Процесс принятия управленческих решений с использованием информационных технологий

Лекция №4

ИС организационного управления тесно связана со структурой управления компанией. Так как имеются различные интересы, уровни управления, особенности управления, ИС организационного управления компанией должна включать системы соответствующие организационным уровням управления. ИС различных уровней организационного управления могут быть реализованы как самостоятельные системы. Если в компании действует интегрированная ИС, различным уровням управления будут соответствовать подсистемы интегрированной ИС.

Связь уровней управления, типов информации и типов ИС организации представлена виде схемы на рис.4.1.

Рис. 4.1 Уровни управления и типы ИС организации

Организация разделена на уровни управления: стратегический, тактически, оперативный.

Различным организационным уровням соответствуют четыре типа ИС:

- оперативному уровню управления - системы эксплуатационного уровня, системы уровня знаний;

- тактическому уровню управления – ИС тактического управления;

- стратегическому уровню управления - ИС стратегического управления.

ИС эксплуатационного уровня предназначены для автоматизации элементарных функций ОИ оперативного уровня управления компанией. Такими функциями являются: ввод информации, первичная обработка текущей информации, проведение платежей, осуществление «почтовых операций». ИС эксплуатационного уровня применяются для ведения складского учета, кадрового учета, организации документооборота, ввода первичной бухгалтерской информации, оперативное планирование и т.д.

Основная цель систем на этом уровне состоит в том, чтобы автоматизировать рутинные операции по воду информации и проводить потоки транзакций через организацию.

Системы уровня знания обслуживают проектировщиков, аналитиков, обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь деловой фирме интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов. Системы уровня знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе.

Системы тактического уровня управления разработаны, чтобы обслуживать контроль, управление, принятие решений и административные действия менеджеров среднего звена Они определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом. Например, система управления перемещениями сообщает о перемещении общего количества товара, равномерности работы торгового отдела и отдела, финансирующего затраты для служащих во всех разделах компании, отмечая, где фактические издержки превышают бюджеты. Некоторые системы уровня управления поддерживают принятие решений в процессе управленческой деятельности (СППР).

Системы стратегического уровня — это инструмент руководителей высшего уровня, которые определяют стратегию развития компании на основе прогнозов развития компании и рынков. Их основное назначение - приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью.

Информационные системы могут также быть дифференцированы по функциональному признаку. Основные операционные функции компании можно выделить следующие: маркетинг, продажа продукции, производство, финансовый менеджмент, бухгалтерский учет, управление персоналом, управление запасами, управление материально-техническими ресурсами и т.д.

Большинство функций обслуживаются собственными информационными системами. В крупных многопрофильных компаниях, субфункции могут иметь собственные АИС, или специализированные подсистемы. Например, функция производства может иметь ИС управления запасами, ИС управления сбытом, и т.д..

Большинство организаций использует специализированные АИС на различных уровнях управления – оперативном, тактическом, стратегическом.

Рассмотрим различные типы АИС организационного управления в соответствие с организационным уровнем, функциональной структурой и функциями системы (таблица 4.1).

Таблица 4.1 Типы ИС организационного управления

Для реализации задач операционного функционирования и управления ИС компании может включать в себя следующие системы: исполнительные системы - Executive Support Systems (ESS) на стратегическом уровне; тактические управляющие информационные системы – Management Information Systems (MIS); системы поддержки принятия решений - Decision Support Systems (DSS) на управленческом уровне; системы обработки знаний - Knowledge Work System (KWS); системы автоматизации делопроизводства - Office Automation Systems (OAS) на уровне знаний; системы обработки транзакций - Transaction Processing Systems (TPS) на эксплуатационном уровне.

Таким образом, АИС в организациях служат для того, чтобы помочь сотрудникам или менеджерам на каждом уровне управления реализовать свои функции наиболее эффективно.

Системы организационного управления компанией могут быть использованы на разных уровнях управления (таблица 4.2)

Таблица 4.2 Характеристики ИС организационного управления

Уровни управления	Типы систем	Информа- ционные входы	Обработка	Информационные выходы	Пользователи
Стратегический уровень	Исполнительные системы под­держки решений высшего руководства (ESS)	Агрегированные данные, внешние и внутренние	Графика, имитация, диалог	Прогнозы, ответы на вопросы	Высший уровень управления
Управленческий уровень	Системы поддержки принятия решений (DSS)	Данные в небольшом объеме, аналитические модели	Диалог, имитация, анализ	Специальные отчеты, анализ решений, ответы на вопросы	Руководители среднего звена, профессионалы
Управляющие информационные системы (MIS)	Обобщенные данные о транзакциях	Повторяющиеся отчеты, простые модели, анализ	Обобщения и выборки
Уровень знаний	Профессиональ­ные системы или системы обработки знаний (KWS)	Проектные спецификации, базы знаний	Моделирование, имитация	Модели, графики	Профессионалы
Офисные системы или системы делопроизводства (OAS)	Документы, схемы	Управление документами, разработка схем, коммуникации	Документы, графики, электронная почта	Технический персонал
Операционный уровень	Системы обработки транзакций (TPS)	Транзакции, события	Сортировка, составление списков, объединение	Подробные отчеты, списки, обобщения	Операционный персонал

Решения, принимаемые на различных уровнях управления разделяются на структурированные и не структурированные.

Неструктурированные решения – оригинальные, не имеют четкой методики их принятия, следовательно, не формализованные и интуитивные.

Структурированные решения – повторяемые, имеют разработанную методику их принятия, следовательно, формализованы. Частично структурированные проблемы находятся между структурированными и неструктурированными проблемами

На уровне оперативного управления чаще всего использую структурированные решения. На стратегическом уровне управления решаются не структурированные проблемы. Однако на тактическом уровне управления и на уровне формирования знаний часто решаются слабо структурированные задачи.

Системы обработки транзакций (TPS). Системы обработки транзакций (TPS) – это системы обработки информации, обеспечивающие операционный уровень производственной деятельности, обслуживают эксплуатационный уровень организации. Системы обработки транзакций – это АИС, которая выполняет и рассчитывает рутинные транзакции, необходимые для выполнения функциональных задач бизнеса.

Примеры: системы электронных платежей, бухгалтерского учета, складского учета, системы управления запасами, первичного кадрового учета, системы бронирования, документооборота, почтовые системы. На эксплуатационном уровне задачи, ресурсы и цели предопределены и высокоформализованы. Например, решение о предоставлении кредита клиенту принимается управляющим низшего уровня согласно предопределенным критериям. Единственно, что должно быть определено - соответствует ли клиент критериям.

Системы обработки знаний и автоматизации делопроизводств. Системы обработки знаний (KWS) и системы автоматизации делопроизводства (OAS) обслуживают информационные потребности на уровне знаний организации. Системы работы знания помогают работникам знания, в то время как системы автоматизации делопроизводства прежде всего помогают обработчикам данных.

Работники знания - это специалисты, занимающиеся исследовательской работой, проектировщики, инженеры, врач, юристы, дизайнеры и т.д. Их работа состоит прежде всего в глубокой обработке информации, в создании новой информации, в создании новых знаний.

Системы обработки знаний (KWS) представляют собой научные или инженерные рабочие станции (места), а также автоматизированные рабочие места (АРМ), основная цель которых - создание новых знаний и интеграция их в существующие в организации бизнес-процессы. Сотрудники сферы обработки данных обычно имеют узкую специализацию, чья основная цель – это обработка данных в соответствие с поставленными целями и задачами.

Системы автоматизации делопроизводства (OAS) - информационные приложения и технологии, разработанные, чтобы увеличить производительность труда обработчиков данных в офисе.

Управляющие информационные системы (MIS). Управляющие информационные системы (MIS) обслуживают управленческий уровень организации, обеспечивая менеджеров результирующими данными, в некоторых случаях с интерактивным доступом к текущей работе организации и историческими данными. Обычно они ориентируются исключительно на внутренние, не относящиеся к окружающей среде результаты. MIS прежде всего реализуют функции планирования, управления и принятия решений на управленческом уровне. MIS обобщают результаты и формируют отчеты по основным направлениям деятельности компании.

Характеристика управляющих информационных систем:

- поддерживают структурированные и слабоструктурированные решения на эксплуатационном и управленческом уровне. Они также полезны для планирования штата главных менеджеров;

- ориентированы для отчетов и контроля. Они разработаны, чтобы помогать обеспечивать текущий учет действий;

- полагаются на существующие общие данные и потоки данных;

- обладают ограниченными аналитическими возможностями;

- помогают в принятии решений, используя прошлые и настоящие данные;

- относительно негибки.

-имеют скорее внутреннюю, чем внешнюю ориентацию;

- информационные требования известны и устойчивы;

- часто требуют длинного анализа и проектирования процесса;

- обычно обслуживают менеджеров, заинтересованных в еженедельных, ежемесячных и ежегодных результатах.

Системы поддержки принятия решений (DSS). Системы поддержки принятия решения (СППР) DSS существенно отличаются от MIS. Это компьютерные системы, почти всегда интерактивные, разработанные, чтобы помочь менеджеру среднего или высшего уровня в принятии решений. DSS включают и данные, и модели, обеспечивающие возможность сотруднику уровня управления решить возникающие бизнес-проблемы, особенно те, которые плохо формализованы.

Пользователь взаимодействует с DSS через пользовательский интерфейс, выбирая определенную модель и набор данных, которые нужно использовать, а затем DSS представляют результаты пользователю через тот же самый пользовательский интерфейс. Модель управления и управление данными в значительной степени действуют незаметно и варьируются от относительно простой типовой модели в электронной таблице до сложной комплексной модели планирования, основанной на математическом программировании.

Характеристика систем поддержки принятия решений:

- предлагают гибкую систему настройки для пользователей, адаптируемость и оперативное получение результатов;

- допускают, чтобы пользователи управляли входом и выходом. DSS часто не требуют профессиональных программистов;

- обеспечивают поддержку для решений и проблем, которые не могут быть определены заранее;

- используют сложный анализ и инструментальные средства моделирования;

- системы DSS интерактивны, пользователь может изменять предположения и включать новые данные.

Основной функцией большинства СППР является анализ «что…если?». Основными функциями данных систем являются:

1. Анализ параметров (case analysis) - оценка значений выходных величин для заданного набора значений входных переменных.

2. Параметрический анализ «что, если?» - оценка поведения выходных величин при изменении значений входных переменных.

3. Анализ чувствительности - исследование поведения результирующих переменных в зависимости от изменения значений одной или нескольких входных переменных.

4. Анализ возможностей - нахождение значений входной переменной, которые обеспечивают желаемый конечный результат (поиск целевых решений).

5. Анализ влияния - выявление для выбранной результирующей переменной всех входных переменных, влияющих на ее значение, и оценка величины изменения результирующей переменной при заданном изменении входной переменной.

6. Анализ данных - прямой ввод в модель статистических данных и прогнозирование будущих результатов.

7. Сравнение и агрегирование - сравнение результатов двух или более прогнозов, сделанных при различных входных предположениях, или сравнение предсказанных результатов с действительными, или объединение результатов, полученных для разных моделей.

8. Командные последовательности (sequences) - возможность записывать, исполнять, сохранять для последующего использования регулярно выполняемые серии команд и сообщений.

9. Анализ риска - оценка изменения выходных переменных при случайных изменениях входных величин.

10. Оптимизация - поиск значений управляемых входных переменных, обеспечивающих наилучшее значение одной или нескольких результирующих переменных.

Исполнительные системы (ESS). Старшие менеджеры используют класс информационных систем, называемых исполнительными системами поддержки принятия решений (ESS). ESS обслуживают стратегический уровень управления компанией. Они ориентированы на неструктурные решения и проводят системный анализ окружающей среды лучше, чем любые прикладные и специфические системы. ESS разработаны, чтобы учитывать влияние внешней информации на управление организацией, например, новых налоговых законов или действия конкурентов, а также обобщать данные, полученные от систем MIS и DSS. Эти ситсемы фильтруют, сжимают и выявляют критические данные, сокращая время и усилия, требуемые, чтобы получить информацию, полезную для руководителей.

ESS используют наиболее современное графическое программное обеспечение и могут формировать графики и обобщать данные из многих источников, оперативно предоставляя информацию главному менеджеру.

В отличие от других типов информационных систем ESS не предназначены для решения определенных проблем. Вместо этого ESS обеспечивают обобщенные вычисления и передачу данных, которые могут применяться к изменяющемуся набору задач. ESS имеют тенденцию использовать меньшее количество аналитических моделей, чем DSS.

Интеграция ИС. Различные информационные системы тесно взаимодействуют друг с другом. Транзакционные системы — основной источник данных для других ИС, в то время как системы поддержки решений руководства — потребители данных из систем нижнего уровня.

Возникает закономерный вопрос — насколько эти системы должны быть интег­рированы? В принципе, существующие сегодня на рынке технические и программные средства позволяют решить задачу полу­чения интегрального эффекта от использования ИС, обеспечивающих беспре­пятственное прохождение информационных потоков между различными подразделе­ниями предприятия. Однако, интеграция требует времени и затрат. Поэтому каждое предприятие должно сопоставить свои потребности в интеграции с возможными затратами на построение подобных систем. В таблице 4.3 приведены основные классы ИС.

Таблица 4.3 Классы информационных систем

Классы ИС	Название	Фирма	Стоимость
Крупные интегрированные системы (комплексное управление, учет, управление производством)	R3 Baan IV Oracle Application	SAP Baan Oracle	Свыше 500 000 дол.
Средние интегрированные системы (комплексное управление, учет, управление производством)	JD Edwards SyteLine Галактика Парус	Robertson&Blums SOCAP Галактика, Россия Парус, Россия	200 000 —500 000 дол.
Малые интегрированные системы (комплексный учет и управление финансами)	Concord XAL Scala Platinum SQL NS-2000	Columbus IT Partner Scala Platinum Software Corporation Никос-Софт, Россия	50 000 —300 000 дол.
Локальные системы (учетные системы по направлениям деятельности)	1C БЭСТ Инфин	1C, Россия Интеллект-Сервис, Россия Инфин, Россия	5 000 —50 000 дол.

Дата добавления: 2014-01-06