Некоторые встроенные функции Word

Вычисления в таблицах Word.

Форматирование таблиц.

Способы создания таблиц.

Создание таблиц и работа с таблицами Word

Способы интеграции разнородных объектов

Режимы отображения документа Word на экране

Для представления документа на экране в текстовом процессоре Word существует несколько режимов:

1) Обычный (нормальный);

2) Разметка страницы;

3) Структура;

4) Электронный документ;

5) Главный документ;

6) Во весь экран;

7) Предварительный просмотр.

Переключение основных режимов отображения документа на экране производится с помощью команд меню ВИД. Установить один из первых четырех режимов, приведенных в списке, можно также с помощью кнопок на левой части горизонтальной полосы прокрутки.

Текстовые процессоры обеспечивают возможность создания сложных документов, которые содержат не только алфавитно-цифровую текстовую информацию, но и рисунки, схемы, графики, таблицы, диаграммы, созданные как средствами самого процессора, так и с помощью других программ и приложений. Современный документ Word может содержать не только графические объекты или электронные таблицы Excel, но и фото, видео и звуковые фрагменты.

Документы, которые содержат объекты, созданные с помощью двух и более приложений, называются составными.

Интеграция разнородных объектов и обмен данными между приложениями в Windows могут осуществляться тремя основными способами:

§ простым "статическим" перемещением или копированием объекта из одного документа в другой;

§ путем внедрения объектов, созданных средствами другого приложения, при этом объектом может быть как фрагмент документа, так и целый документ (файл);

§ установлением связи и непосредственным обменом данными между документами различной природы (разного происхождения).

Копирование и перемещение объектов Windows, фрагментов внутри одного документа, а также обмен информацией между документами, созданными в различных приложениях, чаще всего осуществляются с помощью буфера обмена. Кроме того, Word позволяет выполнять простое перемещение и копирование методом "Drag-and-Drop" - перетаскиванием с помощью мыши и без помещения объекта в буфер обмена.

При работе с документами программа Word позволяет создавать таблицы, состоящие из строк и столбцов. Разные строки одной таблицы могут содержать различное число столбцов.

На пересечении строк и столбцов таблицы находятся ячейки. В ячейках таблицы могут размещаться данные произвольного типа: текст, числа, графика, рисунки и формулы.

Ячейки таблицы имеют адреса, образованные именем столбца (А, В, С,...) и номером строки (1, 2, 3,...) (табл. 2). Таблицы вставляются по месту установки текстового курсора.

Таблица 2

Структура таблицы Word

	А	В	С	D
l	A1	B1	C1	D1
	A2	B2
	A3		C3
	A4			D4

1. Наиболее часто используется команда меню ТАБЛИЦА→ Вставить таблицу. В появившемся диалоговом окне Вставка таблицы следует установить размерность таблицы - число строк и столбцов.

2. Быстро создать таблицу можно с помощью кнопки Добавить таблицу на Стандартной панели инструментов. Для определения конфигурации новой таблицы нужно закрасить при нажатой левой кнопке мыши требуемое число столбцов и строк таблицы.

3. Создание таблицы, рисуя их "карандашом" с помощью мыши при активизированной кнопке Нарисовать таблицу.

4. В создаваемый документ Word можно вставить готовую таблицу из другого документа Word.

5. Кроме того, с помощью команды меню ВСТАВКА→ Объект в документе Word можно создать или вставить электронную таблицу Excel.

6. Ранее созданный текст может быть преобразован в табличное представление с помощью команды ТАБЛИЦА→ Преобразовать в таблицу при условии, что текст подготовлен с использованием специальных разделителей строк и столбцов: символов конца абзаца (Enter), табуляции (Таb), пробелов и др.

При вводе текста, который планируется преобразовать в таблицу, необходимо выполнять следующие правила:

§ Текст следует набирать построчно и в конце каждой строки будущей таблицы нажимать клавишу Enter. По количеству символов Enter Word определяет число строк будущей таблицы.

§ При наборе конкретной строки текст одной ячейки от другой нужно отделять символом Таb. По числу символов Таb Word определяет число столбцов будущей таблицы.

Word допускает и обратное преобразование таблицы в обычный текст с помощью команды меню ТАБЛИЦА→ Преобразовать в текст.

Перемещаться по ячейкам таблицы можно с помощью мыши или клавиатуры..

Таблица 3

Перемещение по ячейкам таблицы с помощью клавиатуры

Направление перемещения	Клавиши
Следующая ячейка	Таb
Предыдущая ячейка	Shift+Tab
Последняя ячейка столбца	Alt + PageDown
Первая ячейка столбца	Alt + PageUp
Последняя ячейка строки	Alt + End
Первая ячейка строки	Alt + Ноmе

Указанное первоначально (при создании таблицы) число строк и столбцов можно изменять, добавляя новые или удаляя существующие строки и столбцы. Для этого используются соответствующие команды меню ТАБЛИЦА.

Добавление в таблицу новых строк осуществляется с помощью команды меню ТАБЛИЦА→ Добавить строки. Для добавления новых строк в конец таблицы следует установить курсор в последнюю ячейку строки и нажать клавишу Таb или поставить курсор в конец строки (за границу таблицы) и нажать клавишу Enter.

Для перемещения, копирования и удаления отдельных ячеек, столбцов и строк таблицы можно также использовать команды меню ПРАВКА→ Копировать, Вырезать, Вставить.

Команда ТАБЛИЦА→ Высота и ширина ячейки вызывает диалоговое окно Высота и ширина ячеек, которое имеет вкладки Строка и Столбец. В этом диалоговом окне можно установить высоту строк и ширину столбцов, установить (или снять) переключатели для выравнивания и запрета разрыва строк таблицы в конце страницы.

Ширину столбца и высоту строки можно также устанавливать непосредственным перетаскиванием с помощью мыши линий сетки таблицы или перемещением маркеров столбца и строки на горизонтальной и вертикальной линейках. Если при этом удерживать нажатой клавишу Alt, то на масштабных линейках будут отражаться численные значения высоты строк и ширины столбцов. При этом следует иметь в виду, что, когда выделена отдельная ячейка, изменения ширины столбца касаются только этой ячейки, а изменения высоты строки касаются всех ячеек текущей строки.

Перемещение мышью границы ячейки (столбца) при одновременно нажатой клавише Shift изменяет ширину ячейки, увеличивая или уменьшая общую ширину таблицы, а при одновременно нажатой клавише Ctrl - изменяет ширину всех выделенных справа ячеек без изменения общей ширины таблицы. Одновременное нажатие клавиш Shift+Ctrl выравнивает ширину всех выделенных справа ячеек без изменения общей ширины таблицы.

Для удаления таблицы ее необходимо выделить вместе с маркером абзаца, следующего за таблицей, и нажать клавишу Delete. Если выделить таблицу без маркера абзаца, следующего за таблицей, то при нажатии клавиши Delete будет удалено только ее содержимое.

Ячейку таблицы можно рассматривать как микродокумент, который подчиняется почти всем правилам редактирования обычного документа Word. Для форматирования содержимого ячеек таблицы используются все команды меню ФОРМАТ, контекстные меню или кнопки специальной панели инструментов Таблицы и границы.

Для форматирования любого элемента таблицы его необходимо выделить с помощью мыши или команд меню ТАБЛИЦА→Выделить строку (столбец, всю таблицу). Способы выделения элементов таблицы с помощью мыши приведены в табл. 4.

Таблица 4

Способы выделения элементов таблицы с помощью мыши

Выделяемый элемент	Способ выделения
Ячейка	Подвести указатель мыши в левый угол ячейки, чтобы он принял вид направленной вправо стрелки, и щелкнуть мышью
Строка	Щелкнуть мышью на полосе выделения - слева от выделяемой строки
Столбец	Установить указатель мыши в верхней части столбца так, чтобы он принял вид направленной вниз черной стрелки ò, и щелкнуть мышью
Вся таблица	Нажать левую кнопку в начале таблицы и протащить указатель мыши до конца таблицы

Для выравнивания текста в ячейке таблицы по вертикали следует установить курсор в нужную ячейку, нажать правую кнопку мыши и выбрать в контекстном меню ячейки команду Выравнивание.

Для изменения направления текста используется команда контекстного меню Направление текста.

Для получения рамки внутри и вокруг таблицы необходимо выделить таблицу и использовать:

§ команды меню ФОРМАТ→ Границы и заливка;

§ кнопки панели Форматирование Внешние границы;

§ кнопки панели инструментов Таблицы и границы.

Кнопка Ластик позволяет "стирать" границу любой ячейки. Можно объединять любые соседние ячейки - как по вертикали, так и по горизонтали.

Если таблица занимает несколько страниц документа, целесообразно первую строку таблицы объявить Заголовком (с помощью команды меню ТАБЛИЦА→ Заголовок). После этого первая строка таблицы будет воспроизводиться на всех страницах в качестве заголовка. При изменении ячеек первой строки изменится и заголовок таблицы на всех последующих страницах.

Для того чтобы разбить таблицу или вставить абзац перед первой строкой таблицы, нужно установить курсор на строку, перед которой будет производиться разрыв, и выполнить команду ТАБЛИЦА→ Разбить таблицу или нажать клавиши Ctrl+Shift+Enter перед первым символом в первой ячейке второй части.

Всю таблицу целиком можно многократно автоматически форматировать с помощью команды меню ТАБЛИЦА→ Автоформат.

Для выполнения вычислений в таблице Word необходимо установить курсор в соответствующей ячейке (с ожидаемым результатом), использовать команду меню ТАБЛИЦА→ Формула и ввести данные в диалоговом окне Формула или выбрать нужную функцию. Формула всегда вводится после знака "равно" (=), а ссылки на ячейки вводятся по латинскому регистру.

Формула задается как выражение, в котором могут быть использованы:

§ константы;

§ ссылки на ячейки таблицы (адреса ячеек). Ссылки на ячейки таблицы состоят из обозначения столбца и номера строки и разделяются запятыми, например A1, B4.
В ссылках на блок (диапазон) ячеек указывают через двоеточие адреса ячеек начала и конца блока, например А1:В4. Ссылки на всю строку или весь столбец записываются так: 1:1 (ссылка на строку 1), А:А (ссылка на столбец А);

§ знаки операций: +, -, =, *, /, %, ^и др.

§ встроенные функции Word;

§ ключевые слова для ссылки на блок ячеек:

LEFT - ячейки, расположенные в строке левее ячейки с формулой;

RIGHT - ячейки, расположенные в строке правее ячейки с формулой;

ABOVE - ячейки, расположенные в столбце выше ячейки с формулой;

BELOW - ячейки, расположенные в столбце ниже ячейки с формулой.

Название функции можно вводить с клавиатуры или выбирать из раскрывающегося списка функций в диалоговом окне Формула. Для функций с пустыми скобками допустимо любое число аргументов, разделенных точкой с запятой (;). Аргументы могут быть числами, формулами, именами ячеек или закладок. Для функций, которые приведены в таблице 5, разрешается использовать в качестве аргументов также ссылки на ячейки в таблицах или ключевые слова (ABOVE, LEFT и т. д.).

Таблица 5

Функция	Назначение	Пример
SUM	Нахождение суммы чисел в указанном блоке ячеек Нахождение суммы чисел (выше) в столбце Нахождение суммы чисел (слева) в строке	SUM (А1:A6) SUM (ABOVE) SUM (LEFT)
PRODUCT	Произведение чисел в указанном диапазоне ячеек	PRODUCT(A1;E6)
МАХ	Нахождение макс. значения в указанном блоке ячеек	MAX (A1:E6;B10;H16)
MIN	Нахождение мин. значения в указанном блоке ячеек	MIN(A1:E6;B10;H16)
COUNT	Подсчет числа значений в указанном диапазоне ячеек	COUNT(A1:E6;B10;H16)
AVERAGE	Вычисление среднего значения для диапазона ячеек	AVERAGE (A1:E6;B10)

Тема 3. 2. Электронные таблицы (ЭТ). Табличные процессоры

Дата добавления: 2014-01-06