Проектное и матричное управление

Проектное управление — это управление важными видами деятель­ности в организации, которые требуют постоянного руководства в ус­ловиях строгих ограничений по затратам, срокам и качеству работ. При этом необходимо предусмотреть механизмы разрешения межлично­стных, межгрупповых и межорганизационных конфликтов, связан­ных с организацией взаимодействия вертикальных и горизонтальных систем управления. Если в организации возникает необходимость раз­работать и осуществить проект комплексного характера, охватываю­щий, с одной стороны, решение широкого круга специальных техни­ческих, экономических, социальных и иных вопросов, и, с другой сто­роны — деятельность разных функциональных и линейных подразде­лений, то следует найти наиболее подходящую, эффективную орга­низационную форму выполнения данной задачи. Можно рассмотреть три варианта организации работ.

Первый вариант — образовать целевую группу, координацион­ный отдел или специальный комитет, поскольку действующая орга­низационная структура, по общему признанию, не сможет справить­ся с новой комплексной задачей. Однако опыт показывает, что отдель­но взятому новому органу не удается решить задачу принятия обще­организационных решений при отсутствии его взаимодействия со все­ми функциональными и линейными структурами. Такой тип структу­ры управления с распределением власти и отсутствием индивидуаль­ной ответственности не подходит для принятия решений по комплекс­ным проблемам.

Второй вариант — наделить полномочиями и ответственнос­тью за решение различных частей комплексной задачи руководителя одного из функциональных отделов, не снимая с него других обязан­ностей. Речь идет о выделении так называемого головного отдела. Од­нако здесь возникает проблема: для разрешения конфликтов и обес­печения координации работы требуется постоянное участие в руко­водстве проектом высшего звена управления. Такой подход, требую­щий постоянного вмешательства и в то же время ведущий к распыле­нию ответственности, может быть разрушительным.

Третий вариант —назначить руководителя проекта, наделив его всей полнотой власти для решения проблем, связанных с разработ­кой и реализацией проекта. Основная идея состоит в передаче одному лицу — руководителю проекта полномочий и ответственности за пла-; нирование, оперативное управление, финансирование выполнения всех работ по проекту. Его работа состоит в том, чтобы обеспечить выполнение задачи (проекта) в установленное время с заданными тех­ническими требованиями и затратами. Этот организационный меха­низм все шире используется в аэрокосмической, электронной, авиа­ционной отраслях промышленности, в производстве вычислительной техники и др.

Проектные структуры. Под проектной структурой понимается вре­менная организация, создаваемая для решения конкретной комплекс­ной задачи (разработки проекта и его реализации). В одну команду собираются квалифицированные работники разных профессий, спе­циалисты, исследователи для осуществления определенного проекта с заданным уровнем качества и в рамках выделенных для этой цели материальных, финансовых и трудовых ресурсов. После завершения проекта и решения всех связанных с этим задач привлеченные в ко­манду работники возвращаются в свои подразделения к постоянной работе или переходят к работе по выполнению другого проекта. Руко­водителю проекта полностью подчинены все члены команды и все ресурсы, выделенные для данной цели.

Проектные структуры различаются между собой по масштабу де­ятельности, широте охвата научно-технических проблем и проблем производства, характеру связей с линейными и функциональными зве­ньями организации, кругу полномочий для взаимодействия с внеш­ней средой. Одной из наиболее распространенных разновидностей такой организации является матричная структура (рис. 2.14), при ко­торой члены проектной команды подчиняются не только руководи­телю проекта, но и руководителям тех функциональных подразделе­ний, в которых они постоянно работают. Организация развивается од­новременно в двух измерениях. Таковы, например, организации, ос­нованные на сочетании осуществляемых функций с территориальной структурой либо ориентацией на определенный тип потребителей или Вид выпускаемой продукции. При такой форме организации полно­мочия руководителя проекта могут варьировать от почти всеобъем­лющей линейной власти до практически чисто штабных полномочий. В матричной организации руководители проектов отвечают за координацию всех видов деятельности и использование ресурсов, от­носящихся к данному проекту. С этой целью все материальные и фи­нансовые ресурсы по данному проекту передаются в их распоряже­ние. Руководители проекта также отвечают за планирование проекта и ход его выполнения по всем количественным, качественным и временным показателям. Что касается руководителей функциональных подразделений, то они делегируют руководителю проекта некоторые из своих обязанностей, решают, где и как должна быть выполнена та или иная работа. Функциональная экспертиза продукции проводится во всех подразделениях компании.

Матричная структура способствует коллективному расходованию ресурсов, что имеет существенное значение, когда выпуск продукции сопряжен с необходимостью использования редких или дорогостоя­щих видов ресурсов. При этом достигается определенная гибкость, которая, в сущности говоря, отсутствует в функциональных структу­рах, поскольку в них все сотрудники постоянно закреплены за опре­деленными функциональными подразделениями. Поскольку в мат­ричной организации сотрудники набираются из различных функцио­нальных отделов для работы по конкретному проекту, трудовые ре­сурсы можно гибко перераспределять в зависимости от потребностей каждого проекта. Наряду с гибкостью матричная организация откры­вает большие возможности для эффективной координации работ.

Введение проектного управления связано с тем, что линейно-функциональная структура не может обеспечить осуществление мно­жества проектов. При организации подразделений по специализиро­ванным функциям много усилий затрачивается на установление и вы­яснение взаимоотношений между дифференцированными ролями. Поскольку линейно-функциональная структура продолжает сущест­вовать наряду с проектным управлением, последнее следует скорее ха­рактеризовать как механизм преодоления недостатков и дополнения указанной структуры, а не как ее замену.

Организационные конфликты и их разрешение. По очевидным при­чинам конфликт, связанный с проектным управлением, неотделим от организационных неувязок более общего характера, которые нередко возникают в линейно-функциональных организациях, поскольку про­ектная группа является подсистемой более крупной организации. Можно условно разделить организационные конфликты, связанные с проектным управлением, на две категории: 1) конфликты, связан­ные с организационными изменениями; 2) конфликты, связанные с концентрацией специалистов различных областей знаний в одной группе для осуществления деятельности, имеющей ограниченную про­должительность.

Введение проектного управления в линейно-функциональных организациях затрагивает иерархию полномочий и ответственности, организационные процедуры, специализацию подразделений, систе­му поощрения, единство руководства, объемы контроля, порядок распределения ресурсов и установление относительных приоритетов в организации. Производственные цели ориентируются на межфунк­циональные требования, нарушаются сложившиеся коллективы в подразделениях, кадровое обеспечение имеет тенденцию к дублированию. Функциональные руководители должны взаимодействовать в условиях, когда основной упор делается на межфункциональный подход и взаимное согласование решений. От них требуется общее участие в планировании и организации деятельности своих подразделений, которые ранее они осуществляли каждый в отдельности.

Изменение характера взаимодействия подразделений создает реальные организационные проблемы как для проектных, так и для функциональных руководителей. Они сталкиваются с необходимостью постоянно поддерживать коммуникации и стимулировать работу специалистов по достижению конкретных результатов. Линии взаи­модействия при проектном управлении охватывают специалистов од­ной области, специалистов различных областей, специалистов и ру­ководителей, руководителей разных подразделений, специалистов «местных» и привлекаемых из сторонних организаций.

Руководитель проекта должен организовать согласованную ра­боту различных специалистов, которые в данном случае сталкива­ются с трудностями приспособления к новым рабочим взаимоотно­шениям в условиях динамичной проектной группы. Нередко возни­кают конфликты, связанные как с координацией работы участни­ков проекта, так и с выявлением их личного вклада в общие резуль­таты работы группы. С образованием проектных групп в организа­ции происходит перераспределение полномочий и ответственности. Нередко складывается положение, когда руководитель проекта отве­чает за важное направление работы организации, в то время как функ­циональный руководитель сохраняет ответственность только за обслу­живающие функции. На исполнительскую деятельность усиливается давление проектной группы, члены которой до этого могли быть лишь подчиненными в функциональных подразделениях.

Источником власти специалистов является скорее их компетент­ность, чем официальное положение. Это и предопределяет во многом мотивы их перехода в проектные группы. С другой стороны, ответст­венность за конкретные результаты, особенно на стадии опытно-конструкторской разработки проекта, требует ограничения самостоятель­ности проектных групп. По данным исследований, высокая степень самостоятельности специалистов далеко не всегда связана с высокой производительностью. Для эффективной работы разным специалис­там требуется неодинаковая степень самостоятельности.

Вместе с тем очевидно, что большинство специалистов — руково­дителей проектов или участников проектных групп — подвержены определенному влиянию. Они не только связаны с выполнением за­дач, которые являются важными для организации, но и тесно взаимо­действуют с ее высшим руководством. В таких условиях специалисты, оставшиеся в функциональных подразделениях, испытывают некото­рую потерю своего влияния.

Введение проектного управления приводит к изменению контро­ля в организации. Функциональный руководитель принимает на себя ответственность за выполнение задач, которые ставит руководитель проекта. В результате осуществляется множественный контроль, по­скольку функциональный руководитель получает задания от лица, на­ходящегося с ним на одном уровне управленческой иерархии. То же лицо оценивает их выполнение (нередко решения руководителей про­ектов могут быть не в пользу тех или иных функциональных подраз­делений). Одновременно функциональный руководитель несет ответ­ственность перед линейным управляющим за деятельность подразде­ления в целом.

В проектном управлении основной упор делается на контроле за выполнением конкретных задач. Оценка работы может осуществлять­ся коллегиально, хотя это связано с известными трудностями. Руко­водитель проекта имеет определенные преимущества при распреде­лении ресурсов в организации, особенно это относится к использова­нию кадров. Учитывая важность проекта, он стремится привлечь в проектную группу лучших специалистов. Это имеет двойное послед­ствие: руководитель проекта, как правило, использует людей из кон­кретного функционального подразделения для определения задач и оценки деятельности данного подразделения, а ответственность функ­ционального руководителя за работу подразделения уменьшается в связи с переходом его специалистов в проектную группу.

Хотя персонал функционального подразделения продолжает на­ходиться в административном подчинении руководителю этого под­разделения, многие из специалистов в действительности работают ис­ключительно в интересах руководителя проекта. Эти специалисты, возвращаясь в функциональное подразделение после окончания про­екта, могут столкнуться с известными трудностями, отчуждаясь от ин­тересов их подразделения. Возвращение к прежней работе может вос­приниматься специалистом как временное до его включения в новую проектную группу.

Распределение полномочий и ответственности между руководи­телями проектов и функциональными руководителями — весьма сложная проблема. Там, где руководитель проекта получает всю полноту власти для решения проблем, связанных с реализацией проекта, функ­циональное подразделение может стать скорее пассивным вспомога­тельным органом, чем динамичной силой в организации. В тех случа­ях, когда руководителю проекта помогают недостаточно квалифици­рованно, функциональное подразделение может стать органом, кото­рый постоянно мешает успеху проекта и весь процесс принятия ре­шений может быть затруднен из-за возникающих конфликтов. Дру­гая крайность состоит в том, что руководитель проекта может иметь такую незначительную власть, которая не даст ему возможности вы­ступать в роли координатора деятельности проектной группы.

Одновременная реализация нескольких проектов усложняет уста­новление приоритетов работ в функциональных подразделениях, по­скольку функциональный руководитель имеет, как правило, ограни­ченное влияние на установление таких приоритетов. Ситуация еще более осложняется в случаях, когда приоритеты не были заранее уста­новлены для всех проектов. Руководители проектов могут оказывать давление на функциональных руководителей в соответствии с их пред­ставлением о срочности и важности своей работы.

Дата добавления: 2014-01-06