Гриф согласования документов

03.10.2011

Л.п.

До 15.10.2011

На второе полугодие

Подготовить план работы

В. И. Соколову

Главному инженеру

18 – Заголовок к тексту. Кратко отражает суть проблемы текста. Он должен быть грамматически правильно составлен и согласован с названием документа. Заголовок часто начинается с «об», «о». Заголовок проставляют в угловом варианте в углу. Можно писать с большой и с маленькой буквы. Он в кавычки не ставится.

19 – Отметка о контроле. Проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль. Проставляется в верхнем правом углу, печатной буквой К.

20 – Текст документа. Оформляют на русском или национальном языке. Включает в себя смешанный текст (схемы, таблицы и т.д.).Текст делится на 2 части:

- констатирующая

- распорядительная

Они отделены абзацем. Чаше всего пишется от 1 лица, ед. числа, но возможны и др. варианты.

21 – Отметка о наличии приложения. Включает слово приложение. Н-р.:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Если в тексте приложение не указывается, то отметка делается полностью.

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 1 экз.

Если приложение 1 и позволяет текст, то можно расположить его центрировано. Если много приложений, то делается опись с приложениями.

Приложение: Опись на 1 л. в 4 экз.

22 – Подпись. В ее состав входят:

- наименование должности

- личная подпись

- ее расшифровка

Начинаем подпись с самого края поля с «0» табулятора. 2 межстрочных интервала от текста. Если документ не на бланке учреждения, то нужно указать наименование организации. В учебных заведениях указывают еще и степень. Н-р.:

Заведующий кафедрой

логики, профессор,

доктор исторических наук л.п. С. Н. Бычков

Если документ подписывают несколько лиц одинаковых должностей:

Директор школы № 12 Директор школы № 23

л.п. В. Н. Кискун л.п. К. В. Хорошилов

Если же должности разные, то располагается по рангу.

1) Генеральный директор

2) Заместитель директора

3) Главный бухгалтер

Если документ подписывает комиссия:

Председатель комиссии л.п. И. И. Иванов

Члены комиссии л.п. А. А. Андреев

л.п. М.М. Митяев

по алфавиту

Ставить роспись за директора не допускается.

Внешнее согласование документов. Оно включает в себя:

1. СОГЛАСОВАНО

2. Наименование должности и учреждения

3. Личная подпись

4. Расшифровка

5. Дата согласования

6. Оттиск гербовой печати согласующего учреждения

СОГЛАСОВАНО

Председатель

Госстандарта

л.п. Д. А. Ларин

29. 03. 2011

2 способ в грифе согласования. Если документ согласован с несколькими организациями, то либо на одном уровне, либо составляется лист согласования. Подпись должна быть на одном уровне.

Если документ и гриф утверждены не должностным лицом, а документом, то

СОГЛАСОВАНО

письмо ИПО «Сигнал»

от 18.04.2011 № 9/34

СОГЛАСОВАНО

протокол заседания

страховой компании

от 28.04.2011 № 17/12

24 – Виза согласования. Это форма внешнего согласования проекта документа.

Включает в себя:

- должность лица, визирующего документ

- его личную подпись

- расшифровку подписи

- дату согласования

Начальник отдела

технического контроля

л.п. С. Ф. Иванов

20.03.2011

Если несколько виз, то оформляются на отдельном листе

25 – Оттиск печати. Заверение подлинности подписи.

Печати:

- гербовая – проставляется на особо значимых документах

- простая - ставится на всех других документах (внутренние документы). Она включает название учреждения или его подразделения. Желательно, чтобы в нее влез адрес.

Директор л.п. И. И. Иванов

Оттиск проставляется с захватом последних букв должности и первых букв подписи. Нужно проставить так, чтобы она не была перевернута. Если плохо проставилась, нужно полностью перепечатать документ.

26 – Отметка о заверении копии. Копию или выписку документа производят на бланке. Состоит из пунктов:

1) «верно»

2) наименование должностного лица, заверяющего копию

3) личная подпись

4) расшифровка подписи

5) дата и печать

Верно

Секретарь л.п. П.П. Киселева

22. 11. 2012

27 – Отметка об исполнителе. Фамилия и рабочий телефон лица, который работал с этим документом. Н-р.:

А. Е. Иванова Петрова

22 33 44 Валентина Ивановна

22 33 44

28 – Отметка об исполнении и направлении документа в дело. Содержит «В дело» и номер дела в котором оно будет храниться, личную подпись руководителя и дату.

Дата добавления: 2014-01-06