Направления использования новых ИТ управления фирмой

Лекция 4 (2011) Информационные технологии задач управления организацией

1. Направления использования новых ИТ управления фирмой

2. Техническое обеспечение ИТ управления фирмой

3. Программное обеспечение ИТ управления фирмой

В деловом мире самыми преуспевающими являются те организации (фирмы), которые могут быстрее всех собрать информацию, обработать, проанализировать и на её основе принять оптимальное управленческое решение.

Под организацией (фирмой) будем понимать любой экономический объект управления - предприятие, завод, газета, ВУЗ, детсад, ЖЭК, аэропорт, вокзал и т.д.

Менеджмент – рациональное управление современным производством, связанное с улучшением организации на основе постоянного внедрения новых принципов, форм, структур и методов управления с целью повышения эффективности производства, бизнеса. Основная цель менеджмента – достижение высокой эффективности производства, лучшего использования ресурсного потенциала предприятия, фирмы, компании.

Технология – способ преобразования материи, энергии, информации в процессе изготовления продукции, обработки и переработки материалов, сборки готовых изделий, контроля качества, управления. Технология воплощает в себе методы, приёмы, режим работы, последовательность операций и процедур, она тесно связана с применяемыми средствами, оборудованием, инструментом, применяемыми материалами.

Информационная технология управления – процесс, использующий совокупность методов и средств реализации сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта.

Современная ИТ управления организацией является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией для принятия оптимального управленческого решения, которое связано с получением экономических результатов – в первую очередь - максимальной прибыли от выпуска и реализации готовой продукции фирмы.

Процесс управления фирмой является многоступенчатым, начинается с анализа внешней ситуации и ресурсов и готовности фирмы, затем составляется и реализуется план выпуска продукции и результаты работы контролируются и корректируются – рис. 1..

Особенности ИТ управления фирмой:

§ Цель ИТ-процесса – получение информации;

§ Предмет обработки ИТ-процесса – данные;

§ Средства для выполнения ИТ-процесса – программно-вычислительные комплексы;

§ Процессы обработки данных подразделяются на операции в соответствии с выбранной предметной областью;

§ Управляющие воздействия на процессы выполняет руководящий состав организации;

§ Критериями оптимальности ИТ-процесса являются своевременность доставки информации, её надёжность, достоверность и полнота.

Пример. Заказ билета через Интернет.

§ Цель – 10-го числа прибыть в Москву.

§ Предмет обработки - данные - дата-время вылета, маршрут, № рейса, стоимость билета.

§ Средства – ПК с выходом в Интернет, расписание движения самолётов.

§ Управляющие воздействия – выйти в Интернет, ввести "Расписание краснодарского аэропорта", нажать клавишу "Найти", ввести аэропорт назначения – Москва, выбрать дату, рейс и т.д., заказать билет, указать форму оплаты.

§ Эти операции выполняет заказчик.

Трёхуровневая архитектура функционирования ИТ

Основные цели и принципы функционирования ИТ управления должны быть реализованы в трёхуровневой архитектуре, все уровни которой действуют независимо друг от друга и представлены тремя составляющими – уровнем хранения, уровнем обработки информации и уровнем пользователей.

1. Уровень хранения информации – поддерживает единство и целостность всех данных системы управления.

2. Уровень обработки информации – определяет логику ИТ, т.е. позволяет привести какую-либо процедуру или последовательность обработки информации в соответствие с законодательством и регламентом[1] работы фирмы.

3. Уровень пользователей – это автоматизированные рабочие места (АРМ) специалистов фирмы, обеспечивает дружественный интерфейс представления хранящейся информации пользователей.

Основное назначение ИТ – автоматизировать работу подразделений фирмы на всех уровнях, этапах и направлениях управления коммерческой деятельностью организации.

Функциональные задачи управления фирмой – это задачи, которые требуется автоматизировать (решать) с помощью ИТ управления фирмой. Они зависят от вида управления, основными из них являются:

Вид управления	Функциональные задачи
Оперативное управление предприятием (13 задач)	Управление материально-техническим снабжением, сбытом, реализацией продукции, бартером, запасами, договорными обязательствами, штрафами, финансами, производством, проектами, себестоимостью продукции, персоналом, делопризводством и транспортом
Задачи планирования (9 задач): Стратегическое,   Тактическое	Перспективное финансовое планирование. Управление рисками.   Текущее финансовое планирование, календарно-сетевое (хозяйственное), планирование маркетинговых кампаний, проектов развития, техническая подготовка и планирование производства, себестоимости продукции – товаров и услуг, оценка ресурсов, баланс мощностей.
Задачи бухгалтерского учёта (10 задач):	Кассовые и финансово-расчётные операции, учёт валютных операций, товарно-материальных ценностей, основных средств и нематериальных активов, труда и зарплаты, фактических затрат, ведение главной книги и составление баланса, налоговый учёт, бухгалтерская и финансовая отчётность.
Задачи контроля (7 задач):	Контроль выполнения планов, исполнения бюджета, финансовых обязательств, использования ресурсов, неликвидов, запасов, дефицита, качества, возвратов и рекламаций, исполнительской дисциплины.
Задачи анализа (6 задач):	Анализ выполнения планов и использования ресурсов, финансовой и хозяйственной деятельности, эффективности использования оборотных средств, себестоимости и отклонений от плановых затрат, эффективности маркетинговых и рекламных мероприятий, факторов, определяющих качество и причины рекламаций и возвратов

Реализация управленческих решений происходит посредством решения задач управления, она отражает структуру фирмы. Каждое подразделение предприятия выполняет свои задачи.

Основные направления использования новых ИТУ для внедрения новых методов управления фирмой:

1. Управление документооборотом. ИТ должна управлять потоками документов как внутри фирмы, так и потоками из внешних организаций. Задача усложняется тем, что информация имеет различную форму представления – текст, графики, таблицы, в основном – на бумажных носителях.

Основные внутренние потоки существуют между руководством и подразделениями фирмы:

Задачи руководства:

§ Просмотр информации в БД;

§ Выдача распоряжений и контроль их исполнения.

Функции служб и подразделений:

§ Просмотр и редактирование информации в БД;

§ Составление отчётов;

§ Подготовка служебных записок;

§ Подготовка исходящей информации.

Секретариат:

§ Регистрация входящей корреспонденции;

§ Регистрация и отсылка исходящей корреспонденции;;

§ ввод документов в БД;

§ сдача документов в архив.

Администратор БД:

§ регистрация пользователей ИС;

§ установка прав доступа к отдельным БД;

§ сдача документов в архив.

Система документооборота должна осуществлять централизованное хранение, поиск, пересылку документов любых форматов и разграничение доступа к ним, давать необходимую информацию о клиентах, партнёрах и конкурентах, планировать и учитывать мероприятия, контакты, осуществлять обмен данными с удалёнными объектами.

2. Управление персоналом. Человеческие ресурсы являются одними из основных ресурсов фирмы, поэтому система учёта труда и зарплаты направлена на решение следующих задач:

§ Ведение архива карточек сотрудников;

§ Расчёт зарплаты сотрудников;

§ Ведение архива сведений о з/п сотрудников;

§ Разноски зарплатных выплат по проводкам и статьям затрат;

§ Формирование документов для налоговых органов и др.

3. Бухгалтерский учёт. ИТ бухучёта должна в режиме реального времени обеспечивать ведение всех бухгалтерских операций в разрезах анализа и синтеза:

§ Учёт банковских операций,

§ Учёт кассовых операций и расчётов,

§ Учёт основных средств,

§ Учёт движения материальных ценностей, складской учёт и др.

4. Управление снабжением. Принять решение о закупке товаров, материалов у какого-либо поставщика можно, только имея полную информацию о контрагенте, условия поставок, прайс-листы с оптовыми ценами, данные о качестве товара. Поэтому менеджер по закупке товаров должен иметь систему, решающую задачи:

§ Учёт поступления товаров,

§ Отпуск товаров,

§ Учёт движения тары,

§ Инвентаризация, учёт,

§ Составление складского отчёта, ведение складских карточек и др.

5. Управление сбытом. Процесс реализации завершает оборот хозяйственных средств фирмы, от него зависят объём прибыли и рентабельность предприятия, поэтому для менеджера по реализации товаров необходима система, решающая задачи:

§ Учёт заявок покупателей,

§ Ведение карточек клиентов,

§ Создание договоров и спецификаций к ним,

§ Формирование прайс-листов,

§ Контроль отгрузки, наличие товара на складе и др.

6. Управление финансами. Движение финансовых средств является непрерывным процессом, поэтому для финансового директора необходима система, позволяющая определить источники и оценить использование денежных средств, готовить отчёт о прибылях и убытках, проводить анализ финансовой деятельности фирмы, готовить решения для руководства и др. Поэтому автоматизированная финансовая ИТ должна удовлетворять условиям:

§ Интегрировать данные в единую среду документооборота фирмы, чтобы охватить плановую, финансовую и юридическую службы фирмы,

§ Поддерживать единую среду аналитики при ведении всех видов учёта, планировать и учитывать затраты фирмы,

§ Работать в нескольких финансовых периодах,

§ Проектировать сложные формы выходных документов, составлять любые отчёты,

§ Обеспечивать защиту БД фирмы от несанкционированного доступа,

§ Не зависеть от аппаратной части, легко переноситься на новую компьютерную платформу,

§ Обеспечивать надёжный обмен данными с филиалами фирмы,

§ Иметь возможность наращивания и модернизации как программной, так и аппаратной части и др.

Информационные технологии обеспечивают внедрение новых методов в управление документооборотом, создают менеджерам реальные условия для управления персоналом, снабжением, сбытом, финансами, а работникам учётных служб обеспечивают возможность вести оперативный и бухгалтерский учёт в аналитическом и синтетическом разрезах, составлять необходимую отчётность.

Дата добавления: 2014-01-05