Перспективи використання віртуального офісу

Лекція 7. Віртуальний офіс

План

1. Поняття про віртуальний офіс та його організація.

2. Основні проблеми створення віртуальних офісів.

1. Нові форми обміну інформацією зумовили виникнення нових форм організації бізнесу з використанням сучасних засобів передачі даних. Значних змін зазнала й сама ідеологія офісу, у якій значно більше уваги приділяється використанню технології віртуальної реальності, тобто створення штучного навколишнього середовища за допомогою комп’ютерних технологій. Вже сьогодні і в науковій літературі, і у періодичних виданнях застосовують поняття “віртуальний офіс“ або ж “робота в піжамах“. На Заході рівень самостійності співробітників організацій вражає – мова йде вже про віртуальний офіс та віртуальний персонал, який працює поза головним офісом, в основному у себе вдома. Такий принцип організації праці дозволяє економити час співробітника, якому не потрібно кожного ранку добиратися до офісу організації.

Організація, яка має “віртуальних“ співробітників, скорочує витрати на оренду додаткових площ, обладнання, електроенергії, управлінського персоналу. Дослідження англійської компанії ReNet показали, що співробітник на 15% продуктивніше працює вдома ніж в офісі. Впровадження технології віртуального офісу сприяє впровадженню децентралізації ділових операцій. Віртуальний офіс створюється на базі комп’ютерів та комп’ютерних мереж. В іноземних джерелах можна знайти таке визначення віртуального офісу, як територіально віддалені підрозділи або компанії та робочі місця (як вдома, так і в офісі), взаємодія яких забезпечується за допомогою інформаційних технологій.

Якщо більшість іноземних компаній і вкладають у створення віртуального офісу засоби, які досить затратні, то, очевидно, через те, що подібні витрати себе окуповують.

Особлива увага приділяється створенню віддалених робочих місць, що дійсно є ефективним. Експерти відзначають значне скорочення витрат на утримання офісних приміщень, економію робітниками часу та засобів на поїздки в офіс та додому, створення оптимальної атмосфери для роботи і т. д. Все це приводить до підвищення продуктивності праці.

Отже, віртуальний офіс – це комплекс технічних та організаційних рішень, які спрямовані на оптимізацію процесу роботи. Технічна сторона віртуального офісу – це вибір обладнання, за допомогою якого формуються кінцеві рішення.

Ще одне визначення віртуального офісу звучить як – група людей, що працюють разом для досягнення загальної мети при цьому не зустрічаючись один з одним щодня. Щоправда у це визначення не включені деякі речі. По-перше, не згадані технології, оскільки вони практично ніяк не пов’язані з управлінням офісом. По-друге, не сказано нічого про географічне положення. Управління віртуальним офісом не пов’язане з простором. Воно визначається виключно довірою працівникам у тому, що вони виконують обов’язки без безпосереднього спостереження.

Для ефективного функціонування віртуального офісу необхідно:

· уміти доручати завдання. Важливо чітко пояснити важливість завдання. Це особливо актуально, якщо відсутня можливість часто перевіряти хід роботи.

· доступні засоби комунікації (особисті зустрічі, телефон, факс, електронна пошта, поштовий голуб або відео конференція тощо).

· здатність розділити завдання на підзавдання, які співробітник може виконувати незалежно. Наприклад, оператори довідкової служби можуть знаходитися в різних частинах країни. Неважливо, де я знаходжуся, головне, щоб я міг відповісти на питання клієнта при цьому не вдаючись до консультацій інших співробітників. Якщо останнє неминуче, повинні бути готові відповідні засоби комунікації.

· розподілити навантаження так, щоб його вистачало на повний робочий день, або розробити схему оплати праці на підставі обсягу виконаної роботи.

· довіра працівникам (що співробітник може виконати завдання без контролю з боку керівництва).

Сучасний офіс – це набір мережевих служб, таких як, електронна пошта, файловий сервер, сервер додатків, факс сервер і т. д., розташованих на сервері у вашій локальній мережі. Важко уявити такий офіс без персональних комп’ютерів, копіювальних і факсимільних пристроїв, засобів мобільного зв’язку й інших пристроїв, що дозволяють ефективно вирішувати всі завдання.

На Заході послугами віртуальних офісів (там вони називаються Call-центрами) користується більшість великих і невеликих компаній. Тільки в США існує більше 70 тисяч Call-центрів. Перший класичний віртуальний офіс в Україні організувала відома пейджингова компанія Beeper.

Послугами віртуального офісу користуються не тільки підприємці, що тільки-но розпочинають свій бізнес і не мають власного офісу. Як це не дивно, але на сьогоднішній день в Україні найбільш активними користувачами й постійними клієнтами кол-центрів є великі компанії, що працюють на ринку електроніки й побутової техніки, банки, страхові компанії, фірми, що займаються прямими продажами тощо.

До послуг віртуального офісу звертаються також фірми, що відкривають філії та представництва в іншому місті. При цьому витрати на телефонні дзвінки зменшуються. За свідченнями експертів, переваги віртуального офісу полягають також у тому, що власні працівники не відволікаються на консультування із приводу характеристик продукції, умов акції й тому подібних стандартних питань. А клієнт може одержати консультацію у віртуальному офісі в будь-який час доби.

2. Одною з основних проблем, що стоять перед інформаційними системами сучасної організації, є проблема з під’єднанням віддалених користувачів до центрального офісу. При створенні віртуального офісу насамперед необхідно вибрати тип з’єднання та відповідні лінії зв’язку, визначити, які види мережного сервісу та протоколи слід підтримувати. При виборі типу з’єднання потрібно враховувати той факт, що інформаційна система, особливо система яка повинна працювати в режимі реального часу, не повинна залежати ні від якості (як правило, невисокої) комутаційних (наприклад, телефонних) каналів, ні від зайнятості телефонних ліній. Тому комутаційні канали можна рекомендувати лише тоді, коли альтернативою поганого зв’язку є його повна відсутність. Вибір мережних служб в багатьох випадках залежить від конкретного інформаційного провайдера та вартості послуг зв’язку. Протокол обміну вибирають в залежності від рівня відкритості системи; крім того, майже завжди потрібно забезпечити сумісність з мережним обладнанням інших компаній-постачальників.

Другою проблемою, яка виникає при створенні розподіленої інформаційної системи у віртуальному офісі, є невисокий рівень технічного персоналу у віддалених офісах. З іншого боку розміри мережі віддаленого офісу бувають настільки малими, що немає потреби підтримувати для її обслуговування висококваліфікованих спеціалістів. Рішення, яке пропонують спеціалісти, передбачає перенесення всіх функцій маршрутизації та адміністрування в центральний офіс. Захист інформації віддалених філіалів та користувачів, а також розмежування доступу до неї здійснюється також на рівні центру. Переваги такого підходу полягають у наступному:

· простоті встановлення та обслуговування апаратури;

· відсутності потреби у висококваліфікованому, а відповідно, і високооплачуваному обслуговуючому персоналі;

· централізованому адмініструванні;

· високій швидкодії;

· незалежності від протоколів обміну даних;

· ефективному використанні мережних адрес; можливості створення одної логічної мережі для географічно розмежованих вузлів.

Як приклад, створення інформаційної мережі в межах офісу, організації, підприємства, можна розглянути продукт фірми Netscape, яка розробила повноцінне рішення для організації сумісної роботи та дискусійних груп в середовищі з 2000 користувачів та 2-х серверів. Продуктивність при цьому виявилася досить високою. За допомогою продукту цієї компанії (Collabra) можна швидко проглянути потік дискусій. Це дозволяє здійснювати контроль над дискусіями, дозволяючи адміністраторові визначити, хто може створювати, підтримувати, відправляти повідомлення, а також генерувати корисні звіти та іншу статистику, управляти ходом дискусій.

На сьогодні типова ситуація полягає в тому, що кошти на придбання обладнання, найчастіше не окуповуються. Причина цього полягає в тому, що обладнання купують не для вирішення конкретної задачі. Після закінчення поставок та розгортання інформаційних технологій починається їх інтеграція, тобто аналіз бізнес - процесів та технологій, які застосовуються в організації замовника. Іноді організація, що замовляє технологію, на якій працювала раніше, внаслідок впровадження в роботу підходу “віртуальний офіс” отримує реальний прибуток від такого рішення: оптимізується робота, зменшуються витрати, підвищується продуктивність праці.

Зараз звертають особливу увагу на процедури чіткого обліку, які поряд з проблемами координації дій слід вирішувати з мінімальними затратами. Необхідний перехід на повний рівень комунікацій у роботі, а саме: питань щодо строгості обліку та контролю на всіх рівнях управління, координації дій, планування.

3. На сьогодні передові компанії у своєму “електронному офісі“ використовують такі рішення, як: централізовані бази даних, комунікаційні пакети, засоби мобільного зв’язку. Якщо говорити про комп’ютерне забезпечення – то це найпотужніші персональні комп’ютери-сервери. Крім того, застосовують Internet-технології (контроль в режимі on-line діяльності дочірніх підприємств). Компанії планують підключити до корпоративної мережі усіх дилерів, склади та філіали, в тому числі і за кордоном. Безумовно, ці рішення потребують значних інвестицій, однак усі затрати дуже швидко окуповуються. Досі керівники з недовірою ставилися до ідей робочих місць, які б розміщувалися вдома у конкретного працівника. Це обумовлюється тим, що існує багато проблем, які важко вирішити на відстані. Наприклад, у критичній ситуації група людей, що відповідають за прийняття рішення, швидше знайдуть вихід зі ситуації, коли будуть діяти разом. “Живе“ спілкування у таких випадках неможливо нічим замінити. В той же час, можуть бути співробітники, яким дійсно нема необхідності постійно перебувати в офісі (наприклад, експерт-менеджери). Правда, як правило, таке забезпечення робочого місця обходиться компанії дуже дорого. Віртуальний офіс відтворює загальну структуру підприємства та забезпечує доступ до загальних баз, організації складського обліку, бухгалтерії, тощо. Таким чином, віртуальний офіс – це насамперед система електронного документообігу для віддалених користувачів.

Віртуальний офіс може підвищити ефективність роботи організацій, хоча останні дуже ризикують залишитися у програші. Одною з причин цього є те, що електронна документація у нас не має під собою законодавчої бази: тому бухгалтерія повинні відображатися на папері; адже ні електронний підпис, ні електронна печатка не володіють тими ж юридичними можливостями, що їх реальні попередники. З іншої сторони віртуальний офіс – досить дороге задоволення, і затрати на програмне забезпечення та експлуатацію можуть значно перевищити затрати на апаратну частину. Керівництво організації повинно зрозуміти, що засоби, які воно вкладе в організацію офісу, мають опосередковано приносити прибуток і порівняно швидко окупитися. Вважається, що в Україні зараз вкладати великі кошти на створення таких офісів неефективно через дуже поганий стан комунікацій.

На даний час найбільші концерни України мають свої філіали в інших містах, з якими зв’язуються за допомогою комутаційних ліній в режимі off-line. В місті, де зосереджене управління концерном, магазини та склади з’єднуються з адміністрацією через заздалегідь виділені канали. При цьому підрозділи теж локалізовані, що дозволяє суттєво зменшити витрати (наприклад, комп’ютерний відділ – в тій же будівлі, де перебуває і керівництво, і склад, і магазин).

Найцінніше рішення в цій площині – це інтеграція компаній за допомогою територіально розподілених, а також і корпоративних мереж. Сучасна віртуальна організація, створена на тимчасовій основі мережа незалежних компаній (поставників, замовників і навіть колишніх конкурентів), об’єднаними сучасними інформаційними системами з метою взаємного користування ресурсами, зменшення витрат і розширення ринкових можливостей. Технологічну основу віртуальної корпорації складають інформаційні системи, які допомагають об’єднатися і здійснювати гнучке партнерство на “електронних“ контрактах. Важливу роль тут відіграє мистецтво інтегратора, спрямоване на забезпечення “прозорого“ для користувача “віртуального офісу“, щоб територіальна віддаленість підрозділів перестала бути перепоною.

Наприклад, для співробітників фірми Xeros, що займалися продажами продукції в Англії, була організована робота в середовищі віртуального офісу. Це дозволило збільшити обсяги продаж, зменшити орендну плату і штат співробітників, а річний прибуток від продаж склав 250 млн дол. Загальнокорпоративна мережа IntraNet під назвою Xeros-Wide Web (XWW) об’єднує понад 50 тисяч співробітників, що розкидані по всьому світу. Основними її функціями стало: по-перше, створення бази знань для співробітників, де б вони могли отримати необхідну для роботи інформацію; по-друге, створення інтерактивного товариства для того, щоб навіть для тих у кого немає офісу, мали б офіційне місце в структурі організації, яке забезпечує їм фірма.

На думку багатьох провідних спеціалістів в сфері управління, розвиток мережних зв’язків між організаціями, що входять у віртуальну корпорацію, сприяє перегляду традиційних меж підприємств, так, як при високій степені кооперації важко визначити, де закінчується одна та починається інша компанія.

Дата добавления: 2014-01-07