Спеціалізація робіт

Суть діяльності організації

Рон Вудард, менеджер Boeing.

Філіп Кондіт та його команда у фірмі Boeing удосконалюють одну із найбільших корпорацій світу. Всі свої зусилля вони спрямовують на зміну структури та організаційного проекту компанії. Одним із найважливіших завдань у керуванні є створення такої організаційної структури, яка б допомагала максимально поєднати різні види діяльності та підрозділи організації. Як з'ясуємо далі, ідеальної організаційної структури немає, тому потрібно оцінити різні варіанти під час організаційної діяльності - другої важливої функції всіх менеджерів.

У цьому розділі розглянуто найважливіші елементи організаційної структури фірми, що їх можуть контролювати менеджери. Спочатку коротко з'ясуємо, що ж означає організаційна структура та проектування. Потім дослідимо головні елементи, які менеджери використовують під час створення організації. Завершимо розділ викладом кількох сучасних проблем організації.

Термін структура організації та її проектування стосується загальної системи структурних елементів організації та зв'язків між ними, які використовують для керування організацією.

Першим елементом організаційної структури є спеціалізація робіт. Спеціалізація робіт - це ступінь, до якого розділене на менші частини загальне завдання організації, вона є характерною рисою розширення організації. Наприклад, коли Волт Дісней створив свою компанію, він робив усе власноруч - писав і малював комікси та продавав їх до театрів. Як тільки його бізнес почав розростатися, він найняв інших працівників для виконання цих функцій. Коли ж розширення продовжувалося, то поглиблювалася і спеціалізація. Якщо тепер художник працює над мультфільмом, то він малює тільки одного героя. Отже, сьогодні The Walt Disney Company має тисячі спеціалізованих робіт.

Переваги та недоліки спеціалізації. Однією з переваг спеціалізації є те, що працівники виконують певне завдання і досягають у цьому вправності. По-друге, час передавання завдань зменшується. Коли працівники виконують різні завдання, то деколи можуть втратити час, якщо припинять свою роботу над одним і почнуть інше. По-третє, вузько визначена робота є простішою її можна виконувати за допомогою спеціалізованого устаткування. По-четверте, коли працівник, який виконує високоспеціалізовану роботу, звільняється або йде у відпустку, менеджер може швидко і за малі кошти навчити когось іншого.

Головний недолік спеціалізації робіт - це те, що виконавці можуть бути незадоволені, оскільки робота їм набридне; ця робота може бути настільки спеціалізованою, що не буде творчою і її не можна буде стимулювати; вона стане монотонною. Унаслідок цього може збільшитися кількість прогулів, а отже, знизитися якість роботи. Переваги спеціалізації не завжди гарантовані. Наприклад, дослідження, виконані в компанії Maytag, засвідчили, що час, витрачений на переміщення проміжної продукції від одного робітника до іншого був довшим, а ніж час, потрібний для одного робітника, щоб змінити один вид діяльності на інший. Отже, хоча деякий ступінь спеціалізації потрібний, вона не повинна бути надмірною, оскільки може мати негативні наслідки. Менеджери повинні відчувати ситуації, в яких треба уникати надмірної спеціалізації. І насправді, за останні роки виникло багато різних альтернативних підходів щодо планування робіт.

Альтернативи до спеціалізації. З метою уникнути проблем, пов'язаних зі спеціалізацією, менеджери шукають інші підходи до проектування робіт, щоб забезпечити оптимальний баланс між організаційними вимогами до ефективності і продуктивності та індивідуальними потребами творчості й автономності. Таких альтернативних підходів є п'ять: ротація робіт, укрупнення технологічних операцій, урізноманітнення процесу роботи, підхід з погляду характеристик роботи і метод робочої групи.

Ротація робіт означає систематичний перехід працівників від однієї роботи до іншої, тобто робітник у товарному складі повинен розвантажити вантажівку в понеділок, прийняти товар на склад у вівторок, перевірити рахунки в середу, підготувати замовлений товар у четвер, завантажити вантажівку у п'ятницю. Отже, робота не змінюється, водночас робітники виконують різні функції. На жаль, ротація робіт не сприяє мотивації або задоволенню робітників. Роботи, які допускають ротацію, стають порівняно звичними і рутинними. Робітники, що змінюють роботу, спочатку отримують велике задоволення, однак швидко це задоволення зникає. Багато компаній (таких як Ford. Prudential Insurance, TRW, Western Electric) застосовували ротацію робіт, яку сьогодні найчастіше використовують, як навчання для вдосконалення вміння та гнучкості працівників.

Укрупнення технологічних операцій введене з метою збільшити загальну кількість завдань, які виконує робітник. Унаслідок цього всі працівники виконують широкий спектр завдань, що дає змогу суттєво зменшити рівень незадоволення від роботи. Багато організацій, у тому числі IBM, AT&T та Maytag, використовували цей метод. На жаль, хоч були деякі позитивні наслідки, як звичайно, зростали кошти на підготовку робітників; профспілки доводили, що зарплату треба підвищити, оскільки робітник виконує більшу кількість завдань, проте досить часто робота і надалі була нудною і рутинною.

Урізноманітнення процесу роботи передбачає зростання діапазону і різноманітності завдань. У цьому разі менеджери перестають контролювати деякі ділянки роботи, надаючи більше самостійності працівникам і структуруючи процес. Ці зміни посилюють відповідальність підлеглих. Інший аспект цього процесу - постійне надання працівникам нових творчих завдань, що збільшує можливості для зростання їхнього професійного рівня. AT&T, Texas Instruments, IBM та General Foods досягли успіху саме завдяки урізноманітненню процесу роботи. Однак цей підхід має свої недоліки. Наприклад, перед урізноманітненням процесу роботи потрібен аналіз робочих систем, проте його зрідка виконують, і менеджери не завжди запитують думку працівників, коли йдуть на урізноманітнення процесу роботи.

Підхід з погляду характеристик роботи - це альтернатива до спеціалізації робіт, яка враховує систему робіт і преференції працівників. Він передбачає, що працю можна проаналізувати й удосконалити за такими п'ятьма головними характеристиками (рис. 6.1):

1. різноманітність навиків: кількість різних операцій, що їх виконує особа під час роботи;

2. ідентичність завдань: ступінь, до якого робітник виконує всю або визначену частину всієї роботи;

3. значення завдання: відчуття його важливості;

4. автономність: ступінь контролю робітника над виконанням роботи;

5. зворотний зв'язок: ступінь, до якого робітник знає, чи добре виконано роботу.

Усе це дає змогу поліпшити результати, забезпечує більше задоволення та зменшення кількості прогулів і плинності кадрів. Його використало, наприклад, Південно-західне відділення Prudential Insurance. Завдяки цьому досягнуто помірного зниження плинності робітників і помітного поліпшення якості роботи. Інші ж дослідники не підтримали цей підхід. Отже, хоча підхід з погляду характеристик роботи є однією з найоптимальніших альтернатив до спеціалізації робіт, остаточно проблеми він не вирішує.

Рис. 6.1. Підхід з погляду характеристик роботи.

Підхід з погляду характеристик роботи передбачає вагому альтернативність спеціалізації робіт. П'ять головних робочих характеристик можуть призвести до критичних психологічних станів, які дають змогу підвищувати мотивацію, віддачу та ступінь задоволеності, а також зменшити кількість прогулів та плинність робочої сили.

Іншою альтернативою до спеціалізації робіт є метод робочої групи. Він передбачає, що групі делеговано відповідальність за розробку схеми робіт, яку згодом використовуватимуть під час виконання взаємопов'язаних робіт. У типовому конвеєрному виробництві застосовують принцип переходу об'єкта роботи від одного робітника до іншого, тобто робітники виконують різні види робіт над одним об'єктом. У разі використання методу робочої групи сама група вирішує, як і в якій послідовності працювати з об'єктом. Наприклад, вона призначає окремо кожному завдання й одночасно контролює послідовність їх виконання. Така група має широку автономію щодо складання графіка робіт.

Дата добавления: 2014-01-06