Способы построения бухгалтерской службы

Ответственность за ведение бухгалтерского учета и соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель экономического субъекта. В зависимости от вида дея­тельности, организационно-правовой формы экономического субъ­екта, объема учетной работы руководитель может создать бухгалтер­скую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером; ввести в штат должность бухгалтера (главного бухгал­тера); заключить со специализированной организацией договор на оказание услуг по ведению бухгалтерского учета. Руководитель эко­номического субъекта, являющегося субъектом малого предприни­мательства, может лично вести бухгалтерский учет.

В зависимости от объема обрабатываемой учетной информации и степени оперативной самостоятельности структурных подразделе­ний экономического субъекта определяются организационные фор­мы ведения бухгалтерского учета. Основными организационными формами ведения бухгалтерского учета являются централизованная и децентрализованная.

При централизованной форме организации бухгалтерского учета в структурных подразделениях экономического субъекта бухгалтер­ские службы отсутствуют, а полученная учетная информация на этих уровнях управления обрабатывается, и на ее основе составление (формирование) отчетных сводок и отчетности осуществляется в бухгалтерии в целом по экономическому субъекту.

При децентрализованной форме организации бухгалтерского учета каждое структурное подразделение имеет собственную бухгалтер­скую службу, где осуществляется полный цикл учетных работ — от момента документального оформления хозяйственных операций и учетной обработки данных до формирования учетной информации для управления и составления отчетности о деятельности этого под­разделения. На основании отчетов подразделений главная бухгал­терская служба составляет сводную отчетность по экономическому субъекту, а при наличии дочерних обществ материнская компания составляет консолидированную отчетность по всей компании с уче­том результатов деятельности всех структурных подразделений.

При любой организационной форме ведения бухгалтерского учета необходимо распределение должностных обязанностей работников учета исходя из степени их загруженности, средств и каналов переда­чи учетной информации и других факторов, определяющих объем учетной работы. В этой связи структура бухгалтерии может строиться по предметному, линейному или функциональному признаку.

По предметному признаку в составе бухгалтерии выделяются от­делы (секции, группы) по основным участкам учетной работы: учет внеоборотных активов (учет основных средств и нематериальных активов); учет материалов; учет труда и расчетов с персоналом по заработной плате; учет затрат на производство и калькулирование себестоимости выпускаемой продукции; учет готовой продукции и ее продажи; учет расчетных операций; учет денежных средств в кас­се и кассовых операций; составление отчетности и др. Предметный признак построения учетного аппарата распространен на крупных и средних государственных предприятиях, а также в крупных АО.

По линейному признаку структура учетного аппарата строится так, что учетный процесс — от наблюдения, сбора, регистрации до сис­тематизации, группировки, обработки и обобщения информации осуществляется бухгалтером (или учетной группой) по данному под­разделению (цеху, производству и т.п.).

По функциональному признаку учетные работы распределяются между группами бухгалтеров по принципу технологического учетно­го процесса, т.е. одна группа только проверяет и группирует доку­менты, другая контролирует правильность арифметических подсче­тов и систематизирует учетные документы, третья заполняет учетные регистры, четвертая составляет отчетность. Такой вариант разделе­ния учетного труда в большей степени соответствует современным требованиям формирования информационной системы в экономи­ческих субъектах с высоким уровнем применения вычислительной техники.

Независимо от организационного строения учетного аппарата объем обязанностей для каждого бухгалтера должен определяться должностной инструкцией исходя из оптимальной схемы докумен­тооборота, предусматривающей закрепление по каждой стадии про­хождения документа конкретных исполнителей и обязанности ра­ботников бухгалтерии по обработке данного документа. Это повы­шает персональную ответственность, способствует подготовке качественной и своевременной учетной информации для целей управления.

Центральной фигурой, осуществляющей контроль учетного про­цесса, является главный бухгалтер, роль которого определена в законе «О бухгалтерском учете». Главный бухгалтер (бух­галтер — при отсутствии в штате главного бухгалтера) назначается на должность и освобождается от должности руководителем органи­зации. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководи­телю. На должность главного бухгалтера рекомендуются лица, име­ющие высшее специальное образование. В организациях, деятель­ность которых в соответствии с установленными критериями подлежит обязательному аудиту, на должность главного бухгалтера рекомендуется назначать специалиста при наличии у него квалифи­кационного аттестата профессионального бухгалтера либо аттестата аудитора.

В круг его обязанностей входит ответственность за формирование учетной политики, правильность ведения бухгалтерского учета, свое­временное представление полной и достоверной бухгалтерской от­четности. В законе приведены правила, связанные с осуществлением контрольных функций главного бухгалтера в части обеспечения со­ответствия осуществляемых хозяйственных операций законодатель­ству Российской Федерации, контроля за движением имущества и выполнением обязательств. В этих целях установлено, что требова­ния главного бухгалтера по документальному оформлению хозяй­ственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организа­ции. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные доку­менты, финансовые и кредитные обязательства считаются недей­ствительными и не должны приниматься к исполнению. При этом под финансовыми и кредитными обязательствами в широком смыс­ле понимаются все гражданско-правовые договоры, в которых при­сутствует в качестве их условий порядок расчетов и погашения обя­зательств. К таким договорам относятся договоры займа, кредитные договоры, договоры, оформляющие финансовые вложения органи­зации, договоры, заключенные по товарному и коммерческому кре­диту.

В случае разногласий между руководителем организации и глав­ным бухгалтером, возникающих при исполнении и оформлении до­кументов по операциям, противоречащих законодательству и нару­шающих финансовую и договорную дисциплину, документы могут быть приняты для отражения операций в бухгалтерском учете только с письменного распоряжения руководителя, который и будет нести всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.

Главный бухгалтер (руководитель бухгалтерии) обеспечивает со­хранность бухгалтерских документов, оформление и передачу их в установленном порядке в архив. С главным бухгалтером согласовы­ваются вопросы назначения и увольнения, а также перемещения материально ответственных лиц.

Следует отметить, что общий порядок работы бухгалтерии эконо­мического субъекта устанавливается Положением о бухгалтерии, которое имеет четко установленную структуру. Положение о бухгал­терии разрабатывается в период создания организации в соответ­ствии с ее уставом. От тщательности и детализации разработки По­ложения о бухгалтерии, регламентирующего ее работу, зависит эф­фективность организации бухгалтерского учета экономического субъекта.

Дата добавления: 2014-01-05