрації цих коштів у реєстрі і передача їх для виконання касирові;

ü встановлення наказом керівника підприємства осіб, що мають право підписувати касові документи і неприпустимість виконання касових операцій по непідписаних документах.

Для зовнішнього контролю важливим є регулювання готівкових розрахунків у межах встановленого ліміту, що сприяє уникненню дефіциту готівки та правильне відображення касових операцій в реєстрах синтетичного обліку, що підтверджує дотримання податкових зобов’язань підприємства.

До підприємств (підприємців) застосовуються штрафні санкції згідно з чинним законодавством України за:

Ø перевищення встановлених лімітів каси; неоприбуткування (неповне оприбуткування) у касах готівки;

Ø перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів;

Ø витрачання готівки з виручки на виплати, що пов'язані з оплатою праці, за наявності податкового боргу;

Ø використання одержаних в установі банку готівкових коштів не за цільовим призначенням;

Ø проведення готівкових розрахунків без подання одержувачем коштів платіжного документа, який підтверджував би сплату по­купцем готівкових коштів.

У процесі діяльності підприємства мають місце господарські операції, які пов'язані з видачею грошей під звіт.

Гроші під звіт видають з каси підприємства окремим особам для виконання різних господарських та інших доручень. Гроші під звіт видаються на витрати на відрядження, придбання різних матеріалів, дрібні господарські, поштові та інші витрати.

Особа, яка одержала ці суми, вважається підзвітною. Нею може бути лише працівник даного підприємства. Підзвітна особа – це довірена особа підприємства, яка має сукупність прав і обов'язків по відношенню до підприємства. Список осіб, яким видають гроші під звіт, визначає керівник підприємствах.

Підзвітна особа отримує грошові суми під звіт для майбутніх витрат згідно наказу (розпорядження) керівника підприємства. Видачу готівки проводять з каси підприємства за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами. У фінансовому обліку фіксують інформацію про стан заборгованості підзвітної особи, а також зобов'язання підприємства перед нею.

Нормативно-правове забезпечення обліку розрахунків з підзвітними особами:

1. Порядком ведення касових операцій у національній валюті України затв. Постановою НБУ від 22.051995 р., № 21 зі змін. і доп.

2. Положення про ведення касових операцій у національній валюті України, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. №637.

3. Інструкція про службові відрядження в межах України і за кордоном, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 р. № 59 (із змінами і доповненнями)

4. Постановою КМУ від 23 квітня 1999 р. № 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордон" (із змінами і доповненнями – включно до 8 лютого 2006р.)

5. Наказом ДПА "Про затвердження форми посвідчення про відрядження" від 28 липня 1997р. № 260;

6. Законом України "Про оподаткування прибутку підприємств" № 283/97-ВР від 22 травня 1997р. (із змінами і доповненнями);

7. Закон України "Про податок на додану вартість" №168/97-ВР від 3 квітня 1997р. (із змінами і доповненнями);

8. Листи Міністерства фінансів України "Про добові витрати" від 16 травня 2001р. № 041-407-349/13-3295, "Про відшкодування витрат на службові відрядження" від 25 червня 2001р. № 041-407-544/13-3885

9. іншими документами чинного законодавства України.

Документальне оформлення господарських операцій.

Кожному підприємству доводиться відправляти своїх працівників у службове відрядження. Службове відрядження – це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи цього працівника.

Термін відрядження встановлює керівник, він може перевищувати 30 календарних днів у межах України і 60 календарних днів – за кордон. Термін відрядження працівників у межах України для виконання монтажних, налагоджувальних і будівельних робіт не повинен перевищувати тривалості будівництва.

У наказі на відрядження зазначають:

q пункт призначенн;

q назва підприємства або організації, куди відправляється працівник;

q термін і мета відрядження.

Наказ про направлення працівника у відрядження є підставою для видачі йому відповідного посвідчення про відрядження.

Посвідчення про відрядження – це документ, який видають працівнику підприємства на підставі наказу (розпорядження) керівника для виконання службового доручення поза постійним місцем роботи, тобто у відрядження.

Важливими документами при відрядженні за кордон є:

ü запрошення приймаючої сторони;

ü укладений контракт;

ü інші документи, які засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини, документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях чи симпозіумах, тематика яких збігається з основною діяльністю підприємства.

Осіб, що вибувають у відрядження, реєструють у Журналі реєстрації посвідчень про відрядження, в якому зазначають:

q дату від'їзду і повернення;

q прізвище;

q місце роботи і посаду;

q номер і дату посвідчення про відрядження;

q номер наказу;

q місце відрядження.

За відрядженим працівником зберігається місце роботи і середній заробіток за час відрядження. На працівника, який знаходиться у відрядженні, поширюється режим робочого часу і часу відпочинку тих підприємств і установ, до яких він відряджений. На час відрядження особі, що працює за сумісництвом, середній заробіток зберігається на тому підприємстві, що її відряджало.

Перед від’їздом у відрядження працівникові видають грошовий аванс у межах сум, визначених на відшкодування витрат на відрядження (на підставі розпорядження керівника). У посвідченні про відрядження роблять помітку про суму виданого авансу.

Відрядженому працівнику підприємство зобов'язане відшкодувати понесені витрати, на підставі наданих виправдовувальних документів (документи повинні бути в оригіналі):

Ø витрати на проїзд – на підставі транспортних квитків або транспортних рахунків;

Ø витрати на проживання та харчування – на основі рахунків в готелях (мотелях).

Витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодовують працівникові з урахуванням всіх витрат, пов'язаних із придбанням квитків, користуванням постіллю в потягах, страхових платежів на транспорті.

Витрати на проїзд міським транспортом (крім таксі) по місцю відрядження відшкодовуються також на підставі підтверджувальних документів відповідно до маршруту, погодженого з керівником.

Витрати на проїзд відрядженого працівника в каютах, що оплачуються за 1-4 групою тарифних ставок на суднах морського флоту, в каютах 1 і 2 категорії на суднах річкового флоту, а також повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес-класу відшкодовується в кожному конкретному випадку з дозволу керівника підприємства згідно з поданими проїзними документами.

Окрім того, підприємства за наявності підтверджувальних документів відшкодовує витрати на наймання житлового приміщення в розмірі фактичних витрат з урахування побутових послуг, що надаються в готелі (прання, чищення, ремонт і прасування одягу, чищення взуття).

За кожен день перебування працівника у відрядженні, враховуючи вихідні, святкові і неробочі дні та час перебування в дорозі, виплачується добові в межах установлених норм. При виплаті добових за відрядженням визначають фактичне перебування працівника у відрядженні. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками у посвідченні, які роблять за місцем відрядження.

Дата добавления: 2014-01-05