Тема 6. Ваговимірювальне обладнання

Лекція 6. Організація виставкової діяльності інформаційних установ. 1. Виставкова діяльність: поняття, класифікація. 2. Організація виставкової діяльності: загальна характеристика. 3. Документаційне забезпечення виставкової діяльності.

Література

1. Александрова Н. Выставочный менеджмент. Технология организации и рекламно информационного сопровождения выставок и конференций / Александрова Н., Сорокина Е., Филоненко И.; под ред. И. Филоненко. - Ростов-на-Дону: Экспертное бюро, 2001.

2. Гусев Э. Б. Основы выставочной деятельности: учеб. пособие / Э. Б. Гусев, В. А. Прокудин, А. Г. Салащенко. – М.: РЭА им. Плеханова, 2003. – 115 с.

3. Захаренко Г.П. Выставка: техника и технология успеха / Г. П. Захаренко. — М.: Вершина, 2006.

4. Пекар В. Основи виставкової діяльності: навч. посіб. / В. Пекар. – К.: Євроіндекс, 2009. – 348 с.

5. Про схвалення Концепції розвитку виставково-ярмаркової діяльності: Розпорядження Кабінету Міністрів України від 24 липня 2003 року №459-р (в редакції від 24.07.2003) // www.rada.gov.ua.

6. Старостіна А.О. Основи маркетингу. Теорія та господарські ситуації: навч. посіб. / Старостіна А.О., Зозульов О.В. – К.: Торгмарк,1998. – 126 с.

1. Виставкова діяльність є однією зі складових процесу розвитку науково-технічної діяльності.Оскільки на виставках і ярмарках експонуються насамперед кращі зразки товарів, що відповідають вимогам сучасних світових стандартів, їхнє відвідування інженерно-технічними й науковцями, конструкторами, вивчення новинок сприяє подальшому розвитку технічного прогресу й появі нових товарів у світовій торгівлі. У сучасних умовах розвиток виставково-ярмаркової діяльності є також одним з ефективних методів забезпечення розвитку економіки України, стимулювання інновацій, структурних змін на користь високотехнологічних виробництв, просування передових вітчизняних технологій, товарів і послуг на внутрішній і зовнішній ринки. Ефективним інструментом впливу комерційних підприємств на споживача на ринку товарів та послуг, на розмір одержуваного прибутку, отримання достовірної інформації, формування іміджу в умовах жорсткої конкурентної боротьби є виставки-ярмарки. Для з’ясування її суті, на нашу думку, слід зважати на особливості її еволюціонування в суспільстві, що розвивалася разом із становленням і розвитком ринкових відносин. Виставкова діяльність в Україні – невід’ємна складова частинарозвитку ринкових процесів, яка стимулює закріплення позитивних структурних змін в економiцi,сприяє науково-технічному та технологічному оновленню вітчизняного виробництва. Одним із завдань державної значущості є визначення концептуальних положень, основних напрямів та механізму забезпечення подальшого розвитку виставкової діяльності.

Можна зробити такий висновок: виставкова діяльність – це діяльність з організації, матеріально-технічного, художнього, інформаційного, маркетингового рекламного забезпечення про-ведення виставкових заходів. Серед існуючих поглядів різних авторів можна виділити кілька підходів щодо визначення“виставки”:1. Крістотакіс Я., Норіцина Н.І., а також розпорядження Кабінету Міністрів України про “Концепцію розвитку виставково-ярмаркової діяльності” та Комітет германської економіки по справах виставкової діяльності, торгових виставок та ярмарків відзначають, що виставка – це обмежений в часі захід, що дає змогу експонентам демонструвати свою продукцію, послуги,інформує їх та сприяє продажу. 2. Бернет Дж., Моріарті С., Магнісаліс К. Гаркавенко С.С. визначають виставку як демонстрацію, або ж можливість огляду в певному місці різноманітних товарів, послуг, досягненьлюдської думки чи організоване подання на огляд досягнень національного та міжнародногохарактеру, що проводиться за допомогою виставкового підприємства. 3. Бистров Ю., Молчановський Е., Северін В. сходяться на думці, що виставка – це певнамініатюрна модель ринку, оскільки тут зустрічаються замовники, споживачі, продавці, конкуренти. Проте автори не вирізняють підходи до участі у виставкових заходах на промисловому таспоживчому ринках України, як окремі, що не дає можливості підприємствам-учасникамрозраховувати на максимальну віддачу від витрачених коштів на участь у виставці. Усе цеобумовлює високу теоретико-методологічну та практичну значущість вибраної теми.

Виставка — це показ (експонування) товарів (послуг), що освоєні чи визначені до виробництва, з метою ознайомлення з ними потенційних покупців і/чи споживачів. Виставка документів – це художньо оформлена добірка документів і/або їх копій на певну тему, призначена для публічної демонстрації (експонування). На виставках демонструють справжні документи (або їх копії), що мають історичне й соціально-культурне значення, а також ілюстративні й допоміжні матеріали. Торговельний ярмарок - короткочасний захід, періодично проведене в тому самому місці, у рамках якого велика кількість підприємств за допомогою зразків представляє об'єктивний масштаб товарів однієї або декількох галузей, для того щоб відвідувач - комерсант одержав ясне подання про їхні підприємницькі можливості, тоді як експонент за допомогою експонируемих товарів прагне поширити інформацію про свою фірму і її продукцію й укласти прямі торговельні угоди.

Виставка - це багатофункціональний, ефективний захід, який має свої специфічні переваги та особливості. Вони полягають в тому, що виставкова діяльність це:

- важливий інструмент маркетингових та комерційних комунікацій учасників виставки;

- засіб просування товарів та послуг на внутрішній і зовнішній ринки;

- джерело необхідної інформації про товари та послуги, про виробників, постачальників, посередників, конкурентів, споживачів;

- місце, де здійснюються безпосередні контакти виробника (продавця) зі споживачем та відбувається налагодження ділових контактів;

- можливість покупців ознайомитись із товаром шляхом його демонстра ції безпосередньо на виставці;

- швидкий спосіб (економія часу) і вивчення певного ринку;

можливість отримати матеріальний і моральний ефект - прибуток, імідж, визнання, рекламування фірми її продукції, марки;

- зібрання найбільш активної частини продавців і споживачів певної галузі;

- дзеркальне відображення досягнень науки, техніки і технологій та обмін досвідом;

- можливість проведення аналізу та прогнозування кон'юнктурних змін на ринку;

- імідж міста, регіону, країни, де відбуваються виставки.

Одним із перших документів незалежної України у сфері виставкової діяльності був виданий у 1996 р. Указ Президента України “Про заходи щодо поліпшення виставкової діяльності в Україні”. З метою здійснення державної політики у сфері виставкової діяльності, підвищення ефективності науково-технічних та промислово-торговельних виставок для розвитку народного господарства України, розробки нормативно-правової бази з питань здійснення виставкової діяльності, запровадження міжнародного досвіду в організації виставок було створено Раду з питань виставкової діяльності в Україні. Суб’єктами виставково-ярмаркової діяльності в Україні є держава, яку представляють уповноважені органи, що здійснюють державну політику в цій галузі та в економіці в цілому; рада з питань виставково-ярмаркової діяльності; методико-аналітична служба ради з питань виставково-ярмаркової діяльності, робочим органом якої є Національний науково-дослідний інститут дизайну (НІД); Національний виставковий центр і регіональні виставкові центри; міністерства і відомства; Торгово-промислова палата України і її регіональні відділення; постійно діючі виставкові павільйони за підтримки підприємництва; організатори, розпорядники виставок; агенти, спонсори; учасники виставок. Виставки документів можуть організовуватися органами керування архівною справою самостійно або разом з керуванням архівної справи адміністрації міста й іншими організаціями. Виставки документів є одним з основних напрямків діяльності музеїв щодо збереження культурної пам’яті людства. Найбільш активними центрами виставкової діяльності є Київ, Донецьк, Львів, Дніпропетровськ, Одеса, Харків. Основні організатори виставок в Києві: «Міжнародний виставковий центр», Експоцентр України, «Примус Україна», «Київський міжнародний контрактовий ярмарок», «Євроіндекс», «Авто-експо», Торгово-промислова палата України, «Прем'єр-Експо», «Зовнішекспобізнес», «Акко Інтернешнл». Основні регіональні організатори: «ЕкспоДонбас» у Донецьку, Експоцентр «Метеор» у Дніпропетровську, «Гал-Експо» у Львові, «K.I.» у Харкові, «Центр виставкових технологій» і «Судноплавство Медіа Центр» в Одесі. В 1997 році заснована Виставкова федерація України, яка налічує 20 дійсних членів, 31 асоційований і 2 індивідуальні члени. В цілому, члени ВФУ охоплюють більше 90% виставкового ринку України. Українські компанії беруть участь в міжнародному виставковому русі. На сьогоднішній день в Україні є 8 членів Всесвітньої асоціації виставкової індустрії - UFI, членами Міжнародної Спілки виставок та ярмарок є «ЕкспоДонбас» та Експоцентр України, членами Східноєвропейського виставкового союзу CENTREX - «Київський міжнародний контрактовий ярмарок» та «Євроіндекс».

Класифікація виставок залежно від спеціалізації, організаційних особливостей і рівня, на якому приймається рішення про їх проведення, передбачає такі основні типи: Міжнародні галузеві виставки, тематика яких охоплює цілу галузь науки і техніки. Міжнародні спеціалізовані виставки, тематика яких охоплює окремі напрями, підгалузі науки і техніки. Міжнародні виставки, що проводяться в рамках конгресів, конференцій, симпозіумів. Національні виставки, що організовуються відповідно до міжурядових угод з науково-технічного та культурного співробітництва. Дні (тижні, декади) науки і техніки певної країни. Багатонаціональними вони можуть вважатися тільки за умови участі в них 10-15% закордонних експонентів;

Ювілейні виставки, присвячені річницям установлення міждержавних відносин, ювілею фірми чи її діяльності на певному ринку тощо. Виставки-симпозіуми, впродовж яких організатори забезпечують читання курсу лекцій, наукових повідомлень, що супроводжуються демонстрацією експонатів з розглядуваної проблеми. Виставки каталогів окремих фірм чи групи фірм. Вони потребують менших витрат і можуть бути пересувними. Виставки, що проводяться за пропозицією окремих фірм з метою збільшення збуту на конкретному ринку. Виставки-презентації окремих товарів, проектів, фірм. Тип виставки багато в чому визначає основний контингент її відвідувачів, характер аудиторії.

Класифікація виставок

1. За складом учасників, місцем проведення й економічним значенням:

регіональні, що є місцевими заходами, у яких беруть участь в основному малі фірми певних галузей діяльності;

міжрегіональні, які демонструють продукцію й послуги представників з різних регіонів усередині однієї країни;

національні, що можуть проводитися усередині держави й за її кордоном; міжнародні, які характеризуються участю представників з різних країн 2. Залежно від складу експонатів виставки підрозділяють на: універсальні, спеціалізовані (багатогалузеві й галузеві) та тематичні. На універсальних виставках демонструють експонати різних галузей і товарних груп. Спеціалізовані виставки експонують продукцію однієї чи кількох суміжних галузей. Тематичні виставки мають за мету привернути увагу до певних проблем;

3. За часом функціонування (залежно від тривалості роботи) виставки підрозділяють на: постійно діючі (0.5-1 рік і більше); тимчасові (0,5-5 місяців); короткострокові (від 1-5 днів до 0,5 місяця). На постійно діючих виставках використовують копії документів, оригінали використовують як виняток. На тимчасових та короткострокових виставках використовують оригінали та/або копії;

4. За частотою проведення: періодичні, сезонні, щорічні;

5. За місцем проведення: стаціонарні, пересувні. На пересувних виставках документи можуть бути представлені лише у вигляді копій.

6. За тематикою: Універсальна, Міжгалузева, Спеціалізована;

7. За рівнм значущості і статусом: Всесвітня, Міжнародна, Національна, Регіональна, Місцева;

8. За характером відвідувачів: Спеціальна, Масова, Змішана;

9. За метою організації: Виставка-продаж/Ярмарок, Ознайомлювальна, Комунікативна

10. За ринковою належностю експонентів: Споживча, Промислова

Можна також класифікувати виставки залежно від спеціалізації, організаційних особливостей та рівня, на якому приймається рішення про їх проведення: міжнародні галузеві виставки; міжнародні спеціалізовані виставки (салони); міжнародні виставки в рамках конгресів, конференцій та симпозіумів; національні виставки; дні (тижні, декади, місяці) науки і техніки; ювілейні виставки; виставки каталогів окремих фірм або груп фірм; виставки, що проводяться за пропозицією окремих фірм. Мета таких виставок – збільшити збут на певному ринку.

Перевагами виставок є такі:

• створення передумов для так званих випадкових зустрічей;

• забезпечення безпосереднього спілкування;

• економія часу покупців і продавців;

• презентація товарів та їх демонстрація;

• безпосереднє і одночасне порівняння конкуруючих товарів;

• цілеспрямована організація інформаційних контактів;

• сприяння укладенню угод;

• співпраця із професійною аудиторією;

• прямі контакти з представниками преси, зокрема, професійних видань;

• ефект концентрації уваги: велика й загальновизнана виставка – є винятковою подією;

• психологічний ефект “нейтральної території”.

Виставково-ярмаркова діяльність набуває все більш актуального значення, оскільки вона дозволяє комплексно вирішувати такі завдання:

- - поширення новітніх технологій, розширення використання інноваційних методів виробництва, сприяння технічній та технологічній модернізації підприємств;

- - закріплення позицій підприємств на стратегічно важливих ринках збуту товарної продукції та послуг, освоєння нових перспективних ринків відповідно до основних напрямів зовнішньоекономічної політики держави;

- стимулювання впровадження систем якості на підприємствах області, активізація процесів стандартизації та отримання сертифікатів на відповідність міжнародним вимогам, підвищення конкурентоспроможності продукції;

- визначення попиту на стратегічно важливих та перспективних ринках збуту в країнах та регіонах світу, формування відповідної виробничої політики підприємств.

Основні принципи виставкової діяльності закріплені в Концепції розвитку виставково-ярмаркової діяльності. Вони такі:

- створення рівних умов суб’єктам виставкової діяльності різних форм власності;

- реалізація єдиної державної політики у сфері виставкової діяльності і координація дій державних органів та органів місцевого самоврядування у цій сфері;

- свобода доступу суб’єктів господарювання до виставкової діяльності та добросовісна конкуренція між її суб’єктами;

- захист вітчизняної виставкової діяльності від експансії зарубіжних орга нізаторів виставок та ярмарків;

- застосування різноманітних підходів до розв’язання основних проблем розвитку виставкової діяльності.

У світовій економіці роль і значимість виставкової діяльності постійно зростає. Всесвітня асоціація виставкової діяльності (UFI), членом якої є Виставкова федерація України (ВФУ), прогнозує подальший динамічний розвиток виставкового бізнесу. Це підтверджується розвитком світового виставкового ринку: розбудовується сучасна інфраструктура виставок, збільшується кількість виставкових заходів, кількість учасників виставок тощо. Такі ж тенденції прослідковуються і на українському виставковому ринку. На сьогодні лідерами серед українських операторів є такі найбільші виставкові оператори: “Авто-ЭКСПО” (Київ), “АККО Інтернешнл” (Київ), “Бізнес-Лайн” (Київ), “Внешэкспобизнес”, “ГалЭКСПО” (Львів), “Євроіндекс” (Київ), “Київський міжнародний контрактовий ярмарок” (Київ), “КиївЕкспоПлаза” (Київ), “КОМІНФО” (Дніпропетровськ), “Міжнародний виставковий центр” (Київ), “МЕДВІН” (Київ + регіони), Національний комплекс “Експоцентр України” (Київ), “Одеський будинок” (Одеса), “Примус Україна” (Київ), “Прем’єр-ЕКСПО” (Київ) тощо.

2. Процес організації виставки — складний комплекс організаційних, договірних, іноді дипломатичних заходів. Характерною особливістю сучасного етапу розвитку вітчизняної виставкової діяльності є різко виявлена тенденція комерціалізації виставок. На жаль, деякі з виставок не відзначаються високим професійним рівнем у процесі організації їх і проведення. Виставкова діяльність має бути чітко визначена необхідністю вирішення основних маркетингових задач фірми, якими можуть виступати: пошук нових ринків; розширення кола покупців; упровадження нового товару на ринок; пошук нових посередників; позиціювання своєї продукції відносно товарів конкурентів; визначення можливого попиту на товар; установлення контактів у діловому світі країни—організатора виставки; формування доброго іміджу фірми на певному ринку; безпосередній збут продукції (під час виставки укладаються контракти, тому участь в ній можна розглядати як один з каналів розподілу). Особлива роль у виставковій діяльності належить стендистам — співробітникам фірми, що працюють у публічній зоні експозиції. Стендист повинен мати привабливу зовнішність, високий рівень комунікабельності, професійної компетентності, знати мову країни—організатора виставки. Навіть найбільші фірми не завжди можуть дозволити собі фінансування власної виставки. Прикладом є постійно діюча пересувна виставка фірми IBM — «EXHIBIT». Експонати виставки переміщуються автобусами по країнах Європи із зупинками у великих містах. Утримання «EXHIBIT» обходиться IBM більш як у 10 млн дол. на рік. Виставкова діяльність поєднує в собі складний комплекс прийомів і засобів таких основних елементів СМК, як реклама (друкована — буклети, листівки; зовнішня — щити, вивіски на транспорті; в ЗМІ тощо), комерційна пропаганда, персональний продаж (робота стендистів, комерційних представників), стимулювання збуту (роздавання сувенірів, надання знижок при реалізації товарів, що експонувалися). Організації, які регулюють діяльність ярмарок і виставок. Регулюванням діяльності виставок і ярмарків займаються як установи країн, на території яких вони проводяться, так і міжнародні організації. До міжнародних організацій, що регулюють діяльність міжнародних виставок відносять такі:

1. Міжнародне бюро виставок створене в 1931 р. для спостереження за виконанням Паризької конвенції 1928 р. про міжнародні виставки. У завдання Конвенції входить регламентація порядку організації офіційних всесвітніх виставок, класифікація виставок, визначення прав і обов'язків країн, що організують виставки й беруть участь у них, порядок присудження нагород експонентам товарів. Конвенція визначає строки організації виставок з урахуванням їх категорії. Країна, що організує виставку, повинна зареєструвати її в Міжнародному бюро виставок не пізніше чим за шість місяців до розсилання запрошень. Конвенція передбачає ряд пільг для учасників виставки: безкоштовне надання площі під експонати; тимчасово безмитне ввезення експонатів із зобов'язанням їхнього зворотного вивозу; безмитне ввезення каталогів і інших рекламних видань, будівельних матеріалів для зведення павільйонів і стендів, зразків для безкоштовної роздачі й дегустації. Якщо цьому не перешкоджають закони країни, експонент має право продати свої експонати по закінченні виставки. Важливе значення має також заборона підвищення мит країною, у якій проводиться виставка, за шість місяців до її відкриття й під час функціонування.

2. Союз міжнародних ярмарків створений в 1925 р. з метою організації й підтримки постійного співробітництва міжнародних ярмарків, захисту їхніх прав, розширення кола їхньої діяльності й, таким чином, сприяння розвитку товарообміну між державами. Союз є приватним об'єднанням. Члени Союзу діляться на членів-засновників, дійсних і надзвичайних членів. Членами - засновниками вважаються ті ярмарки, з ініціативи яких заснований Союз. Організація участі у виставках і ярмарках потребує високого професіоналізму персоналу, тісної співпраці всього колективу підприємства (а не тільки служби маркетингу).

Підприємство самостійно бере участь у тім або іншому ярмарку або виставці усередині країни або за рубежем завжди за власною ініціативою й під свою відповідальність, і, таким чином, приймає на себе всі організаційні турботи й, як правило, самостійно має всі витрати.

Дата ухвалення рішення про участь у ярмарку або виставці збігається з датою початку процедури організації участі, пунктом відправлення якої є одержання регламенту, що містить умови участі, за чим треба складання графіка контактів з улаштовувачами. Відразу ж після складання графіка контактів з улаштовувачами ярмарку підприємство зобов'язане строго в рамках установлених строків заповнити й відіслати всі відповідні формуляри. Головним із числа різних документів є заявка про участь. Прийняття влаштовувачем ярмарку заяви про участь автоматично позначає й прийняття експонентом умов участі в ній, які він зобов'язаний строго виконувати. Паралельно експонент повинен зайнятися підготовкою експонатів, від виду й кількості яких залежать як вибір стенда, так і елементи їхньої підтримки.

Організація виставок має на увазі здійснення наступних етапів:

1. Вибір теми виставки і складання тематичного плану.

2. Попередня робота з вибраним матеріалом.

3. Створення тимчасового творчого колективу і розподіл робіт.

4. Розробка плану підготовки і проведення виставки. Встановлення дати і часу проведення.

5. Визначення списку запрошених на відкриття виставки.

6. Підготовка запрошень.

7. Складання програми відкриття виставки. Підбір виступаючих і робота з ними.

8. Підготовка прес-релізів і запрошення представників ЗМІ.

9. Підготовка огляду і консультацій у виставки.

10. Організація виставки: визначення місця, відбір матеріалів і їх перегляд, розробка макету виставки, складання бібліографічних описів документів, що представляються; вибір заголовків, цитат, уточнюючих написів; оформлення виставки; консультації з автором експонованих матеріалів.

11. Підготовка бібліографічного покажчика літератури, представленої на виставці.

12. Створення каталога виставки для Інтернету і друкарського видання.

13. Показ роботи структурного підрозділу, в якому працює учений.

14. Підготовка опитних листів для гостей виставки і книги відгуків.

15. Аналіз результатів роботи виставки (опитних листів, бесід з гостями, відгуків ЗМІ).

Підготовка проведення виставок повинна починатися приблизно за рік до її відкриття. Ця підготовка передбачає виконання певних заходів, для реалізації яких слід створити сітковий графік, що моделює процес підготовки до участі у виставці, і на його основі визначити строки виконання окремих етапів.

На початковому етапі роботи над виставкою необхідно виявити наявність документальної бази за темою. Виявлення документів до виставки можна проводити як цілеспрямовано, так і при виконанні інших видів робіт (каталогізація, виконання запитів, переробка фондів).

Робота над виставкою включає такі види робіт:

– визначення кола фондів для використання;

– вивчення літератури, науково-довідкового апарату фондів;

– виявлення, відбір документів і ілюстративного матеріалу для експозиції;

– анотування документів, систематизація їх за розділами і підрозділами;

– складання планів виставки;

– відбір і передача документів для копіювання;

– перегляд і проставляння шифрів на виготовлених копіях;

– вивчення відібраних для виставки архівних джерел, виготовлення схем, діаграм і інших допоміжних матеріалів;

– монтаж виставки у відповідності з експозиційним планом, оформлення текстових кліше до розділів виставки, документів і ілюстрацій;

– художнє оформлення стендів і вітрин.

Етапи підготовки до участі у виставці:

а) прийняття рішення про участь у виставці або ярмарку, в процесі якого встановлюються й чітко визначаються цілі такої участі та групи відвідувачів (цільова аудиторія), на яких можна чекати. Після цього розробляється докладний план діяльності, детально інформуються відповідні відділи підприємства і складається попередній кошторис витрат;

Етап підготовки. Після встановлення цілей участі в ярмарку підприємство становить кошторис вартості участі, що являє собою спосіб визначення витрат, необхідних для його здійснення. Кошторис установлює межі, у яких повинні проводитися витрати, щоб забезпечити досягнення цілей, що продиктували необхідність участі в ярмарку. Як показали відповідні дослідження, приблизно половину сумарних виставочних витрат становить орендна плата (10-15%) і витрати на виготовлення стенда (30-35%).

б) опрацювання конкретного графіка заходів, тобто:

призначення відповідальних штатних і позаштатних співробітників підприємства (підбір, визначення обов'язків, навчання тощо);

контакти з організаторами виставки (ярмарку) для уточнення конкретних організаційних питань;

облаштування стенда (вибір розміщення стенда та його обладнання);

підготовка експонатів (відбір та адаптація до умов відповідного ринку і конкретних груп відвідувачів);

методична підготовка конкретної програми заходів з реклами, пропаганди та зв’язків із громадськістю, яка охоплювала б усі стадії участі;

організація відправлення, повернення та страхування всіх складових елементів стенда;

Найбільш формою сучасної виставкової діяльності, що часто зустрічається, є надання власного стенду організації для участі в колективних виставкових заходах. Як правило, розміри місця для експозиції, виставкових стендів, порядок проведення і оформлення досить добре регламентовані. На рівні самої інформаційної організації необхідно провести наступні заходи.

1. Необхідно скласти докладний перелік речей і предметів, які будуть (винні будуть) узяті на виставку. Наявність даного документа різко упорядковує зберігання і облік речей, гарантує своєчасне поповнення «стратегічних запасів» фірми на стенді (їжі, листівок), полегшує їх пошук

2. Необхідно скласти інформаційне забезпечення стенду. Воно повинне включати тексти, плакати, діаграми, фотографії. Їх кількість, проте, не повинна бути надмірною. На виставковому стенді повинні переважати експонати по можливості, у вигляді, що діє.

3. Необхідно підготувати супутні інформаційні матеріали. До них відносять:

рекламні буклети і листівки

прайс-листи

технічну документацію на найбільш значущі текстові матеріали

безкоштовні роздачі демо-версий продукту (стимулювання

збуту), ручки з логотипом фірми.

анкета для обліку (опиту) відвідувачів стенду. У неї повинні бути включені наступні пункти: ОРГАНІЗАЦІЯ — звідки він, АДРЕСА — де він, ТЕЛЕФОН/ФАКС — як з ним зв'язатися, ІМ'Я/ПРІЗВИЩЕ як його звуть, СФЕРА ДІЯЛЬНОСТІ — чим він займається (чому тут), ДОП. ІНФОРМАЦІЯ — хто з ним

говорив, побажання, ступінь інтересу, пріоритет контакту.

За певний фіксований термін, не пізніше чим за місяць до початку виставки, заповнюється і посилається в адресу оргкомітету ЗАЯВКА НА УЧАСТЬ У ВИСТАВЦІ. У ній указуються всі реквізити фірми (країна, адреса/телефон, номер расч. рахунки, etc) Суть заявки — попередня реєстрація і бронювання виставкової площі. Лист-заявка підтверджує згоду фірми з положеннями даної виставки і правилами її проведення. Це у своєму роді договір між сторонами. Після отримання заявки, у відповідь посилається підтвердження про реєстрацію фірми в каталозі учасників і виділенні необхідної кількості місця за умови оплати. Оплата участі повинна бути вироблена в течії 5-10 днів. Підтвердження гарантує отримання базового набору послуг. Для отримання додаткових послуг, фірма повинна вказати те, що вважає за необхідне і указує кількість в самій заявці або після після отримання підтвердження.

в) опрацювання порядку пристендової діяльності, тобто: забезпечення систематичного спілкування з відвідувачами і правильного використання цих контактів; щоденний аналіз інформації, яку отримують від відвідувачів; максимізація результатів рекламно-пропагандистської діяльності;

Стадія роботи ярмарку. В цей період зв'язку із громадськістю є одним з найбільш діючих механізмів підтримки участі, що дає підприємству можливість, скориставшись із нагоди, паралельно вдосконалити свій імідж і розвити ділові відносини в широкому плані. У рамках здійснення цієї діяльності звичайно проводяться такі заходи, як:

1) виготовлення різних рекламних матеріалів, які надають стенду індивідуальність,

2) безкоштовна роздача дрібних сувенірів,

3) роздача зразків товарів,,

4) організація різних спеціальних заходів (шоу, конкурси, дегустації),

5) передача музичних програм,

6) демонстрація відеофільмів, слайдів,

7) проведення прес-конференцій, коктейлів для журналістів, клієнтів.

Роль персоналу в цьому випадку неможливо переоцінити, до принципів його підбора варто поставитися з належною увагою. Існує три категорії працівників, які повинні бути присутнім на експозиції: технічні працівники роздають рекламні матеріали у входа, розносять їх по стендах, обслуговують переговори й стежать за стендом; фахівці, які повинні легко входити в контакт, зупиняти, «затягати» відвідувачів на стенд. Фахівці, що глибоко знають технічні й маркетингові особливості пропонованої продукції. На стенді взагалі не можна працювати самому. Обов'язково необхідні два стендисти на 2метри, ще один на кожні наступні 3метри й один на кожні 12кв. метрів загальної площі.

г) післявиставкова діяльність. Післявиставкова діяльність має таке саме значення, як і організація участі, включаючи такі складові: визначення дій, які необхідно зробити одразу після закінчення виставки (ярмарку), — підсумкова нарада стендистів, упаковування й передавання експонатів транспортним організаціям, оплата рахунків, ґрунтовний аналіз контактів, які відбулися під час і роботи стенда, організація виконання зобов’язань тощо; ознайомлення колег з першими результатами участі у виставці і (ярмарку); контроль результатів, тобто порівняльний аналіз поставлених І цілей і фактичних досягнень; складання звіту з конструктивною критикою помилок і недоліків, а також із діловими пропозиціями на майбутнє. На цій стадії, що починається з моменту закриття виставки й триваючої потім не один місяць, виконується наступна робота: 1) Аналіз контактів, здійснених за період роботи стенда. 2) Перевірка результатів участі. 3) Складання звіту про участь. Після закінчення виставки складається фінальний огляд SUM-UP. Він містить дві основні частини: – інформаційну, в якій детально указується кількість відвідувачів взагалі, кількість відвідувачів на стенді, кількість розданих проспектів, кількість заповнених анкет. – аналітичну, в якій розглядається загальний стан ринку на момент проведення виставкового заходу. Оскільки під час роботи експозиції неможлива загальна глобальна оцінка здійснених контактів, ця робота починається відразу ж після закриття ярмарку й містить у собі: - класифікацію й оцінку угод, які, можливо, були укладені, - безпосередню перевірку «особистості» відвідувачів, - активізацію підприємства для виконання отриманих замовлень у встановлений термін, - своєчасну підготовку й розсилання зразків, відповідно до прийнятих зобов'язань, - негайне надання запитаних додаткових даних, - напрямок подячних лист всім відвідувачам, що містять додаткові відомості про підприємство, його продукції й планованих заходах і відповідні запрошення до участі в них. Щоб участь у виставці була ефективною, бажано дотримувати таких “десяти заповідей” учасника виставки:

1. Установити тісний зв’язок цілей участі у виставці (ярмарку) і цілей маркетингу підприємства-експонента.

2. Вибрати найліпшу виставку (ярмарок) з погляду місця і часу її проведення, складу відвідувачів та експонентів, розміщення стенда і т. п.

3. Точно спланувати всі організаційні процедури. Обмежений термін дії виставок (ярмарків) унеможливлює будь-яку суттєву корекцію таких процедур у процесі роботи.

4. Правильно вибрати експонати залежно від ринків, просунутися на які бажає підприємство: технічний рівень, практичність, якість, зовнішній вигляд.

5. Установити сприятливий рівень цін проти цін конкурентів, що забезпечується правильним співвідношеннями ціни пропонування з якістю пропонованого товару та комерційними умовами його продажу.

6. Продумати порядок презентації на стенді загальної підприємницької діяльності експонента: вирішальну роль щодо цього матимуть зовнішній вигляд, функції і функціональність стенда.

7. Відповідно підібрати персонал стенда з погляду його кількості, складу, фахової підготовки, здатності до активної співпраці з відвідувачами.

8. Узгодити якісний рівень усіх запланованих заходів.

9. Регулярно контролювати ефективність окремих заходів.

10. Серйозно продумати порядок після виставкової (після ярмаркової) діяльності підприємства-експонента з урахуванням виявлених! під час функціонування виставки (ярмарку) недоліків.

У сфері виставково-ярмаркової діяльності України є певні досягнення, проте необхідно вирішити проблему формування ефективної державної підтримки виставкової діяльності. Державне регулювання виставково-ярмаркової діяльності в Україні здійснюється на основі чинного законодавства і методик, розроблених відповідно до Концепції виставково-ярмаркової діяльності.

3. Виставкова діяльність характеризується диверсифікацією видів експонованих документів. Однак на сьогоднішній день загальноприйнятої класифікації документів у виставковій діяльності не існує. Тому розглянемо найпоширеніші з них: І. Науково-технічну документацію; ІІ. Картографічні документи; ІІІ. Ізографічні документи. І. Науково-технічна документація – це сукупність документів використовуваних для організації, здійснення й фінансово-економічного забезпечення виробництва, випробувань, експлуатації та ремонту виробів. У науковому обігу функціонують кілька класифікацій науково-технічної документації, залежно від того, яку стадію науково-технічного процесу автор вважає первинною. Згідно з правилами роботи з науково-технічною документацією, до її складу входять проектна документація з будівництва й реконструкції населених пунктів і окремих об'єктів, консервації й реставрації пам'ятників архітектури й садово-паркового мистецтва, конструкторська, технологічна, науково-дослідна (наукова), патентна, геолого-геодезична, гідрометеорологічна й інша документація. Під час організації виставок документів розробляють супроводжувальні документи, а саме: тематичні плани (концепції), тематико-експозиційні плани, акти приймання-передачі, листи-запити й, при необхідності, кошториси витрат. Етапи складання тематичного плану передбачають дотримання таких правил: у тематичному плані (концепції) виставки визначають її структуру й зміст розділів. Він включає перелік фондів, видань періодичного друку по кожному розділу окремо, за якими буде проводитися виявлення документів, ілюстративних і допоміжних матеріалів; тематичний план затверджує куратор органа керування архівною справою міста, району, при необхідності його узгоджують з організаціями-співвиконавцями. На основі тематичного плану проводять виявлення й відбір документів, ілюстративного й іншого допоміжного матеріалу. Тематико-експозиційний план – один з найважливіших документів, який супроводжує виставкову діяльність, що складають на основі тематичного плану й відібраних для виставки документів і матеріалів. Тематико-експозиційний план містить назву розділів (підрозділів) виставки, анотований перелік відібраних для експонування документів, ілюстративних і допоміжних матеріалів, систематизованих відповідно до розділів виставки. Документи перераховують із вказівками їх розмірів і порядку розміщення на стендах або у вітринах. Назви експонатів дають повністю й точно: для всіх архівних документів наводяться пошукові дані, для цитат – посилальні дані на джерело, для друкованих видань – вихідні дані (місце й рік видання). Заголовки й назви всіх експонатів відтворюються із заголовків і анотацій, даних на тематичних картках із вказівкою дати документа або події, оригінальності або копійності. Тематико-експозиційний план – це розгорнута структура виставкової експозиції, у якій поєднуються ідейна композиція виставкового подання з переліком конкретних архівних документів. У "Вступі" до нього саме й подають наукове обґрунтування теми експозиції та викладають принципи експозиційних рішень; уточнюють перелік пунктів тематичної структури і, що особливо важливо, визначають складові експозиційних комплексів, кожному з яких відповідають назви конкретного різновиду (одиниці зберігання) архівної НТД і наявних науково-допоміжних матеріалів супроводу виставки у порядку, визначеному відповідно до теми експозиції. Це основний документ для щорічного звітування про проведену виставкову роботу в архіві. В цілях збереження досвіду всі основні документи по організації і проведенню виставок можуть бути сформовані в спеціальну справу, яка вноситься до номенклатури справ архівної установи. У нього включаються: тематичний і експозиційний плани, фотографії загального виду виставки, негативи і копії документів, тексти лекцій, інформація про відкриття виставки, рецензії і відгуки про виставку, довідка про місце експонування виставки, зведення об кількість відвідувачів і ін. Лист запит – це службовий лист, який спрямовують з метою отримання певних офіційних відомостей чи документів. Текст листа-запиту повинен містити обґрунтування необхідності надання матеріалів або відомостей і саме текст запиту. В обґрунтуванні можуть надавати посилання на законодавчі й інші нормативні акти, організаційно-правові документи, оскільки організація не має права звертатися із запитом про відомості, не обумовлені її функціональною діяльністю. Лист-запит має наступну структуру: реквізити одержувача й відправника; дата документа й вихідний номер (якщо це лист-відповідь, необхідно також указати номер і дату документа, на який відповідають); заголовок листа-запиту (повинен відображати суть питання); звертання; мета листа; суть питання; вираження надії на співробітництво; подяка; підпис відправника (посада, ФИО, підпис). Лист-запит оформляють на фірмовому бланку організації, підписує керівник організації або уповноважена особа. Лист-запит вимагає листа-відповіді.

Актом приймання-передачі оформляється передача товару від постачальника заказчику, при цьому форма такого документа чинним законодавством не встановлена. Зазвичай у акті приймання-передачі товару зазначається інформація про товар, його загальна кількість і якість, вартість товару, місце й дата передачі товару, наявність чи відсутність претензій щодо кількості і якості товару тощо. Акт підписується уповноваженими представниками постачальника й покупця, і за умови узгодження цього в договорі поставки скріплюється печатками сторін. Покупець при прийомі товару зобов’язаний надати постачальникові довіреність на отримання товарно-матеріальних цінностей. Із Листа Державної податкової адміністрації України від 28.12.2005р. за №1178/10/31-106 «Про віднесення до складу валових вартості одержаних послуг» можна зробити висновки, що акт приймання-передачі товарів (робіт, послуг), яким оформляються результати відповідного договору, повинен містити вимоги, які ставляться до первинних документів, наведені у ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», а саме: назву документа (форми); дату і місце складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. При складанні кошторисів враховують: – наявність приміщення й виставкового устаткування; – необхідність проведення реставрації документів, палітурних робіт, виготовлення виставкових і страхових копій; – проведення художньо-оформлювальних і дизайнерських робіт; – підготовку рекламно-видавничої продукції; – проведення страхової оцінки документів. Для експонування на виставці можуть бути відібрані різні види документів: науково-технічні документи, ізографічні документи, фотодокументи, картографічні документи, в деяких випадках, управлінська документація, документи особистого походження й по особовому складу та ін.

Крім документів на виставках можуть бути представлені друковані видання, художні твори й музейні предмети, що зберігаються в складі архівних фондів. Усі відібрані для експонування документи й матеріали анотуються. До іншомовних матеріалів, документів дорадянського періоду при необхідності додається переклад або розгорнута анотація за їх змістом. Виявлення слід починати з перегляду наявних публікацій за темою, після цього виявлення документів триває безпосередньо по фондах, передбачених тематичним планом. Слідом за виявленням документів по фондах проводиться виявлення ілюстративного матеріалу й фотодокументів. Можна використовувати різного роду ювілейні видання – альбоми, плакати. Значне місце у виставках приділяють провідним текстам і текстам-коментарям, що сприяють розкриттю теми. У якості текстів до виставок можуть широко використовуватися цитати з різних публікацій, літературних творів. При виявленні обліку підлягають велика кількість документів для того, щоб відібрати для виставки найбільш змістовні й виразні з них. Для зручності розподілу документів і матеріалів за розділами і усередині розділів виставки на виявлені документи, фотодокументи й ілюстративні матеріали можуть бути складені тематичні картки, зворотний бік їх може використовуватися для більш докладної анотації.

Тематичні картки, складені на виявлені до виставки документи, редагують, систематизують відповідно до тематичного плану, вивчають і відбирають для експозиції. Після завершення роботи над виставкою тематичні картки можуть бути використані для поповнення систематичного каталогу. Під час підготовки виставки розробляють ескізний проект художньо-оформлювальних робіт. Ескізний проект – це план (графічне зображення) експозиції, розміщення стендів, вітрин, експонатів у них. В ескізному проекті містяться конкретні форми оформлення виставок. Підготовка документів і ілюстративного матеріалу до експонування включає такі операції: реставрацію справжніх документів; виготовлення копій фонду користування, страхових копій і муляжів. Експонування справжніх справ і документів, що перебувають у поганому фізичному стані не допускається. Страхову оцінку проводять при експонуванні архівною установою справжніх унікальних і винятково коштовних документів. Справжні документи за межі органа керування архівною справою організаціям, що організовують виставки, не передають, для цього виготовляють копії. При експонуванні справжніх документів обов'язковим є дотримання правил забезпечення збереження документів. Документи поміщають у засклені вітрини, що замикаються, опечатуються й розташовуються в охоронюваних приміщеннях, відповідних до встановлених вимог забезпечення схоронності документів під час їх експонування. Якщо виставка стаціонарна й розрахована на тривалий строк, документи в оригіналах містяться тільки які виключення за умови ретельного їхнього захисту від світла або наступної заміни на копії або на інші справжні документи. Основну масу текстових документів на виставках експонують у вигляді копій. Заздалегідь планується, як їх виготовити. Перевагу віддають фото- і ксерокопіям. Розміри копій залежать від розміру експозиційної площі, місця розміщення виставки й розміру оригіналу (шрифт, почерк, формат), від виду виставки. Звичайно використовуються розміри оригіналу документа. Виставковий стенд, як правило, визначають візитною карткою експонента. Стендстворюється для комфортного спілкування з відвідувачами. Тому основними вимогами до стенду є такі: єдиний стиль в оформленні, відповідність фірмовому стилю.

Повідомляють про відкриття виставок у засобах масової інформації, переважно по радіо й телебаченню. Інформація може бути дана у формі оголошення, статті з викладом короткого змісту виставки.

Облік роботи обов’язково передбачає наявність певного документаційного супроводження. Так, з метою узагальнення досвіду організації й роботи з демонстрації виставок застосовують книгу відгуків і пропозицій для відвідувачів. При вивченні відгуків враховуються побажання, конкретні пропозиції за тією або іншою темою. Для обліку форм використання документів в архівній установі заповнюється "Картка обліку форм використання документів". З метою збереження й нагромадження досвіду всі основні документи з організації й проведенню виставок можуть бути сформовані в спеціальну справу, яку вносять у номенклатуру справ архівної установи. До неї належать такі документи: тематичний і експозиційний плани, фотографії загального виду виставки, негативи й копії документів, тексти лекцій, інформація про відкриття виставки, рецензії й відгуки про виставку, довідка про місце експонування виставки, відомості про кількість відвідувачів й ін.

Організація виставки як дуже складний процес, потребує постійної роботи фахівців, яка містить розглянуті вище етапи, головними з яких є такі: складання супроводжувальних документів, а саме: тематичний план, тематико-експозиційний план, акт приймання-передачі, лист запит, кошторис витрат та ін., виявлення та відбір експозиційних документів і матеріалів, складання заголовків, монтаж та оформлення виставки, підготовка експонатів, забезпечення збереження документів при експонуванні, підготовка супроводжувального тексту виставки, надання інформації про відкриття виставки та облік роботи. Але, зважаючи на те що тематико-експозиційний план є одним з найголовніших документів у процесі організації виставкової діяльності, вважаємо за доцільне проаналізувати його сутність більш докладніше.

План лекції:

1. Значення ваговимірювального обладнання. Види засобів вимірювання.

2. Класифікація та індексація ваг.

3. Види та будова ваг настінних циферблатних, порядок установлення.

4. Ваги електронні: їх будова і встановлення на робочому місці.

5. Зважування товарів на вагах циферблатних та електронних.

6. Ваги товарні та стаціонарні, їх будова, установлення, регулювання та зважування.

7. Паспортизація ваговимірювального обладнання. Вибір засобів вимірювань.

8. Догляд за мірами та ваговимірювальними приладами. Правила безпеки при експлуатації.

9. Державний та відомчий нагляд за станом мір та вимірювальних приладів.

10. Відповідальність працівників за стан і правила використання ваговимірювального обладнання.

Мета заняття:

- вивчення класифікації та індексації ваг;

- ознайомлення з порядком установлення та роботи на вагах;

- вивчитення видів та будови циферблатних, електронних ваг, товарних та стаціонарних ваг;

- ознайомлення з паспортизацією, доглядом за мірами та ваговимірювальними приладами, правилами безпеки при експлуатації;

- ознайомлення з тим, як здійснюється державний та відомчий нагляд за станом вимірювального обладнання.

Література:

1. Кодекс України про адміністративні порушення (зі змінами та доповненнями).- к., 2003.

2. Кримінальний кодекс України (зі змінами та доповненнями).- к., 2003.

3. Закон України «Про захист прав споживачів» від 15.12.93 - № 3682 – ХІІ (зі змінами та доповненнями).

4. Декрет Кабінету Міністрів України «Про стандартизацію і сертифікацію» від 10.05.93 (зі змінами та доповненнями від 11.06.97, - № 333/97 ВР, від 14.12.99-№ 1288 - ХІV, від 07.12.00 - № 2134 - ІІІ, від 15.11.01 - № 2779 - ІІІ);

5. Арустамов Э.А. Оборудование предприятий торговли. Учеб. пособие.– М.: Академия, 2002;

6. Кащенко В.Ф., Кащенко Р.В. Торговое оборудование. Учеб. пособие для студентов средних специальных учебных заведений.- М.: Альфа-М: ИНФРА-М, 2010.

Дата добавления: 2014-01-07