Фильтрация данных

Обработка БД. Сортировка данных

Процесс упорядочения БД называется сортировкой.

Для сортировки элементов в БД необходимо выполнить такие действия:

· Щелкнуть на любой ячейке БД.

· Выбрать команду Данные/Сортировка, в результате чего Excel раскроет диалоговое окно Сортировка диапазона.

· Щелкнуть на стрелке в группе Сортировать по и выбрать главный ключ сортировки (поле, по которому должна быть выполнена сортировка).

· Выбрать восходящее по возрастанию или нисходящее по убыванию упорядочение, щелкнув по переключателю справа.

· Если нужно выполнить еще одно упорядочивание внутри первого, щелкнуть на стрелке в следующей группе Затем по и выбрать второе поле сортировки и затем – восходящий или нисходящий порядок.

· При необходимости дальнейшего иерархического упорядочения выбрать поле и порядок упорядочения в последнем списке В последнюю очередь, по.

· Для отказа от выбора полей и порядка сортировки достаточно, не выходя из этого диалогового окна, снова открыть список полей и выбрать не сортировать.

· Щелкнуть на ОК или нажать Enter.

Удобным инструментом для поиска данных являются фильтры. Фильтр обрабатывает весь список в электронной таблице и отображает на экране только те данные, которые требуется.

Для активизации нужного фильтра следует выполнить такие действия:

- Щелкнуть где-либо в БД.

- Выбрать Данные/Фильтр, в результате чего Excel добавит раскрывающийся список к каждой ячейке с именем поля в строке заголовков.

- Щелкнуть на кнопке списка поля, по значению которого нужно выполнить отбор записей, и выбрать один из предложенных вариантов фильтра, щелкнув по нему.

После этого Excel покажет только записи, содержащие в этом поле выбранное значение (все остальные будут временно скрыты). Отфильтрованные записи можно скопировать на другой лист рабочей книги или вывести на печать.

После копирования отфильтрованных записей можно восстановить отображение всех записей БД, щелкнув на кнопке списка, по которому выполнялась фильтрация (кнопка выделена голубым цветом), и выбрав в раскрывшемся списке пункт Все.

Расширенный фильтр позволяет задавать:

· условия, соединенные логическим оператором И или (и) ИЛИ, для нескольких столбцов;

· 3 и более условий для конкретного столбца;

· вычисляемые условия.

Использование расширенного фильтра предполагает наличие диапазона критериев (условий). Удобнее всего диапазон критериев располагать под БД. Диапазон критериев должен состоять, по крайней мере, из двух строк: в верхней строке указываются имена полей, во второй и последующих строках – условия отбора.

Кроме того, расширенный фильтр может использоваться для извлечения строк из БД и вставки копий этих строк в другую часть текущего листа. В этом случае применяется диапазон для извлечения.

Чтобы воспользоваться расширенным фильтром, нужно выбрать команду меню Данные/Дополнительно. На экране появится диалоговое окно.

В том случае, когда список фильтруется на месте, не удовлетворяющие критерию строки скрываются. Чтобы вновь их отобразить (т.е. снять действия фильтра), необходимо воспользоваться командой Очистить.

Задание условий с использованием логической операции ИЛИ. Чтобы связать условия в диапазоне критериев логической операцией ИЛИ, нужно эти условия расположить в разных строках.

Задание условий с использованием логической операции И. При необходимости создания критерий отбора записей с использованием оператора И условия в диапазоне критериев нужно расположить в одной строке.

Задание условий с одновременным использованием логических операций И и ИЛИ. Такие условия в диапазоне критериев задаются сочетанием расположения условий как в одной строке, так и в двух.

Использование вычисляемых условий. Вычисляемые условия отличаются от обычных условий сравнения тем, что позволяют использовать значения, возвращаемые формулой.

Правила применения вычисляемых условий:

- заголовок над вычисляемым условием должен отличаться от заголовка любого из полей (столбцов) списка;

- ссылки на ячейки, находящиеся вне списка, должны быть абсолютными;

- ссылки на ячейки в списке должны быть относительными (это правило имеет исключение).

Функции СЧЕТЕСЛИ и СУММЕСЛИ

Функция СЧЁТЕСЛИ подсчитывает количество ячеек внутри интервала, удовлетворяющих заданному критерию, и имеет следующий синтаксис:

= СЧЕТЕСЛИ (интервал;критерий).

Интервал – это интервал ячеек, к которым будет применяться критерий.

Критерий – это критерий в форме числа, выражения или текста, который определяет, какая ячейка добавляется. Например, критерий может быть выражен как 32, "32", ">32", "яблоки".

A	B
яблоки
апельсины
персики
яблоки

Пример:

=СЧЕТЕСЛИ(A2:A5;"яблоки")

Количество ячеек с «яблоки» в приведенном выше первом столбце (2)

Вторая суммирует ячейки, удовлетворяющие заданному условию (критерию), и имеет следующий синтаксис:

= СУММЕСЛИ(интервал; критерий;сумм_интервал).

Первые аргуме нты этой функции имеют тот же смысл, что и для функции СЧЕТЕСЛИ, и добавляется третий аргумент:

Сумм_интервал – это диапазон ячеек для суммирования. Ячейки в сумм_интервал суммируются, только если соответствующие им ячейки в аргументе интервал удовлетворяют критерию. Если аргумент сумм_интервал опущен, то суммируются ячейки в аргументе интервал.

Пример:

1.Создайте пустую книгу или лист.

2.Выделите пример в разделе справки. Не выделяйте заголовок строки или столбца.

Выделение примера в справке.

3.Нажмите сочетание клавиш CTRL+C

4.На листе выделите ячейку A1 и нажмите сочетание клавиш CTRL+V.

5.Чтобы переключиться между просмотром результатов и просмотром формул, возвращающих эти результаты, нажмите сочетание клавиш CTRL+` (апостроф) или в меню Сервис укажите на пункт Зависимости формул и выберите режим Режим проверки формул.

А	B
Стоимость имущества	Комиссионные
100 000	7 000
200 000	14 000
300 000	21 000
400 000	28 000
Формула	Описание (результат)
=СУММЕСЛИ(A2:A5;">160000";B2:B5)	Сумма комиссионных для стоимости имущества более 160000 (63 000)

Дата добавления: 2014-01-05