Документация, как система регистрации фактов хозяйственной деятельности

Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие в организации. Его объектами являются: заготовление, приобретение ресурсов, их использование, затраты на производство, расчеты с поставщиками, банками, финансовыми органами и т. д. На этой стадии учетной работы первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях отражаются в первичных документах.

Документ (лат. document – доказательство) – письменное доказательство, свидетельство. Он является письменным подтверждением на право совершения хозяйственной операции, ее законченности и хозяйственной целесообразности.

Первичная учетная документация - элемент бухгалтерского учета.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Реквизиты – это показатели, приводимые в документах, которые необходимо заполнить данными совершившихся операций. Большое разнообразие хозяйственных операций вызывает необходимость в различных формах учетных документов, содержащих соответствующие реквизиты.

Первичные учетные документы согласно ст. 9 федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

В зависимости от характера хозяйственной операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные учетные документы могут быть внесены дополнительные реквизиты.

На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах: счетах, журналах и т. д.

Учетные документы могут быть внешними и внутренними.

Внешние документы поступают в организацию со стороны – из государственных органов, вышестоящих организаций, банков, налоговой инспекции, от учредителей, поставщиков, покупателей и составляются по типовым формам. Примером такого документа могут служить платежное поручение, счет-фактура поставщика и др.

Внутренние документы составляются непосредственно в организации. Различают следующие виды документов: распорядительные, оправдательные (исполнительные), комбинированные, бухгалтерского оформления.

Распорядительные – это такие документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций.

Оправдательные (исполнительные) документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. Оправдательные документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и за правильность их оформления в документах. Оправдательные документы, поступающие в бухгалтерию предприятия, проверяются, а затем принимаются к учету.

Комбинированные – это такие документы, которые одновременно являются и распорядительными, и оправдательными.

Документы бухгалтерского оформления составляются тогда, когда для записей хозяйственных операций нет других документов, или при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов. Применяемые в бухгалтерском учете документы делятся также на разовые и накопительные.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

В соответствии со статьей 139 Гражданского кодекса РФ информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут составлять служебную или коммерческую тайну, определяются законом и иными правовыми актами.

Информация, составляющая служебную или коммерческую тайну, защищается способами, предусмотренными Гражданским кодексом Российской Федерации и другими законами.

Лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки. Такая же обязанность возлагается на работников, разгласивших служебную или коммерческую тайну вопреки трудовому договору, в том числе контракту, и на контрагентов, сделавших это вопреки гражданско-правовому договору.

В соответствии с Законом вся внутренняя бухгалтерская отчетность является коммерческой тайной, а внешняя отчетность не представляет собой коммерческую тайну. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Первичные документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения. К ним относятся документы о поступлении материалов и отпуске их со складов организации, об отгрузке продукции покупателям и т. п.

Сводные документы обобщают показатели путем соответствующей их группировки, систематизации из первичных документов.

Как отмечалось выше, каждая запись на счетах бухгалтерского учета производится на основании первичных учетных документов, фиксирующих факт совершения той или иной финансовой или хозяйственной операции. При этом первичные учетные документы могут быть приняты к учету только в том случае, если они:

– составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать установленные действующим законодательством обязательные реквизиты);

– подписаны лицом, уполномоченным на совершение таких действий.

Несоблюдение любого из приведенных требований может послужить для работников контролирующих органов поводом усомниться в подлинности предоставленного им документа, следствием чего может стать исключение оформленных таким документом затрат из себестоимости выпускаемой продукции, возникновение споров по поводу правильности расчета налога на прибыль и других.

Согласно п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н (далее – Положение по ведению бухгалтерского учета), требование главного бухгалтера (или лица, исполняющего его обязанности) документально оформлять хозяйственные операции и представлять в бухгалтерскую службу соответствующие документы и сведения должны в обязательном порядке выполняться всеми работниками организации.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

При этом документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем предприятия и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

В первичных документах не допускаются неоговоренные исправления. Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских, которые должны быть составлены заново), исправляются следующим образом:

– зачеркиваются внесенные в документ неверные сведения;

– рядом с зачеркнутой делается верная запись;

– рядом или на полях документа делается запись «Исправлено на … (полностью воспроизводится текст вновь внесенной записи)»;

– лицо, внесшее исправления, подписывается под записью «Исправлено на …» и ставит дату исправления;

– документ под внесенными исправлениями еще раз подписывают лица, подписавшие его до внесения исправления;

– лица, подписывающие документ уже после внесения в него исправлений, одновременно ставят вторую подпись под записью о внесении исправлений.

Бухгалтер не может заверить своей подписью сделанные в документе исправления, если они не были надлежащим образом заверены должностными лицами, ответственными за совершение операций. Документы, оформленные ненадлежащим образом (в том числе имеющие неоговоренные исправления), бухгалтер не должен принимать к исполнению. В зависимости от обстоятельств он должен либо изъять такой документ (если имеются основания подозревать факты подлога или иных злоупотреблений) и поставить в известность об этом руководство предприятия, либо предложить ответственным за совершение операции должностным лицам дооформить его в установленном порядке.

Документооборот – это движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание, получение от других предприятий и учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив).

Создание первичных документов, определение порядка и сроков их передачи для отражения в бухгалтерском учете производится в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, их передачу в виде, установленном для отражения в учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

График документооборота составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствует рациональному распределению должностных обязанностей между работниками, усилению контрольных функций бухгалтерского учета и обеспечивает своевременность составления отчетности.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер, после чего составленный график утверждается руководителем. Каждому исполнителю целесообразно вручить выписку из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности данного исполнителя.

Целесообразно по каждому документу включать в график документооборота следующие разделы [54]:

Таблица 5

Рекомендуемые показатели графика документооборота

Показатель	данные
1.порядок создания документа	– количество экземпляров; – ответственный за выписку; – ответственный за оформление; – ответственный за исполнение; – срок исполнения;
2.порядок проверки документа	– ответственный за проверку; – кто представляет; – порядок представления; – срок представления;
3. порядок обработки документа	– исполнитель; – срок исполнения;
4. порядок передачи документа в архив	– исполнитель; – срок передачи.

Дата добавления: 2014-01-06