Вопрос 1. Документальное оформление поступления и выбытия товаров. Порядок составления и проверки товарных отчетов

1. Документальное оформление поступления и выбытия товаров.

Торговые предприятия могут получать товары в разных условиях – на складе поставщика, на станции железной дороги, на пристани или непосредственно в своем торговом помещении, где их принимает материально – ответственное лицо.

Со склада поставщика товар получают по доверенности с предъявлением паспорта лица, на которое оформлена доверенность. Материально–ответственное лицо, производящее отпуск товара представителю предприятия – покупателя при само вывозе, обязано удостовериться в наличии у него доверенности на получение товара и указанном в ней сроке. Если товар отпускается по предоплате, то материально – ответственное лицо должно удостовериться в бухгалтерии о произведенном платеже. Если договором предусмотрена последующая оплата, то наличие доверенности у представителя покупателя тем более необходимо.

Если товар принимается на складе покупателя (доставленный поставщиком) необходима приходная накладная с приложением сопроводительных документов поставщика.

В зависимости от вида транспорта, которым доставляется товар, выделяют следующие документы: товарно-транспортная накладная при поставке товаров автомобильным транспортом, при следовании груза по железной дороге - железнодорожная накладная, водным или воздушным путем - коносамент. При получении товара на станции железной дороги (пристани и в аэропорту) также предъявляются доверенность и паспорт представителя получателя. При закупке товаров у населения оформляется закупочный акт.

В соответствии с сопроводительными документами товар принимается по количеству и качеству. В зависимости от особенностей товаров к ТТН или счет - фактуре мо­гут быть приложены документы, подтверждающие массу (количество) товаров (упаковочные ярлыки, отвесы и т.п.) или их качество (качественное удос­товерение, сертификаты качества и соответствия и т.п.).

Во всех случаях повреждения груза (товара), его недостачи по количеству и массе представитель получателя должен потребовать от станции назначения составления коммерческого акта. Этот документ является юридическим основанием для предъявления претензий к транспортной организации.

На основании соответствующих документов – счетов – фактур, товарных накладных, актов приемки и др. - товары, полученные от поставщиков, приходуются торговой организацией по фактическому количеству и качеству. Для этого на складах оформляются карточки складского учета товаров, журналы учета поступающих товаров. При выявлении порчи товаров, боя или лома оформляют акты о порче, бое и ломе, акты о переоценки товаров.

На основании документов о поступлении и выбытии товаров матери­ально-ответственные лица (МОЛ) периодически составляют отчетность о на­личии и движении товаров, тары и сдают ее в бухгалтерию предприятия (товарный отчет).

Сроки составления отчетности устанавливает администрация предпри­ятия. Отчетность о наличии и движении това­ров может составляться ежедневно, либо за три, пять, а иногда даже за десять дней.

Товарный отчет состоит из нескольких частей.

В адресной части то­варного отчета указывается наименование предприятия, структурного подразделения (отдела, секции), Ф.И.О. материально-от­ветственного лица, лимит остатка товаров, номер отчета, период, за который составлялся товарный отчет. Товарный отчет нумеруется с начала и до конца года последовательно с первого номера.

Предметная часть товарного отчета раскрывает структуру товарного баланса:

Он + П = P + Ок,

Он - остаток товаров на начало тчетного периода;

П - поступление товаров за отчетный период;

P - расход товаров;

Ок - остаток товаров на конец.

Остаток товаров на начало отчетного периода берут из предыдущего товарного отчета по строке "Остаток на конец отчетного периода" или из инвентариза­ционной описи (если первый отчет составляют после проведения инвента­ризации).

В приходной части товарного отчета отражается каждый приходящий документ (ис­точник поступления товаров), номер и дата документа, сумма поступивших товаров) записывают отдельно и подсчитывают общую сумму оп­риходованных товаров за данный отчетный период, а также итог прихода с остатком на начало периода.

В расходной части товарного отчета отражается так же выбытие товаров. Таким же образом в товарном отчете отражаются остатки и движение тары.

Документы записываются в определенной последовательности: поступления от поставщиков, со складов своего предприятия, внутреннее переме­щение, прочий приход и т.д. Внутри каждого вида прихода и расхода документы нужно располагать в хронологическом порядке. Общее число документов, на основании которых составлен товарный отчет, указывают прописью в конце отчета. Товарный отчет подписывает материально-ответственное лицо. То­варный отчет составляется под

(Наименование организации)

должность и фамилия материально-ответственного лица

ТОВАРНО-ДЕНЕЖНЫЙ ОТЧЕТ № ________

за «……...» …………………………..200...г

Документ

Сумма

Заполняется бухгалтерией

товара

тары

№

дата

тыс. руб.

коп.

тыс. руб.

коп.

Остаток на ……………...

ПРХОД….

Поступило за …………...

Итого с остатком

РАСХОД……

Выбыло из ……………...

Остаток на ……………...

Приложение ……….……….. документов ___________________________________________

подпись материально-ответственного лица)

Отчет с документами принял ……………. 200..г. ______________________________________

(подпись бухгалтера)

Отчет проверил …………………………. 20……г. ________________________________

(подпись бухгалтера)

С исправлением согласен, остаток товаров и тары в сумме ……………………..……….. тыс. руб. ……………….. коп. подтверждаю …………………………………

(подпись материально-ответственного лица)

копирку в двух экземплярах. Первый эк­земпляр скрепляют с документами, которые располагают в порядке последо­вательности записей. Материально-ответственное лицо сдает отчеты в бухгалтерию, бухгал­тер в присутствии материально-ответственного лица проверяет наличие всех документов, соответствие дат отчетному периоду, правильность оформления документов, а также сам отчет.

Затем бух­галтер расписывается в обоих экземплярах в приемке отчета и указывает дату. Первый экземпляр товарного отчета вместе с документами остается в бухгалтерии, а второй передается материально-ответственному лицу.

После этого проверяют каждый документ с точки зрения законности совершенных операций, правильности таксировки и подсчета.

Особое внимание обращается на своевременность и полноту оприходования товаров, а также на правильность списания их в расход. Ведь нару­шения позволяют материально-ответственному лицу временно скрыть недос­тачу или излишек товаров.

При проверке товарного отчета необходимо выделить основные виды встречной проверки:

1. На предприятиях розничной торговли при учете товаров по рознич­ным ценам, реализуемых за наличный расчет, сумму выручки, указанную в товарном отчете, сверяют с суммой выручки по кассовому отчету.

2. При перемещении товаров внутри предприятия следует взаимно све­рять документы торговых единиц опустивших и получивших.

3.Товарные заказы на получение товаров от поставщиков, приложен­ные к товарным отчетам, сопоставляют с экземпляром расчетного документа на эту же партию товаров, поступившего через банк или кассу.

Вывод: Товарные отчеты нужны для наблюдения за состоянием товарных запа­сов.

На некоторых складах составляют товарный отчёт, в которых остат­ки, приход, расход товаров отражаются не только в сумме, но и по коли­честву (безотносительно к единицам их измерения). На базах и складах с небольшим ассортиментом в товарных отчётах остатки, приход и расход указывают по каждому наименованию товаров. На складах при большом документообороте и т.п. с разрешения руко­водства предприятия вместо товарного отчёта материально-ответственные лица могут составлять сопроводительные реестры.

Вопрос 2. Применение счетов-фактур при расчётах.

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 8 мая 1996 г. N 685 предприятия всех организационно-правовых форм с 1 января 1997 г. перешли на расчёты с бюджетом по НДС на основе применения счё­тов-фактур. Постановлением Правительства РФ от 29 июля 1996 г. N 514 утверждены: типовая форма счёта-фактуры, порядок ведения

Склад N _____

Заведующий складом ___________________

Кому: _________________________________

С опроводительный реестр документов

за «____» _________ 200___г

.

Наименование документа	Номер документа	Число документов
Приходные Приёмные акты ТТН Счёт-фактура Расходные ТТН Акт о порче, бое и ломе	1813-1820 1605,897,944 358,457,1324,   124,318 2364-2385

Приложение: Приходных документов шестнадцать

Расходных документов двадцать три

Зав.складом: ______________________

Проверил и принял: _______________________

журналов учё­та счет-фактур двух видов: журнала выдаваемых покупателю счетов-фактур и журнала учёта полученных от поставщиков счетов-фактур, форма книги продаж и книги покупок и требования к их ведению.

Постановлением Правительства РФ от 02.02.98 N 108 были внесены изменения и дополнения в постановление Правительства РФ от 29.07.96 N 914 "Об утверждении Порядка ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость ", которые вступили в силу с 9 февраля 1998 г. (дата публикации в Собрании законодательства РФ). Указанными изменениями и дополнениями был внесен ряд поправок и дополнений в действующий Порядок.

Прежде всего, хотелось бы обратить внимание на следующие моменты:

1) счета-фактуры не составляются налогоплательщиками по операциям с ценными бумагами (кроме брокерских и иных посреднических услуг), а также банками (кредитными организациями) и страховыми организациями по операциям (сделкам), не облагаемым НДС;

2) внесены изменения в порядок составления формы счета-фактуры Теперь при заполнении счета-фактуры предприятия не должны заполнять такие показатели, как расчетный счет поставщика, коды по ОКОНХ, ОКПО поставщика и покупателя;

3) теперь счет-фактура может быть подписан не только руководителем и главным бухгалтером поставщика, но и иным ответственным лицом, уполномоченным в соответствии с приказом по организации (предприятию);

4) предприятия и организации, оказывающие платные услуги населению за наличный расчет с использованием ККМ, имеют право не выписывать счета-фактуры. Для них требования Порядка считаются выполненными, если продавец товара (работы, услуги) выдал покупателю кассовый чек (счет);

5) предприятия и организации, реализующие товары (работы, услуги) населению без ККМ (в случаях, предусмотренных законодательством), имеют право не выписывать счета-фактуры. Для них вместо счетов-фактур допускается применение действующих первичных документов, служащих основанием при ведении бухгалтерского учета, с последующим отражением их в книге продаж;

6) отражение счетов-фактур в книге продаж поставщика производится в том отчетном периоде, в котором в целях налогообложения признается реализация товаров (работ, услуг).

Счета-фактуры являются инстру­ментом дополнительного контроля за полнотой сбора НДС и не отменяют (а следовательно, сохраняют) все действующие формы расчётных и первичных документов.

Бланки счетов-фактур должны быть заранее пронумерованы, а на предприятии должен быть нало­жен достоверный количественный и номерной учёт незаполненных бланков счетов-фактур. Это вызывает определённые трудности у тех предприятий, которые имеют филиалы, не находящиеся на отдельном балансе. Как предс­тавляется, в этом случае целесообразно вести отдельную нумерацию сче­тов-фактур: для филиала 1 с N 10001,филиала 2 с 20002 и т.д., что поз­волит более чётко осуществить контроль за использованием счетов-фактур филиалами и не нарушить общее требование обязательной нумерации.

Филиалы и подразделения предприятий, находящиеся на отдельном балансе, самостоятельно реализующие товары (работы, услуги), как предс­тавляется, должны самостоятельно осуществлять всю процедуру учёта сче­тов-фактур для целей налогообложения.

Предприятиям разрешен компьютерный вариант формирования сче­тов-фактур при обязательном соблюдении последовательности расположения и показателей формы счёта-фактуры. Форма счёта-фактуры утверждена пос­тановлением Правительства и потому является унифицированной и межве­домственной. Она обязательна к применению предприятиями всех организа­ционно-правовых форм без каких-либо изменений.

Правила применения счётов-фактур определены постановлением Прави­тельства и включает в себя следующее:

- счёта-фактуры составляются в двух экземплярах: подлинник, предназначенный для покупателя, и копия, которая регистрируется в книге продаж и хранится (подшивается) в течении пяти лет в журнале учета вы­даваемых покупателям счётов-фактур;

счёт-фактура подписывается тремя ответственными лицами (руководителем предприятия, главным бухгалтером и лицом ответственным за поставку товара (работ, услуг) и скрепляется печатью предприятия. Первый экземпляр вручается покупателю под распис­ку уполномоченного представителя, который расписывается на обоих эк­земплярах счёта-фактуры.

Предусмотрено представления покупате­лю счёта-фактуры почтой; предприятие обязано заполнить все реквизиты счёта-фактуры без пропусков. Как временная мера и впредь до особых указаний предприятиям представляется возможность при составлении счё­тов-фактур не заполнение отдельных реквизитов: полного наименования банка поставщика и покупателя и их место нахождение, код отрасли пос­тавщика и покупателя, а также кода наименования товара по ОКДП;

вручение покупателю подлинника счёта-фактуры должно быть произве­дено не позднее 10 дней с даты отгрузки товара (выполнение работ, оказание услуг) (дебет счета 62, кредит счета 90) или предопла­та. Это означает, что при предварительной оплате товаров (работ, ус­луг) (дебет счетов 50,51,52, кредит счета 62) на основании договора в обязательном порядке выписывается счёт-фактура и вручается покупателю.

При завершении расчетного пе­риода до истечения десятидневного срока составления счетов и их ре­гистрация в книге продаж должны быть произведены в том же отчетном пе­риоде, в котором произведена реализация товара (работ, услуг). Так, если товары отгружены после 21 числа, то все счёта-фактуры должны быть выписаны в текущем месяце и зарегистрированы в текущем месяце.

Возможно составление счё­тов-фактур в одном экземпляре (для своих целей) при получении авансов и средств от взимания штрафов и пеней, а также в двух экземплярах при безвозмездной передаче товара, работ, услуг, основных средств, нематериальных активов и прочего имущества.

Каждое предприятие осуществляет регистрацию выписанных сче­тов-фактур покупателям в книге продаж, а полученных от поставщиков - в книге покупок. К книгам обеих форм предъявляются общие требования: они должны быть прошнурованы, их страницы пронумерованы и скреплены пе­чатью предприятия; книги подлежат хранению в течение 5 лет. Контроль за правильностью ведения книг осуществляет руководитель предприятия или уполномоченное им лицо. Книги ведутся для того, чтобы обеспечить полу­чение полной и достоверной информации по НДС, начисленному за реализо­ванные товары, работы и услуги (дебет счета 90, кредит счета 68) на основе книге продаж.

Письмом (п.9) разрешено ведение книги продаж в компьютерном вари­анте. По истечении отчетного периода, но не позднее 20 числа месяца (квартала), следующего за отчетным книга продаж распечатывается, страницы пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью.

Ведение книги продаж имеет особенности в зависимости от того, ка­кую учетную политику приняло предприятие для учета процесса реализации:

- по мере отгрузки продукции, работ, услуг (по предъявленным счетам) или

- по кассовому методу (по оплаченным счетам).

При учете процесса реализации по мере отгрузки (по предъявленным счетам) в книге продаж регистрируются в хронологической последователь­ности выписанные счёта-фактуры, врученные покупателям за отгруженную продукцию (работы, услуги) и товары (дебет счета 62, кредит счета 90), основные средства (дебет счета 91, кредит счета 01/1).

При использовании кассового метода счёта-фактуры выписываются и регистрируются в книге продаж по мере поступления денег в кассу, на расчетный или валютный счет предприятия.

Так, если товар (работы, услу­ги) отпущены в марте, а платёж поступил в апреле (мае), то счёт-фактура будет выписана и зарегистрирована в книге продаж соответственно в апреле (мае).

В случае частичной оплаты товаров (работ, услуг) в книге продаж производится регистрация каждой суммы, поступившей при частичной опла­те с указанием реквизитов счёта-фактуры, составленного на отгрузку это­го товара (работ, услуг) с пометкой "частичная оплата".

Пример. По счету-фактуре, выписанной в феврале на 120 000.руб., была произведена частичная оплата: в феврале на сумму 40 000.руб., в марте – 60 000 руб., и в апреле – 20 000.руб. Каждая из указанных сумм будет зарегистрирована в книге продаж соответственно в феврале (40 000 руб.), в марте (60 000 руб.) и в апреле (20 000 руб.).

Таким образом, итоговые суммы книги продаж за отчетный период предназначены для определения подлежащего к начислению НДС.

В книге продаж также должны быть заре­гистрированы все авансовые поступления, а также составленные предприятием счета-фактуры при безвозмездной передаче товаров (работ, услуг), основных средств и нематериальных активов и другого имущества, передача иму­щества в качестве вклада в уставной капитал, вклада в совместную деятельность. В дальнейшем по мере фактического отпуска товаров, выполнения работ, оказания услуг, суммы предоплаты (авансов) отражают повторно в книге продаж сторнировочной записью и регистрируют новую счёт-фактуру на всю поставку.

В ней же подлежат регистрации итоговые данные за день контроль­но-кассовой машины при реализации предприятием товаров, работ, услуг на­селению за наличный расчет, а также бланки строгой отчетности взамен счет-фактур в предприятиях, где услуги населению оказываются без применения контрольно-кассовых машин. Поэтому, скорее всего, целесообразно в данном случае по итогам работы за день составить одну общую счет-фак­туру для регистрации в книге продаж, хотя такая процедура письмом Госналогслужбы не предусмотрена.

По предложенной в письме схеме ведения книги продаж содержащихся в ней сведений явно не достаточно для того, чтобы ее итоговые данные использовать для начисления в бюджет НДС.

Так, в книге продаж не предусмотрено отражение операций с внут­ренним использованием продукции (работ, услуг) на непроизводственные цели, направлен­ной на оплату труда, при выполнении хозяйственным способом работ по капитальному строительству. В указан­ных случаях начисляется НДС; представляется необходимым также соста­вить счета-фактуры на общую сумму за месяц и зарегистрировать в книге продаж. Это позволит избежать необходимых дополнительных выборок и сосредоточить в полном объеме сведения обо всей реализации продукции.

В книге покупок регистрируются оплаченные счета-фактуры поставщи­ков (дебет счетов 60,76, кредит счетов 50,51,52) за приобретенные ос­новные средства и нематериальные активы, поступившие производственные запасы, товары и оказанные услуги, потребленные на производственные и непроизводственные цели.

Итоговые данные книги покупок служат основанием для зачета НДС уплаченного (дебет счета 68, кредит счета 19), произведенные предприя­тием авансовые платежи в порядке предварительной оплаты товаров (ра­бот, услуг) не отражаются в книге покупок, так как по ним не произво­дится зачет НДС входящего (уплаченного). Это связано с тем, что приня­тие к зачету НДС по приобретенным товарам и материальным ресурсам осу­ществляется при соблюдении двух обстоятельств - оплате счетов-фактур и оприходовании товаров.

Необходимо обратить внимание на то, что если для книги продаж письмом (п.9) установлена возможность ее ведения с использованием компьютера, то для книги покупок такая возможность не предусматривает­ся. Однако основываясь на том, что в письме отсутствует запрещение на ведение книги покупок в компьютерном варианте и исходя из постулата "разрешено все, что не запрещено", возможно использовать компьютерный вариант. При ее заполнении следует отметить следующее:

записи счетов-фактур, полученных от поставщиков, регистрируются в книге покупок по факту оплаты (дебет счетов 60,76, кредит счетов 60,51,52) или факту оприходования приобретенных товаров (дебет счетов 08,10,12,20,23,24,25,26,43 и др., кредит счетов 60,76) - по более поздней дате наступления указанного события. Если товар поступил 20 марта, а оплата произведена 25 марта (2 апреля), то счет-фактура подлежит регистрации соответственно 25 марта (2 апреля) и наоборот;

при частичной оплате (дебет счета 60, кредит счетов 50,51,52) оп­риходованных товаров, работ, услуг (дебет счетов 08,10,12,20,26,44 и др., кредит счетов 60,76) регистрация в книге покупок производится на каждую сумму, перечисленную в порядке частичной оплаты (с указанием реквизитов счета-фактуры) с пометкой "частичная оплата";

при ввозе товара по импорту в книге покупок регистрируют госу­дарственные таможенные декларации и платежные документы, подтверждаю­щие фактическую сумму НДС, уплаченного на таможне без выписки и оформ­ления счетов-фактур. В этом случае государственные таможенные деклара­ции или их копии, и платежные документы хранятся у покупателя в "Жур­нале получаемых счетов-фактур".

Как представляется, с целью получения более полной и достоверной информации о суммах НДС, подлежащих зачету в книге покупок, должны быть зарегистрированы также все счета-фактуры и чеки кассовых аппаратов при наличии товарных чеков за материалы, работы и услуги, оплаченные налич­ными из кассы (дебет счетов 60,76, кредит счета 50) или из подотчет­ности сумм (кредит счета 71).

О порядке ведения журналов учета счетов-фактур. Постановлением Правительства предусмотрено наличие на каждом предприятии двух видов журналов учетов-фактур. Все счета-фактуры, должны быть пронумерованы с начала года. Такая необходимость обусловлена тем, что в указанных жур­налах помимо счетов-фактур предусмотрено хранение и других документов, зарегистрированных в книге продаж и книге покупок, в частности тамо­женные декларации или их копии.

Указанные журналы следует рассматривать не как самостоятельные (дополнительные) регистрационные журналы, а как установленную форму обязательного отдельного хранения всех счетов-фактур выданных покупа­телям (полученных от поставщиков) в хронологическом порядке их выдаче (получения) в специальных папках (скоросшивателях).

Выводы

Первое. Предложенная в письме схема ведения счетов-фактур и их регистрации в книге продаж и покупок значительно усложнила работу предприятий, породив дублирование.

Второе. По предложенной схеме данные книги продаж и книги покупок не могут быть использованы для исчисления налога, так как в них не со­держится всей исчерпывающей информации для начисления НДС за товары, работы и услуги и зачета НДС уплаченного.

Третье. Госналогслужба России совместно с Минфином, выпустив пись­мо "О применении счетов-фактур при расчётах по налогу на добавленную стоимость" (которая, кстати, не зарегистрирована в Минюсте России), "поправила" Закон, обязав соблюдать норму, в нем не предусмотренную.

К зачёту по НДС начисленному не будут применяться суммы НДС упла­ченного в случае, если предприятием не ведется книга покупок и журнал. Это следует понимать так, что если предприятие не допустило ошибок в расчетах с бюджетом по НДС (правильно начислило и правильно зачло НДС входящий), но не ведёт книгу покупок, то у него, во-первых, будет исклю­чена зачётная сумма НДС входящего и, во-вторых, оно уплатило штраф в том же размере (хотя интересы бюджета соблюдены и не нарушены).

Дата добавления: 2014-01-07