Характеристика первичных документов, применяемых в торговле, первичный учет в торговле

Успех деятельности по выявлению, предупреждению, раскрытию и расследованию преступлений и осуществлению контрольных действий в данной сфере хозяйственной деятельности во многом зависит, насколько представители контролирующих и правоохранительных органов владеют основами ведения первичного документооборота. В связи с этим следует более детально остановиться на комплексе документов, регламентирующих порядок первичного оформления торговых операций.

Несмотря на то, что субъектами торговли зачастую выступают организации, т.е юридические лица, непосредственно взаимодействуют с товаром лица физические — представители организаций, имеющие статус материально ответственных лиц. При приемке товара возможно два сценария: первый — когда товар доставляется поставщиком и приходуется на склад покупателя. В данном случае материально ответственное лицо, как правило заведующий складом, базой и т.д. Во втором случае — когда отгрузка производится со склада поставщика (самовывоз), физически товар получает представитель покупателя (как правило сотрудник отдела снабжения, экспедитор), на которого оформлена доверенность от покупателя.

Т. е.доверенность (формы М-2, М-2а), это документ, который предоставляет материально ответственному лицу покупателя право на получение материальных ценностей от поставщика при получении этих ценностей вне склада покупателя.

Такого рода доверенность выписывается организацией-покупателем, заверяется ее печатью, подписями руководителя и главного бухгалтера и выдается экспедитору под расписку в журнале учета регистрации доверенностей. Срок действия доверенности на получение товара устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза товара.

Распоряжение на отгрузку товара со склада оформляет отдел сбыта в двух экземплярах при наличии договора и доверенности у экспедитора. Первый экземпляр распоряжения на отгрузку передается экспедитору, второй остается у кладовщика, который на основании данного распоряжения делает запись в графе «Расход» карточки учета соответствующего товара.

Счет-фактура. Данный документ предназначен для оплаты товаров, работ, услуг после их поставки, выполнения. В нем указываются: отгруженные товары с указанием их наименования, количества, цены, суммы НДС и.т.д.

Сертификат качества подтверждает соответствие отгруженных изготовителем покупателя товаров стандартам качества, фиксирует срок годности, условия хранения и др.

Накладная. Документ свидетельствующий о перемещении товара от продавца покупателю. Также накладные могут оформляться при перемещении материальных ценностей внутри организации, например между отделами и службами. Накладные оформляются в зависимости от необходимости не менее чем в двух экземплярах.

При перевозке товара покупателю, во всех случаях в зависимости от транспорта, которым доставляется товар выделяют следующие документы: товарно-транспортная накладная (при поставке автомобильным транспортом), при следовании ж/д транспортном — железнодорожная накладная, водным (морским или речным) или воздушным путем — коносамент.

В данным документах отражаются сведения о местах погрузки и разгрузки ТМЦ, наименовании, номенклатурных кодах, количестве, массе, цене, сумме, роде упаковки, номере доверенности, расчете стоимости услуг по доставке и т. д. Коносамент в зависимости от вида может содержать дополнительные реквизиты.

В соответствии с сопроводительными документами товар принимается по количеству и качеству.

Во всех случаях повреждения груза (товара), его недостачи по количеству или качеству, повреждения тары, пломбы, упаковки на ж/д транспорте представитель получателя обязан потребовать от перевозчика составления коммерческого акта в случае доставки автомобильным транспортом — составляется акт приемки.

Для составления транспортных документов приглашают представителя поставщика, в случае его неявки в трехдневных срок, не считая дороги, приемку товара осуществляют в присутствии представителя незаинтересованной организации, а при несоответствии качества — эксперта бюро товарных экспертиз.

Следует заметить, что для вывоза товара со склада оформляется также пропуск на вывод товаров или материальный пропуск. Работники охраны сверяют соответствие груза данным накладной и пропуска, который изымается для записи в книге регистрации пропусков и сдается в бухгалтерию.

Перейдем к сводным первичным документам, оформляемым в торговых организациях.

При приемке товара, ему присваивается номенклатурный номер, проставляемый в приходно-расходных документах и книге регистрации номенклатурных номеров. Наличие номенклатурных номеров необходимо для организации учета товаров, контроля за ценообразованием и предупреждения пересортицы.

Учет товаров на оптовых складах ведут в товарных книгах, карточках учета материалов в натуральном выражении, каждому товару отводится только одна страницы или карточка. На однородные товары различного наименования, но с одинаковой ценой открывают одну карточку учета материалов.

В верхней части страницы товарной книги или карточки учета материалов указывают наименование, номенклатурный номер товара, артикул, сорт, цену и сумму. На основании записей в товарной книге один раз в 3-5 дней составляется товарный отчет и с первичными документами сдается в бухгалтерию.

Товарный отчет является сводным документом, составляемым материально ответственным лицом за отчетный период о наличии и движении товаров. Т.о. Служит основанием для бухгалтерского учета товарных операций.

Дата добавления: 2014-01-07