Первичные документы трудоустройств

Документация по трудовым отношениям

Заявление соискателя о приеме на работу. Рассмотрение первичных документов трудоустройства целесообразно начать с заявления соискателя о приеме на работу.

Такое заявление представляет собой краткую письменную просьбу, содержащую:

▫ сведения об адресате (наименование должности, фамилия и инициалы руководителя предприятия);

▫ сведения о заявителе (фамилия, имя, отчество, адрес места жительства);

▫ наименование вида документа (заявление);

▫ текст документа (начинается со слов «Прошу принять на работу...», с указанием наименования структурного подразделения предприятия, должности и желаемой даты приема на работу);

▫ подпись заявителя (с указанием даты написания, личной подписи и ее расшифровки).

• К прочим реквизитам заявления о приеме на работу относятся резолюция и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

• Заявление согласуется с руководителем структурного подразделения предприятия (начальником цеха, отдела и т.п.), в которое принимается на работу соискатель.

Резюме. В повседневной практике трудоустройства все большую роль играет резюме — документ, постепенно вытесняющий на второй план традиционные автобиографии и анкеты, но, по сути, выполняющий их функции, пусть и в несколько иной форме.

• Грамотно составленное резюме вполне способно заменить и пространную автобиографию, и объемистую анкету.

• Более того, такой документ не только несложно составить, но и удобно изучать — что, согласитесь, имеет существенное значение для сотрудника организации, уполномоченного документировать прием на работу.

• Каковы же требования к подготовке «идеального» резюме? Общие сведения о подготовке резюме содержатся, в частности, в Методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов.

• В соответствии с рекомендациями, резюме — это документ, содержащий краткие (основные) биографические данные о соискателе.

Структура резюме включает следующие элементы:

• персональные сведения (фамилия, имя, отчество, место рождения, дата рождения, паспортные данные, семейное положение, почтовый адрес, телефон);

• сведения об образовании (места учебы, перечисленные в обратной хронологической последовательности, ученые степени и звания с указанием даты их присвоения);

• сведения о трудовой деятельности (места работы и занимаемые должности, перечисленные в обратной хронологической последовательности, краткое описание характера выполняемой работы);

• сведения о профессиональных интересах (проблемы и направления, в области которых хотел бы работать соискатель, цели трудоустройства);

• дополнительные сведения (знание иностранных языков, иные навыки, имеющее отношение к перспективной профессиональной деятельности, опыт сотрудничества с международными и общественными организациями, наличие дипломов, свидетельств, удостоверений о профессиональной подготовке, сведения о рекомендациях и т.п.).

Рекомендуемыми реквизитами резюме являются:

1. сведения об адресате (указываются в произвольной форме, в зависимости от способа доставки резюме, например, «К сведению руководства компании "Вега"» при рассмотрении соискателей на вакансию «Менеджер по продажам», располагаются в левом верхнем углу листа на один-два интервала ниже его края, наименование вакансии целесообразно выделить прописными буквами или полужирным шрифтом;

2. наименование документа (слово «РЕЗЮМЕ», напечатанное прописными буквами, располагается двумя-тремя межстрочными интервалами ниже реквизита «Сведения об адресате» с выравниванием по центру, без абзацного отступа.

3. заголовок к тексту документа (включает фамилию, имя, отчество соискателя в родительном падеже, например, Иванова Ивана Ивановича», располагается на один межстрочный интервал ниже наименования документа);

4. текст документа (излагается в вышеуказанной последовательности, разделы нумеруются арабскими цифрами с точкой, располагается на один-два интервала ниже заголовка к тексту, могут выделяться полужирным шрифтом или подчеркиванием. В целях экономии места допускается оформлять текст без абзацного отступа с полу­торным межстрочным интервалом шрифтом 10—12 кегля);

5. подпись соискателя (с указанием даты, личной подписи и ее расшифровки, располагается на один интервал ниже).

• При оформлении резюме целесообразно придерживаться общих требований, предъявляемых к оформлению деловых документов.

• В любом случае, однако, резюме должно быть аккуратным, точным и по возможности кратким — такой документ проще и быстрее изучать, а при необходимости можно всегда запросить о соискателе дополнительную информацию или пригласить на собеседование.

• Работа с резюме существенно упрощается для секретаря (иного сотрудника, уполномоченного документировать прием на работу), если соискателю заранее сообщаются требования к оформлению этого документа. Вот почему образец или бланк резюме целесообразно всегда иметь под руками (в бумажном или электронном виде).

Приказы по личному составу.

• Прием на работу (перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, мер воздействия к нарушителям и т.п.) оформляется приказом по личному составу.

• Приказ должен быть объявлен работнику под расписку.

• Оформляют приказы по личному составу на общих бланках.

В заголовке к тексту такого приказа пишутся слова:

• о приеме на работу;

• о переводе на другую работу;

• об увольнении;

• о предоставлении отпуска;

• о поощрении;

• о нарушении;

• о наложении административного взыскания.

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать.

• Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие:

▫ НАЗНАЧИТЬ,

▫ ПЕРЕВЕСТИ,

▫ ПРЕДОСТАВИТЬ,

▫ ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ,

▫ ОСВОБОДИТЬ и т.п.

Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество — строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ.

• Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник.

В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.

В приказе об освобождении от занимаемой должности указывают статью ТК, на основании которой производится увольнение.

• После каждого пункта приказа по личному составу располагается реквизит: «Основание» (личное заявление работника, представление, докладная записка, объяснительная записка, справка — вызов учебного заведения, график отпусков, контракт и т.д.), причем статья ТК не входит в реквизит «Основание», а является частью формулировки текста самого.

Личная карточка формы Т—2 является основным учетным документом.
Заполняется на весь персонал предприятия (постоянных работников, временных, совместителей и т.п.).

• Совокупность личных карточек формы Т—2 составляет картотеку личного состава предприятия.

• Данная форма заполняется работниками кадровой службы на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании или квалификации, решений аттестационной комиссии и т.п.) и хранится на предприятии.

Личная карточка формы Т—2 является документом, обеспечивающим работу по учету качественного и количественного состава кадров, получение оперативной всесторонней информации о работнике предприятия.

• Работа с данными документами требует от сотрудников кадровой службы постоянного отслеживания изменения сведений о работнике и внесения их в Т—2 (перевод на другую должность, повышение квалификации, предоставление различных видов отпусков, изменения оплаты труда, данные воинского учета и т.д.).

Характеристика работника — это официальный документ, который выдает администрация предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов (поступление в учебные заведения, аттестация на должность и т.н.).

• В характеристике приводится отзыв о служебной деятельности сотрудника, оценка его деятельности и моральных качеств.

• Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4.

Реквизиты характеристики:

• название вида документа (ХАРАКТЕРИСТИКА);

• указание должности лица, которому выдается характеристика;

• наименование организации, выдающей характеристику;

• имя, отчество и фамилия сотрудника;

• текст;

• подписи;

• печать.

В тексте характеристики можно выделить логически связанные между собой составные части:

• анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, национальность, образование;

• данные о трудовой деятельности (специальность, продолжительность работы на данном предприятии, сведения о продвижении по службе, уровень профессионального мастерства и т.п.);

• собственно характеристика, т.е. оценка моральных и деловых качеств: отношение к работе, повышение профессионального уровня, отношение к товарищам по работе. Здесь же указывают наличие у сотрудника правительственных наград и других служебных поощрений;

• заключительная. Она содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

• Текст характеристики излагается в форме третьего лица.

Автобиография работника — документ, который автор составляет самостоятельно

• Автобиография типового формуляра не имеет и составляется произвольно.

• Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно.

• Пишут автобиографию рукописным способом на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу, на учебу.

• Форма изложения — повествовательная (от первого лица). Все сведения даются в хронологическом порядке и с таким расчетом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественной деятельности данного человека.

В автобиографии обычно указывают:

• название документа;

• имя, отчество и фамилию автора; число, месяц и год рождения;

• сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы);

• образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; личную подпись.

Анкета работника заполняется работником собственноручно при оформлении на предприятие.

• Данные вносятся на основании документов, проверяются специалистом по кадрам, заверяются подписью и печатью.

Трудовой договор Общие требования к содержанию трудового договора. Вступление трудового договора в силу.

• Трудовые отношения между сотрудником организации и его руководителем (работодателем) регулируются на основании трудового договора.

• Такой договор заключается, когда руководителем организации принято принципиальное решение о приеме данного соискателя на работу в качестве сотрудника. Что представляет собой этот документ?

Трудовой договор— это документированное соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

• Общие требования к содержанию и оформлению трудового договора определены ТК. Подготовка трудового договора, как правило, поручается сотруднику отдела кадров организации или иному уполномоченному лицу (нередко эти функции передаются секретарю руководителя).

• Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

• Одновременно работнику объявляется приказ (распоряжение) о его приеме на работу.

Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

• При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.

Содержание трудового договора подробно описано в ст. 57 ТК. Указанная статья определяет, что обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:

• место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, — место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;

• трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ;

• дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, — также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК или иным федеральным законом;

• условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

• режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);

• компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;

• условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);

• условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с ТК и иными федеральными законами;

• другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

В трудовой договор могут быть включены дополнительные условия (об испытании при приеме на работу; о неразглашении государственной, служебной и КТ; об обязанности работника отработать после обучения определенный срок, если обучение проводилось за счет работодателя).

• При этом дополнительные условия не должны ухудшать положение работника но сравнению со сложившимся в результате регулирования трудовым законодательством, коллективными договорами и соглашениями.

Условия трудового договора для включения их в содержание договора подразделяются на обязательные и дополнительные.

• Обязательные условия трудового договора включают помимо тех, которые перечислены выше, сведения о месте и дате заключения трудового договора, о представителе работодателя, подписывающего договор, и основании, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями.

• В ст. 59 ТК перечислены случаи, когда срочный трудовой договор заключается в обязательном порядке, а когда — по соглашению сторон.

• Определен срок, в течение которого работодатель обязан выдать работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой.

• Срок этот составляет три рабочих, а не календарных дня.

Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими 16 лет. В отдельных случаях, например, связанных с обучением, допускается заключение трудового договора с лицом, достигшим возраста 15 лет.

• Трудовой договор может быть заключен на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор) или на неопределенный срок согласно ст. 58 ТК.

– Причем срочный трудовой договор работодатель вправе заключить с работником только в случаях, предусмотренных ст. 59 ТК.

Общие требования к оформлению трудового договора. Состав документов, предъявляемых при заключении трудового договора.

• Заключение трудового договора осуществляется по установленной форме, которая предполагает:

• письменное оформление трудового договора;

• составление трудового договора в двух экземплярах;

• подписание трудового договора обеими сторонами (сотрудником и работодателем).

При заключении трудового договора сотрудник предъявляет лицу, уполномоченному осуществлять его прием на работу, следующие документы:

• паспорт (иной документ, удостоверяющий личность);

• трудовую книжку (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или когда сотрудник поступает на работу на условиях совместительства);

• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

• документы воинского уч ета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

• документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (последнее обязательно при приеме на работу, требующую от сотрудника специальных знаний или специальной подготовки).

На основании представленных документов в трудовой договор вносятся необходимые сведения о сотруднике — персональные данные, данные о его образовательной и профессиональной подготовке, о его квалификации и т.д.

• Окончательно подготовленный вариант трудового договора предъявляется сотруднику для ознакомления.

• Если в процессе ознакомления с содержанием трудового договора у сотрудника не возникло каких-либо вопросов или замечаний, то ему предлагается подписать трудовой договор (как правило, в двух экземплярах).

• После этого трудовой договор передается на подпись руководителю организации. Подписанные обеими сторонами договоры передаются сотруднику и работодателю на хранение (экземпляр последнего обычно помещается в личное дело сотрудника).

Дата добавления: 2014-01-06