Личное дело сотрудника организации

Все чаще в качестве основного источника документированных сведений о персональных данных и профессиональной деятельности сотрудника организации применяется личное дело — сгруппированная и оформленная в соответствии с установленным порядком и правилами совокупность документов, содержащих предусмотренные трудовым законодательством РФ сведения о сотруднике организации (учреждения).

• Требования к оформлению и ведению личных дел устанавливаются организационно-распорядительными (организационно-методическими) документами ведомственных (территориальных) органов управления.

Как правило, в личные дела сотрудников из числа руководящего состава (и приравненных к ним категорий сотрудников организации, а также материально ответственных лиц) группируются документы, представленные при поступлении на работу и образующиеся в период профессиональной деятельности указанных лиц на данном предприятии, в том числе:

• анкета (с последующими дополнениями);

• автобиография;

• копия документа об образовании;

• трудовой договор (второй экз.);

• договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);

• выписки из приказов (копии приказов) о перемещении на другие должности;

• выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности.

Перечисленные (и иные необходимые) документы, отражающие сведения о персональных данных и профессиональной деятельности сотрудника, подшиваются в отдельную папку, на обложке которой указываются фамилия, имя и отчество сотрудника (в именительном падеже).

• Помимо этих документов, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются):

▫ справки о состоянии здоровья сотрудника;

▫ справки с места жительства;

▫ заверенные фотографии сотрудника.

В личное дело также помещается (отдельно от документов) внутренняя опись.

• Личное дело оформляется с момента приема сотрудника в организацию (т.е. со дня издания приказа о приеме на работу).

• Оформление и ведение личных дел государственных служащих осуществляется в порядке, установленном Указом Президента РФ от 01.09.1998 № 640 «О ведении личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы».

• Статьей 5 данного Указа, в частности, определен перечень документов, приобщаемых к делу государственного служащего.

Организации хранения личных дел сотрудников организации.

• Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от разглашения (хищения), поскольку в соответствии с законодательством РФ персональные данные сотрудника организации отнесены к категории сведений ограниченного доступа.

• Хранение личных дел сотрудников организации организуется в несгораемых шкафах (металлических сейфах или ящиках столов), запирающихся на ключ и имеющих при­способления для опечатывания.

• Доступ к личным делам должен иметь только сотрудник отдела кадров (иное уполномоченное лицо), ответственный за работу с ними, и его непосредственный начальник.

В организации хранятся только личные дела сотрудников, заключивших с организацией трудовые договора, действие которых не истекло.

При увольнении сотрудника его личное дело может быть переслано к новому месту работы по запросу соответствующей организации либо, по истечении срока хранения, уничтожено установленным порядком. До этого момента в соответствии оно состоит на хранении.

Дата добавления: 2014-01-06